Ideas para mejorar la gestión del tiempo (II)

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Gestión del tiempo

Ayer publicábamos la primera parte de esta entrada, en la que comentamos algunas ideas para gestionar mejor el tiempo, una de las eternas asignaturas pendientes de muchos de nosotros en nuestra vida laboral y personal. Hoy toca la segunda parte, así que sin más preámbulo, aquí van los siguientes 8 puntos o ideas para mejorar nuestra vida. A por ellos:

8) Delegar y/o subcontratar
No pasa nada si no somos capaces de hacer una tarea. No es nada difícil encontrar a alguien que haga cosas mejor que nosotros y, aún encima, con un coste menor. La falta de delegación de algunas tareas, es uno de los principales problemas que se dan en el trabajo. En mi opinión, nosotros debemos centrarnos en aquellas tareas en las que aportemos más valor a nuestros clientes y dejar que otros (subordinados, socios, compañeros de trabajo o terceras empresas), se encarguen del resto. Hace unos días tratábamos el tema del coste de los servicios de asesoría en el blog, así que valora tú mismo tu caso y decide qué es lo que más te conviene. En mi opinión, primero cubramos lo que aporta valor a nuestros clientes y luego, si nos sobra tiempo, vayamos a por lo demás.

9) Optimizar nuestros procesos
Cualquier proceso de nuestro trabajo es susceptible de mejora. Si prestamos atención a las tareas que ejecutamos a diario, seguramente podamos encontrar sinergias entre algunos de ellos para ser más eficientes. Por ejemplo, estar todo el día pendiente de emails que pueden ser respondidos al día siguiente, no es lo mismo que leer el correo a primera hora de la mañana, al mediodía y a última hora de la tarde. Seguramente, en la segunda opción, le hayamos dedicado menos tiempo en total a la tarea de leer y responder el correo. Las alertas de correo nuevo están bien, pero ¿Realmente necesitas saber que te acaba de llegar un email?

10) Aprende a decir “No”
Es muy fácil decir a todo que sí y luego darnos cuenta de que no podemos llegar a lo que nos hemos comprometido con un cliente. O también, que digamos que sí a una tarea que nos pide otra persona y que en realidad la debería hacer ella misma. Al final, lo que conseguimos es engordar nuestra jornada, cargar nuestra lista de tareas e impedir que el trabajo importante salga a tiempo o que éste vaya con errores por ir con prisas,… No es fácil, pero es más que recomendable explicarle a la otra parte que no se puede hacer el trabajo por el motivo que sea, y digo yo, que como regla general, mejor decir “no voy a poder hacer el trabajo en el plazo que me pides”, que “no he podido hacerlo a tiempo”.

11) Aprovechar las mejores horas para trabajar
Aprender en qué horas somos más productivos y dedicarlas al trabajo que requiera por nuestra parte una mayor concentración, será una excelente medida para sacar adelante cualquier tarea compleja. Es fácil comprender que no se rinde igual a primera hora de la mañana que a última, un lunes que un viernes, o durante el fin de semana, después de las horas de comer, de resaca… Aquí cada uno es un mundo, igual que cuando estudiábamos, había gente que chapaba por la noche y otros que sólo lo hacían de día. Elige tu mejor horario y evita dejar el trabajo importante para esos momentos de bajón.

12) Marcar horarios de trabajo constantes
Ser constantes es clave para trabajar bien. Marcarnos una rutina nos ayuda a que nuestro cuerpo y mente se acostumbren a trabajar, evitando un proceso de aclimatación o de cambio continuo. Fijar las horas de descanso fijas también ayuda, así como respetar los tiempos de inicio y de finalización.

13) No perder el tiempo
Deja de consultar el Facebook, el Twitter, de ver la tele, de leer la prensa deportiva para ver a cada minuto las últimas noticias de tu equipo favorito o la cotización de los valores de los que ni siquiera tienes pensado comprar acciones. No te levantes constantemente a por agua, tenla a mano, apaga el teléfono o desvía las llamadas si es necesario, desactiva las notificaciones del correo electrónico,… En definitiva, identifica todo aquello que te haga perder el tiempo y aquellas cosas que puedan esperar, déjalas para otro momento ¿Recuerdas que hablamos de priorizar tareas?

14) Evitar la multitarea
Aunque nos parezca que somos capaces de hacer un montón de cosas a la vez, más bien es lo contrario. Si estamos al teléfono con un cliente a la vez que enviamos un email a otro, estamos incrementando el riesgo de cometer algún error, que puede venir disfrazado de mil formas, pudiéndonos obligar a repetir la llamada porque no hemos recopilado la información correctamente en la primera ocasión, dejando una mala imagen a la persona que está al otro lado del aparato o incluso, tirando por tierra horas de trabajo por no haber comprendido al 100% las especificaciones que nos estaban transmitiendo durante la conversación. Mejor hagamos una cosa a la vez y dejemos la multitarea, sólo en casos especiales.

15) Hacer descansos
Si estamos quemados de currar, no seremos productivos y nuestra eficiencia caerá en picado. Programar los descansos a todos los niveles, es decir, los días festivos, vacaciones, horas libres, paradas para tomar café o comer, nos ayuda a organizarnos, a “cargar las pilas” y a tener la cabeza despejada en todo momento para trabajar.

16) Mantener todo el sistema
Es importante el mantenimiento de nuestro sistema para que todo funcione, incluido uno mismo. Así como no debemos descuidar las copias de seguridad de nuestros archivos, tampoco podemos olvidarnos de comer bien, de hacer deporte o vida social, limpiar la casa o la oficina ¿O esto lo subcontratábamos…?

En Pymes y Autónomos | Ideas para mejorar la gestión del tiempo (I)
Vía | Smashing Magazine
Imagen | apesara

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