Está a punto de terminar el periodo voluntario de liquidación del segundo trimestre del año. Los autónomos y las sociedades han recopilado sus gastos escrupulosamente para poder deducir el mayor importe posible y así mermar los impuestos a pagar. Sin embargo, en el afán de aprovechar al máximo la deducciones, a veces se incurre en errores, ya que se incluyen en los gastos de la actividad algunos que en realidad no lo son o que no están documentados adecuadamente.
Los principios fundamentales de cualquier partida para que sea fiscalmente deducible son: que guarde correlación con los ingresos y que se esté en posesión de la factura o documento equivalente. Si yo adquiero una cámara de fotos y soy abogado, difícilmente podré justificar que es un gasto necesario para el desarrollo de mi actividad. A su vez, si me compro un ordenador y lo utilizo para trabajar, tendré que pedir factura reglamentaria para poder aplicar las deducciones a las que tenga derecho.
A raíz de la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Facturación en enero de este año, se eliminaron los tradicionales tiques, documentos ampliamente utilizados que llevaban años en circulación. A pesar de todo, muchas empresas, sobre todo en el ámbito de la hostelería, los siguen utilizando. Los tiques han sido sustituidos por la factura simplificada, cuyo contenido viene a ser el mismo que el del tique, pero eso siempre y cuando se emita a un particular. Si el que la recibe es un autónomo o profesional, tiene derecho a exigir que figuren en ella sus datos (NIF y domicilio), puesto que, de no ser así, el documento no será válido a nivel fiscal.
Los gastos de hostelería siguen siendo otro de los puntos más difíciles de asimilar por el autónomo. Aún estando en posesión de la factura simplificada, no podemos deducir cualquier comida o café que nos tomemos a lo largo del día, sin atender a criterio alguno. Podemos deducir una comida con un cliente como gastos de representación y relaciones públicas, pero serían ocasiones concretas y no todos los días. También podemos deducir determinados gastos de desplazamiento y manutención si nos desplazamos a visitar a un cliente que vive en otro municipio, por ejemplo. Hay que recordar que la obligación de justificar la necesidad del gasto corresponde a quién se beneficia de él.
Por último, conviene también tener en cuenta que los gastos son deducibles en la medida que sirven para obtener ingresos. Es decir, si yo me doy de alta en el último trimestre y no emito ninguna factura, sino que tan solo tengo gastos, no podré pedir la devolución del IVA soportado. En el momento en que comience a facturar, podré deducir ese IVA, siempre y cuando pueda demostrar que esos gastos iban destinados a la producción de los ingresos facturados.
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