Es oficial: los trabajadores no están obligados a entregar a la empresa los partes de baja, confirmación o alta médica

Desde hace tiempo, los trabajadores no están obligados a entregar los partes de baja (ni los de confirmación o alta médica) a la empresa. Con la reforma del Real Decreto 625/2014 se ha suprimido este paso. El médico entrega una copia al trabajador. Los datos que son necesarios para gestionar la incapacidad temporal quedan en el circuito de las entidades responsables y el empleador.

El proceso empieza en el servicio de salud público (o mutua/empresa colaboradora en su caso). Los datos se envían al INSS. Este es el que informa a la empresa de los datos meramente administrativos (identificativos) de los partes de sus trabajadores.

Estos datos pueden ser consultados por la empresa en el Fichero INSS Empresas. Según la propia Seguridad Social, este es el sistema que opera. Tampoco es necesario que la empresa vuelva a pasar al INSS los datos económicos de los partes de confirmación y alta. De esta forma queda eliminado el papel de intermediario del empleado.

Por otro lado, este tipo de comunicación administrativa no implica que la empresa pueda acceder a los datos de diagnóstico. En el momento de la baja no es necesario que el trabajador indique cuál es la enfermedad que tiene. Los datos que pasa el INSS a la empresa para la gestión de los partes están en el ámbito administrativo que marca la norma. No hay una conversión de la historia clínica en documentación de recursos humanos.

En el caso de las pequeñas empresas, hay que seguir realizando la parte de la tramitación en el plazo legal. Ya no hay que recibir el documento por parte del empleado.

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El plazo de la empresa y el aviso de la baja

En el artículo 7 del Real Decreto 625/2014 vigente se indica que el empleador debe pasar los datos requeridos al INSS de manera inmediata (con un plazo máximo de tres días hábiles desde la recepción de la comunicación de baja). Para ello utiliza el sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED). Esto es así salvo para aquellos colectivos donde el empleador no está obligado a entrar en RED.

Es el plazo que debe cumplir la empresa. Si pensamos que es un plazo que debe cumplir el trabajador (debería pasarle su copia), volvemos a un trámite que fue suprimido por la reforma. En la orden que desarrolla el procedimiento (artículos 10 y 11) se regulan de manera independiente el paso del INSS al empleador y el envío de datos del empleador al INSS.

Por otro lado, existe un tratamiento diferente para el aviso de que no va a ir al trabajo. En la sentencia 136/2023, de 18 de diciembre, la Audiencia Nacional analizaba el aviso que se solicitaba en Unísono. En este caso, la empresa solicitaba que se avisase al departamento de turnos en el inicio de la baja. El tribunal consideraba que esto era compatible con la supresión de la entrega del parte.

Se diferencia entre el hecho de que haya que justificar documentalmente la baja y el hecho de avisar de la ausencia (que afecta a la organización del trabajo). En este caso se trataba de un convenio de contact center. No hay un plazo general para todas las plantillas. Hay que mirar en el convenio correspondiente y las instrucciones de comunicación de la empresa.

Los justificantes y los controles médicos que siguen vigentes

Hay que distinguir la baja de otros justificantes que pueden ser exigibles para otros derechos laborales. Desde la Agencia Española de Protección de Datos indican que, si el permiso está condicionado a una hospitalización, solo debe justificarse esta circunstancia. En algunos casos puede haber una base para conocer el diagnóstico (por ejemplo, si hay alguna norma que condicione un derecho a un determinado diagnóstico).

Por otro lado, hay que señalar que no desaparecen todos los controles que puede hacer la empresa. En la guía de protección de datos laborales (actualizada en diciembre de 2025) se recuerda que el artículo 20.4 del Estatuto de los Trabajadores permite verificar la enfermedad alegada (por medio de personal médico). Se puede conocer la conclusión sobre la posibilidad de reincorporación sin entrar en el detalle del reconocimiento.

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La pyme puede analizar cómo funciona su procedimiento. El aviso es útil para reorganizar los turnos. Los datos oficiales de incapacidad temporal se reciben por el circuito de la Seguridad Social. El canal interno de aviso no puede servir para volver a solicitar la copia de parte que el trabajador dejó de tener que entregar en 2023.

Imágenes | Europa Press con edición