Si eres una pyme, posiblemente, en algún momento de la vida de tu empresa te asaltará la duda sobre qué gastos te puedes deducir, siendo unos más claros que otros, y te plantearás si has hecho bien al meter dicho gasto en las trimestral o lo que Hacienda te podrá decir en el caso de una inspección.
Debido a que, en muchas ocasiones, qué podemos deducirnos y qué no es algo que no está del todo claro, nos centraremos en uno de los gastos cuya deducción nos puede aportar más beneficios, dando algunas claves sobre la posibilidad de deducir el IVA del consumo que hagamos de gasolina en nuestra empresa, y cómo funcionan soluciones como la que aporta Edenred en este ámbito.
Y es que no son pocas las pymes que no suelen ser conscientes de qué IVA se pueden deducir y cuál no hasta el momento en que sufren una inspección de Hacienda. Es entonces cuando caen en la cuenta de que todo se empieza a fraguar cuando presentan sus trimestrales, por lo que es interesante que repasemos este proceso con detalle.
El origen: las declaraciones trimestrales de IVA
Las pymes afrontan, cada tres meses, qué IVA y de qué facturas se pueden deducir, momento en que tienen la obligación de presentar las declaraciones trimestrales de liquidación del Impuesto de Valor Añadido (IVA). En ellas se regulariza la diferencia entre el IVA repercutido de sus ventas y el IVA soportado de sus consumos y gastos, encontrándose entre ellos los de gasolina.
El equilibrio entre el IVA repercutido y el soportado es una de las principales preocupaciones de la pyme
Esta diferencia entre IVA repercutido y soportado es la que se ingresa a Hacienda o se acumula para posteriores liquidaciones a compensar si fuera negativa, siendo a principios del ejercicio siguiente donde se presenta un resumen anual de todas estas declaraciones trimestrales.
Con este sistema, la empresa tiene una lucha continua para que en el IVA soportado sea del mayor importe posible, arriesgándose, en ocasiones, a deducirse importes con los que el criterio de Hacienda no está de acuerdo.
Con estas obligaciones constantes, es conveniente sentarse con el asesor fiscal y que indique cómo proceder desde que se inicia la actividad, ya que cuando llegue la inspección quizá ya es tarde; pero entonces surge una nueva pregunta: ¿qué IVA me puedo deducir de la gasolina?
¿Cuáles son los criterios para que un gasto sea deducible?
Antes de centrarnos en la gasolina, uno de los aspectos básicos que se deben dominar son los criterios de Hacienda para considerar un gasto deducible, siendo, de manera general, aquellos que cumplan con las siguientes premisas:
Un problema para las pymes es demostrar que el vehículo está afecto a la actividad.
- Los gastos deben realizarse en el ejercicio de la actividad con el objetivo de obtener ingresos, no siendo deducibles aquellos gastos que no tengan correlación con los ingresos.
- Los gastos deben aparecer reflejados contablemente. Cualquier gasto no contabilizado tampoco será deducible.
- Los gastos deben estar justificados con factura, no siendo deducibles aquellos que no cumplan con lo establecido en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
- La imputación de los ingresos y los gastos deberá hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios, con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de ellos, aplicándose el criterio de devengo; esto es, cuando se vende el producto o presta el servicio y no cuando se paga.
Los criterios de Hacienda para deducirte el IVA de la gasolina
Como hemos visto, de los cuatro elementos que acabamos de mencionar, hay dos de ellos que son clave y en los que vamos a centrar la atención, ya que nos permitirán deducirnos el IVA de las facturas de combustible. El primero está claro: tener una factura que cumpla la normativa de facturación. El segundo, más problemático para las empresas, es que el vehículo esté afecto al desarrollo de la actividad.
Hacienda establece esto de forma clara en algunos supuestos, considerando los siguientes vehículos afectados al 100% al desarrollo de la actividad empresarial o profesional:
- Los vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías.
- Los utilizados en la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación.
- Los utilizados en la prestación de servicios de enseñanza de conductores o pilotos mediante contraprestación.
- Los utilizados por sus fabricantes en la realización de pruebas, ensayos, demostraciones o en la promoción de ventas.
- Los utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
- Los utilizados en servicios de vigilancia.
Para el resto de casos que no se incluyen aquí se podrá deducir el 50% de los gastos de los vehículos, pero siempre y cuando se pueda demostrar y acreditar documentalmente que el vehículo en cuestión con el que estamos repostando se utiliza para la actividad económica.
Se debe estudiar en profundidad qué vehículos se pueden utilizar para la deducción del IVA y en qué supuestos
Y es que existen algunas consultas vinculantes a Hacienda donde se abordan este tipo de gastos y se explica al detalle la situación de afección de un vehículo a la actividad, como la consulta V0354-11a de 15/02/2011, donde se deja claro que “los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no se afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesional".
En este sentido, para acreditar en una inspección la afección del vehículo a la actividad que se desarrolla, aparte de presentar las facturas de gasolina, estas deben tener relación directa con la agenda, los itinerarios de visita a los clientes, albaranes, calendario de reparto o cualquier detalle de la actividad diaria que demuestre a la inspección que el vehículo está directamente relacionado con dicha actividad y que el consumo de combustible no corresponde al ámbito personal.
En cualquier caso, podemos ver cómo es posible que, ante una inspección de Hacienda, el empresario se enfrente a ciertos riesgos aun teniendo razón, con lo que existe la posibilidad de llegar a juicio y perder tiempo y dinero para demostrar que se está siguiendo un buen criterio de deducción del IVA.
Solución: la factura integrada y única de gasolina
Una posible salida para las pymes es recurrir a una solución integral para la gestión de gastos de carburante como el Ticket gasolina de Edenred, donde a través de una factura integrada, única y mensual se resuelve cualquier duda al respecto de qué facturas y vehículos podemos incluir en la deducción del IVA y cuáles no, simplificando así esta gestión.
En esta factura aparecen todos los gastos de carburante, con los consumos y descuentos de cada una de sus tarjetas y de sus empleados bien desglosados, para facilitar así todo el proceso de deducción.
Este servicio de Edenred es válido para todas las estaciones de Solred y puede suponer descuentos para las pymes de entre el 3% y 5% desde el primer litro, sin mínimos, sin aval bancario y con modalidad de prepago o a crédito.
Pero, ¿qué sucede con el IVA de la compra o del mantenimiento?
En relación a esto, y por último, hay que recordar que este mismo criterio de afectación a la actividad que desarrollamos, no nos vale sólo para el combustible, sino que es aceptado también para el IVA de la compra del vehículo o para otros gastos como pueden ser:
- Accesorios y piezas de recambio para los mencionados bienes.
- Combustibles, carburantes, lubrificantes y productos energéticos necesarios para su funcionamiento.
- Servicios de aparcamiento y utilización de vías de peaje.
- Rehabilitación, renovación y reparación de los mismos
Foto | Eduardo Otubo , Steven Depolo, Romain Cloff