Ideas para mejorar la gestión del tiempo (I)

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Gestión del tiempo

Decir que gestionar eficazmente nuestro tiempo es una las claves para ser productivo, no es precisamente descubrir la pólvora. Dado que, en los tiempos que corren, cualquier ayuda en este sentido puede ser bienvenida, que estamos todavía con la vuelta de vacaciones reciente y que aún es posible que nos queden ganas de intentar cosas nuevas para mejorar nuestras habilidades, he preparado esta entrada con algunas ideas para gestionar mejor nuestro tiempo, basándome en la que propone Cameron Chapman en Smashing Magazine.

Existe gran cantidad de literatura y blogs (El Canasto) sobre sobre gestión del tiempo, incluso es un tema que ya hemos tratado en Pymes y Autónomos en alguna ocasión (Diez consejos para la gestión del tiempo, ¡Gestiona tu tiempo y aprovéchalo!), pero no quiero dejar escapar una de las entradas sobre el tema que más me han gustado estas últimas semanas ¿Te atreves con ellas? A continuación, tras el salto, comienza la lista de recomendaciones.

1) Organizarse
Es interesante disponer en nuestro lugar de trabajo de medios adecuados para clasificar la información. En el caso de la documentación, podemos pensar en carpetas, bandejas, estanterías,… Si nos vamos a nuestro ordenador, lo mismo, pero de manera virtual. Prueba diferentes sistemas hasta que hayas encontrado el que mejor se adapte a tus necesidades: Una carpeta por proyecto, por tema,… Mover los archivos de un proyecto completo a otra ubicación.

2) Separar el espacio de trabajo de todo lo demás
Salvo para unos pocos privilegiados que se concentran en cualquier sitio, seamos claros: Es fundamental disponer de un espacio para trabajar. Si trabajamos en una oficina es más fácil acotar este espacio que si lo hacemos en casa, donde nos costará algo más de esfuerzo encontrarlo. Una mesa de trabajo, aprovechar una habitación que no estamos usando o entrar en “modo trabajo” cuando estemos en este lugar, nos ayudarán a ser más eficaces a la hora de ponernos manos a la obra.

3) Aprovechar las herramientas de gestión del tiempo que tienes a tu alcance
Tenemos multitud de herramientas sencillas que nos ayudarán a organizarnos mejor. La combinación del calendario con una lista de tareas suele dar bastante buen resultado a la hora de organizarse, así no se nos pasará ningún evento o fecha importante, además de tener organizadas nuestras citas y tareas. Podemos soportar esta gestión en “modo papel” en una agenda, o usar alguna de las aplicaciones a nuestra disposición, tanto online (Remember the Milk, Google Calendar,…) como de escritorio (Outlook).

4) Fijarse metas realistas
Marcarse metas, al más puro estilo de una competición ciclista, es una práctica más que recomendable a la hora de gestionar nuestro tiempo. Si nos marcamos metas, es más fácil saber realmente lo que es importante, como diría Steve Jobs, los puntos que hay que ir uniendo para llegar al objetivo. Ah, eso sí, las metas deben ser realistas, ya sabemos que si nos dejamos llevar por la imaginación, somos capaces de llegar a la luna en un día.

5) Fijar plazos razonables
Además de las metas, es interesante marcar plazos para acometer el trabajo. Puede que nos los marquen nuestros clientes o nuestro jefe (al fin y al cabo, es otro cliente más), pero en cualquier caso, siempre ayuda tener un plazo marcado para finalizar cada tarea, ya que nos obliga a estar concentrados en ella y no perdernos por el camino o quedar a la deriva.

6) Planificar a largo plazo
Mantener un plan a largo plazo (mensual, bi-mensual, trimestral, anual,…) nos ayudará a tener una visión global del trabajo que estamos realizando a lo largo del tiempo. Marcar los hitos principales sobre este calendario o las citas importantes, nos proporcionará una valiosa información en todo momento con un simple vistazo. Usar colores o formas diferentes ayuda a verlos mejor.

7) Priorizar
Priorizar, priorizar, priorizar,… siempre. Si tenemos una lista de tareas para realizar, debemos acometerlas por orden de prioridad. De nada vale que hayamos dejado la bandeja de entrada del email completamente limpia a primera hora, si lo que teníamos que haber hecho era enviar un correo importante a un cliente o a un compañero de trabajo o hacer una llamada telefónica. Primero, antes de nada, lo más importante. Usar un sistema visual, de tal manera que nos ayude a resaltarlo por encima del resto, mejora nuestra capacidad de establecer prioridades. Sí, ya sé lo que estáis pensando muchos en este momento ¿Hago antes lo importante o lo urgente? Si alguien tiene una respuesta, ahí están los comentarios y la entrada de Remo, porque yo creo que depende de cada uno.

Otra buena idea en este sentido es organizar nuestra bandeja de entrada de correo. Yo lo que hago es desviar los emails menos importantes para que no lleguen a la bandeja de entrada, sino a una carpeta (etiqueta) diferente, que consulto con menor frecuencia. Gmail, el Outlook y muchos otros clientes de correo permiten gestionar esto con bastante solvencia.

Bien, hasta aquí llega la primera parte. Para no hacer demasiado extensa la entrada e ir por partes, mañana saldrá publicada la segunda. Quizá ahora sea un buen momento para reflexionar y revisar cómo estamos con respecto a los 8 puntos anteriores. Lo dicho, mañana, más.

Vía | Smashing Magazine
Imagen | Temari 09

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