Vamos a ver ahora tres consejos para administrar tu correo electrónico, y es que si no te agrada demasiado el sonido de tu bandeja de entrada que genera 300 mensajes diarios, puedes acabar teniendo al año alrededor de cien mil mensajes. Esta situación especialmente abrumadora cuando tienes que volver atrás y buscar un mensaje concreto. A ver, si tienes un archivo de una década con un millón de mensajes de correo electrónico, ¿por dónde empezarías?
Da igual lo bueno que obtienes en los canales RSS, Twitter, Flickr, mensajes instantáneos, mensajes de texto, y el resto de nuevas formas de comunicación actuales. Para la mayoría de los trabajadores web, el correo electrónico sigue siendo el principal método de tratar con el trabajo y uno de los mayores retos.
Ahora, veras algunas formas proactivas para que te organices el correo electrónico y consigas el consiguiente ahorro de tiempo. Y sí, borrar mensajes de correo electrónico ayuda, aunque, no es el único método que puedes usar. Yo mismo caigo en esta misma trampa de las palabras ya que luego te das cuenta que nunca lo haces.
Tres sugerencias
- La bandeja de entrada de 5.000 mensajes: en vez de dejar que tus correos electrónicos de empresa se acumulen en la bandeja de entrada de forma indefinida, empieza estableciendo un límite para la cantidad de mensajes que deseas de tener allí. Yo te sugiero unos 25, 30, cuando tengas más que eso, te sera difícil de ver realmente lo que hay allí. Cuando los mensajes comienzan a crecer más allá del límite establecido, programate un tiempo para que puedas procesar tu correo electrónico.
- Desactivando las notificaciones de nuevo correo: cuando llegan las notificaciones por correo electrónico instintivamente queremos ver lo que es. Te detienes, dejas lo que estas haciendo para comprobar y, a menudo perdiendo tu línea de trabajo. Si las desactivas puedes aumentar tu enfoque en lo que este trabajando y terminar esa tarea mucho más rápido. Esto mas que una organización de los mensajes, se trata de un consejo sobre la eficiencia. Si no desactivas las notificaciones por correo electrónico, te aseguro te impedirán perder el foco de tu tarea actual.
- Usando carpetas virtuales (buzones inteligentes): así es como Outlook llama a las carpetas de búsqueda, aunque en cualquier caso, la idea es la misma. Puedes configurar una carpeta cuyo contenido dependa de los criterios que hayas establecido, en vez de los mensajes que llegan en el mismo presente. Algunos usos obvios son: el que incluyas carpetas para correo no leído, antiguo pero sin respuesta, el correo de la gente especialmente importante, y los boletines de noticias identificados por asuntos. Estas carpetas virtuales son otra buena manera de crear la ilusión de que las cosas se te presentan en más de un lugar.
Conclusión
¿Qué herramientas y sistemas te funcionan mejor en tu empresa? ¿Cuáles son tus consejos sobre la organización del correo electrónico ? Si estás buscando un servicio de correo electrónico gratuito, puede que seas demasiado exigente. Este servicio de correo electrónico gratuito que has elegido te ofrece con una gran capacidad de almacenamiento, filtrado de spam, una interfaz rápida y productiva, el programa de correo electrónico de escritorio, así como el acceso desde dispositivos móviles y más. Agárrate cuando te empiecen a llover sonidos de llegada de mensajes nuevos.
En Tecnología Pyme | ¿Cómo organizamos el buzón de correo electrónico? Imagen | Glenn Fleishman | James Lee