Las grandes compañías precisan de un software acorde a su tamaño y capacidad de gestión, pero esta clase de software requiere de una elevada inversión no sólo en su adquisición sino en su posterior mantenimiento.
Pero cuando hablamos de las pymes y observamos su limitada capacidad de inversión en tecnología, probablemente tenga más sentido adoptar una política de adquisición de software libre que ayude en su gestión diaria frente a otras opciones que exigen de un desembolso en licencias y posteriores mantenimientos.
Sin embargo, desde estas líneas quiero lanzar una reflexión que creo que puede generar algo de controversia pero que entiendo necesaria para apoyar cualquier toma de decisión en esta materia. Dicha reflexión pretende buscar una respuesta a la pregunta de si sómos conscientes del verdadero coste al que nos enfrentamos inclinando la balanza a favor de cualquiera de estas soluciones.
Desde el punto de vista de una pyme, imaginemos que nos enfrentamos a la decisión de adquirir un paquete de ofimática. Probablemente estaremos ante el dilema de adquirir licencias de Microsoft Office o bien optar por OpenOffice que es gratuito y cuenta con prácticamente los mismos recursos de gestión que la conocida suite de Microsoft, esto es, procesador de textos, hoja de cálculo, base de datos, solución para presentaciones, etc.
Microsoft Office Small Business 2007 tiene un precio de 399 € y tenemos con ello licencia para tres equipos. Por el contrario, OpenOffice es gratuito. Pero si tenemos en cuenta que Microsoft Office, aunque sea en versión pirata e ilegal, tiene un mayor número de usuarios en todo el mundo, personas en definitiva muy familiarizadas con la operativa de este grupo de programas, llegamos a la conclusión de que quizá no sería mala idea adquirir el conocido paquete ofimático de Microsoft.
Por el contrario si estamos pensando en hacernos con OpenOffice, debemos ser conscientes entre otras cosas del coste en horas que puede representar que las personas que deben utilizar las herramientas dentro de nuestra organización se familiaricen con el aplicativo. Este coste puede ser incluso mucho más elevado que esos 399 € que implica adquirir el paquete de Microsoft.
Por tanto, con este ejemplo lo que pretendo ilustrar es que en cualquier toma de decisiones debe intervenir algo más que el mero coste en licencia de la solución. En este tipo de selección deben intervenir factores como la gestión del cambio, el coste en formación de la nueva solución, la garantía de continuidad que el fabricante otorgue a la solución (no vamos a utilizar un software que ahora sea la moda y en dos años haya desaparecido), y, lo más importante, qué beneficios o mejoras aporta a la gestión de la compañía (medidos en productividad o eficiencia), así como cuál va a ser el retorno de inversión (ROI), que se obtenga de la adquisición de dicha solución.
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