Una de las mejores consejos para mejorar nuestra productividad consiste en planificar lo mejor posible nuestro día. Una buena organización nos permite afrontar los trabajos pendientes de forma metódica, no olvidarnos nada y concentrarnos de forma adecuada en cada uno de ellos. El problema es que muchas veces somos demasiado rígidos. Y la planificación tiene que ser flexible para que no salte por los aires al menor problema.
No somos robots en una cadena de montaje. Sabes que a lo largo del día van a surgir inconvenientes, alguna pequeña urgencia, llamadas e interrupciones que pueden obligarte a dejar aquello en los que estamos trabajando. Y nos roba tiempo que muchas veces no tenemos previsto. Por eso es imprescindible dejar margen en nuestra planificación para estas cuestiones.
La planificación tiene que estar rehaciéndose constantemente
La planificación tiene que ser como Penélope esperando a Ulises, lo que tejemos por la mañana muchas veces lo tenemos que destejer por la tarde. No se trata de planificar lo que vamos a hacer al día siguiente y seguir el guión, sino que al final de la mañana tenemos que ver qué hemos avanzado, qué ha quedado pendiente y qué ha surgido de nuevo. Y en base a estos parámetros asignar las prioridades a lo que tenemos pendiente y realizarlo.
Esta es una rueda constante, donde una urgencia no nos permitirá llevar a cabo una tarea, tendremos que posponer una cita con un cliente que no se ha presentado a última hora o una llamada nos ha robado media mañana. Tenemos que tener la suficiente cintura para ir moviendo tareas, retomar otras o aplazarlas según las circunstancias.
Me encanta que los planes salgan bien
Y hay que tener en cuenta que es básico dejar huecos en la agenda. A la hora de planificar siempre somos optimistas. Pensamos que vamos a finalizar una tarea en menos tiempo del que realmente nos lleva. En nuestra visualización del trabajo que tenemos por delante siempre va a salir todo bien a la primera, no van a surgir obstáculos, ni inconvenientes que demoren su ejecución. Pero la realidad es otra.
Y esto nos lleva a que un retraso en una tarea, implica en todas las demás. Acumulamos retrasos que nos generan estrés. A veces es necesario dejar alguna hora libre para poder recuperar este tiempo extra que hemos tardado en terminar algo. De esta manera tenemos margen también para ocuparnos de imprevistos. En caso de que todo vaya tal y como tenemos previstos no hay problema en anticipar otras tareas pendientes.
Al final hemos hecho el mismo trabajo, pero con una agenda apretada acabamos el día con una sensación de fracaso, no hemos cumplido con lo que teníamos previsto. Con una agenda algo más abierta es diferente, el trabajo es el mismo, pero hemos cumplido con lo previsto o incluso hemos anticipado cuestiones previstas para otros días.
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