Cuando hablamos de imprimir en la oficina no podemos perder el tiempo, necesitamos que el trabajo salga rápido y bien. En el caso de las impresoras, necesitamos que trabajen por nosotros, es decir, mando una impresión y la recojo, entrego al cliente y a otra cosa. No podemos perder el tiempo al imprimir, hay que ser productivos.
Hoy vamos a ofrecer algunos consejos para mantener un buen nivel de productividad en este aspecto. Porque resulta que no nos podemos permitir que nos fallen las impresoras. No es una cuestión que se pueda sustituir, si vamos a imprimir un documento es porque lo necesitamos en papel, y por lo general, lo imprimimos justo en el momento de entregarlo.
Consejos de productividad al imprimir
Con las impresoras de red es muy importante establecer una ubicación adecuada, que esté próxima a los puestos que van a utilizar dicha impresora. De esta manera el empleado que tiene que levantarse para recoger los documentos que ha enviado no tendrá que pasearse por toda la habitación para recogerlo. Lo mejor en este caso es buscar una ubicación centralizada entre todos los puestos que tienen la impresora configurada.
Pero también nosotros podemos poner de nuestra parte, acumulando documentos para imprimirlos todos de golpe y así no tener que estar levantándonos constantemente. Existen algunos modelos de impresoras que tienen un buzón para cada usuario, de esta manera lanzamos todos los documentos que vamos necesitando y cuando nos levantamos introducimos nuestra clave de empleado y los imprime todos a la vez.
Esto tiene una ventaja y un inconveniente. La ventaja es que al imprimir los documentos todos de una vez la impresora no tiene que calentarse cada vez que imprimimos, ahorramos energía en el caso de las láser, con las de tinta no es necesario. El inconveniente es que comienza a imprimir cuando introducimos el código, es decir, nos toca esperar junto a la impresora para recoger los documentos.
Mi opción favorita es crear una carpeta en el escritorio de mi ordenador donde voy dejando una copia de los documentos que tengo que imprimir. Llegado el momento, lanzo todos los documentos a la impresora y cuando me levanto para recogerlos ya están todos. Una vez comprobado que está todo correcto elimino las copias de la carpeta de impresión.
Mantenimiento de la impresora
Sin embargo, uno se da cuanta que como más tiempo ha perdido con las impresoras es por dos motivos. El primero es que no conocemos la impresora, y cuando enviamos un documento a imprimir, nos quedamos mirando a ver si hace algún ruido y se pone en marcha. Si por lo que sea no arranca, le damos de nuevo a imprimir repetidas veces. Resultado, tenemos el documento en cola de impresión x veces duplicado.
Tal vez sólo le faltaba papel, tal vez no teníamos conexión de forma puntual con la impresora, por ejemplo. Debemos conocer nuestra impresora para poder solucionar una serie de inconvenientes básicos que nos van surgiendo en el día a día, pero que nos pueden retrasar y mucho, nuestro trabajo.
Lo mismo con el mantenimiento de la impresora. Necesitamos que la impresora tenga un buen mantenimiento, para evitar por una lado atascos de papel y por otro tener que repetir la impresión por problemas de calidad en los documentos que hemos obtenido.
Y aquí por mi experiencia, si utilizamos consumibles originales tenemos mucho ganado. Tras años en la empresa uno llega a darse cuenta que el 80% de los problemas de la impresora han sido provocados por los consumibles no originales. Suciedad, manchas en los documentos por derramamientos, son sólo alguno de los problemas.
A lo largo de mi vida me he pasado muchas más horas de las que me hubiera gustado junto a una impresora porque no se había hecho un mantenimiento preventivo adecuado. Y lógicamente siempre con prisa, por que la documentación tenía que salir y ya era tarde.
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