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RescueTime: software para la gestión de la jornada laboral

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La gestión del tiempo en la empresa, máxime si ésta es pequeña, puede llegar a ser el factor diferenciador entre un producto/servicio excelente, y uno que se note ha sido acabado con prisas en los últimos días.

Normalmente al encender el ordenador (en la oficina o en casa) tendemos a realizar una serie de acciones “por inercia”, como abrir el Messenger, echarle un ojo a Facebook, mirar el correo… se puede decir que no empezamos nuestra jornada laboral hasta que las hemos hecho, algunas incluso varias veces al día.

Por desgracia muchas de ellas nos quitan más tiempo del que deberían y no somos conscientes de ello. Una solución a este pequeño problema son las aplicaciones de gestión de tiempo, que monitorizan qué hacemos con el ordenador y lo interpretan en gráficos estadísticos fáciles de comprender. Con ellas descubriremos esos pequeños vicios que merman nuestra productividad.

La mayoría de aplicaciones de este tipo se basan en la información que introduce el usuario sobre qué está haciendo en cada momento; es decir, son “manuales” (y fáciles de engañar), puesto que dependen de que el usuario sea honesto. Frente a ellas tenemos Rescue Time, una forma sencilla y automática de ver a qué dedicamos nuestro tiempo, desde que encendemos el ordenador, hasta que lo apagamos. Veamos cómo funciona…

El registro
Registrarnos en Rescue Time es muy fácil. Una vez entremos en su web y pulsemos “Sign Up”, tendremos la posibilidad de elegir el tipo de cuenta que queremos: individual, individual pro, y para grupos de trabajo. El siguiente paso sería introducir nuestra dirección de correo y nuestra contraseña. Listo. No se solicita ningún tipo de información personal adicional.

¿Qué tipo de cuenta elegir?
Depende del uso que le vayamos a dar a la aplicación. Desde la cuenta gratuita ya se nos muestra toda su potencia. Las diferencias entre ésta, y las de pago, es una mayor seguridad en el caso de la “individual pro” (el acceso al Dashboard se hace bajo SSL), y la monitorización simultánea de varias personas tanto de forma individual, como en conjunto, en el caso de la cuenta para grupos de trabajo.

La interfaz y el uso de la aplicación.
Rescue Time cuenta con dos interfaces diferentes: una para recopilar los datos (software de escritorio), y otra para mostrarlos gráfica y estadísticamente (en la web).

El recopilador de datos (“data collector”), es una pequeña aplicación (de unos 2MB) disponible para las tres principales plataformas (Windows, Mac y Linux), que nos podemos descargar de forma gratuita una vez registrados. Ocupa muy pocos recursos y pasa totalmente desapercibida. Tras instalarla e introducir nuestros datos de acceso comenzará a recopilar información de lo que estamos haciendo, para después enviarla a los servidores de Rescue Time.

Este proceso es completamente configurable, pudiendo elegir cada qué intervalos se monitoriza nuestra actividad (de 2 segundos en adelante), cuándo debe enviarse a los servidores (cada 20 minutos, 10…) e incluso a qué horas no debe monitorizar nada (para salvaguardar nuestra privacidad).

RescueTime privacidad

Y hablando de privacidad, se ha tenido muy en cuenta a la hora de diseñar el software. El colector de datos nos permite filtrar qué direcciones se pueden monitorizar a través de una lista blanca (white list), tales como Google, Yahoo, etcétera, dando por sentado que el resto de direcciones NO deben monitorizarse (aparecerán simplemente como “Web Browsing”). En el caso de que queramos limitar aún más la información recopilada, podremos elegir que se almacene sólo el nombre de dominio, (al buscar algo en google, sólo aparezca “google.com”, y no lo que hemos buscado), que no se recopile el nombre de Sistema Operativo que utilizamos, o incluso el título de la ventana activa, aunque todas estas opciones pueden limitar la funcionalidad de Rescue Time, y alteran el fin para el que ha sido creado.

Una vez la información ha sido recopilada y enviada llega el momento de analizarla desde la web, y aquí es donde entra en juego la verdadera potencia del programa: el “Dashboard”.

RescueTime dashboard

De un vistazo podemos ver los gráficos de uso por categorías, el tiempo dedicado a cada una (por días, semanas, meses o años), el número de horas monitorizadas… y la primera sorpresa: Rescue Time es capaz de distinguir el uso de nuestro ordenador por actividades. Así, escuchar música con iTunes, ver una película con Quicktime o jugar a un video juego, se englobará dentro de la actividad “Fun” (del mismo modo que si tenemos abierto Dreamweaver, Photoshop y Flash, entenderá que estamos diseñando webs).

Esto simplifica mucho la interpretación de los datos, y ayuda a comprenderlos mejor, ya que viene con muchas categorías predefinidas, y a mi juicio, muy bien desarrolladas (social networking, news/blogs, comm, system utilities, etc…). Aún así si las categorías por defecto no son suficientes, o no se adaptan a nuestras necesidades, podemos personalizarlas, estableciendo qué aplicación/aplicaciones pertenecen a qué categoría.

Pero quizás el aspecto más interesante, y el que nos permite darle una aplicación real a los datos recopilados, es el análisis de la eficiencia, la productividad, y la marca de objetivos a cumplir.

Para ello debemos establecer en base a qué se miden eficiencia y productividad. Tan sencillo como escoger una actividad (de las ya predeterminadas, o creada por nosotros mismos), y establecer cuan productiva es dicha actividad. El software nos propone puntuarla, con una escala de 5 valores: desde el -2 (menos productivo) hasta el +2 (más productivo).

RescueTime eficiencia

Así, el programa penaliza las actividades menos productivas y premia las más, de la siguiente forma; se asigna una puntuación a la productividad, y otra a la eficiencia, determinada por cuánto tiempo del que pasamos frente al ordenador dedicamos a actividades productivas. Por ejemplo: dos personas dedican a actividades productivas 4 horas, respectivamente, en un mismo día. Pero la segunda persona dedica 2 horas más a actividades de ocio. Ambas tendrán la misma puntuación en productividad, pero la primera tendrá una puntuación mucho mayor en eficiencia. El sueño de cualquier “Recursos humanos” a disposición de nuestra pyme.

Por otra parte, establecer objetivos es muy sencillo, del tipo “quiero dedicar 5 horas, al dia, en trabajar” (englobando “trabajar” las actividades que previamente hayamos designado), y se muestra de forma gráfica e intuitiva si hemos alcanzado nuestros objetivos o no. Además podremos suscribirnos vía RSS a los mismos, y el programa nos irá enviando su estado, lo cual es útil para no tener que entrar contínuamente al Dashboard y comprobarlo. (En EE.UU. incluso se envían esas alertas por SMS de forma gratuita).

Como guinda al pastel podemos introducir “widgets” en nuestro sitio web, con el Top 10 de actividades realizadas, o el Top 10 de aplicaciones/sitios web visitados. Una excelente forma de fomentar la competitividad en la empresa, además totalmente personalizable, para adaptarse al estilo de nuestro sitio.

¿Y qué hay del trabajo en grupo?
El funcionamiento de las cuentas para grupos de trabajo es básicamente el mismo que para cuentas individuales, salvo que tendremos un Dashboard para el grupo (que se configura igual que para cuentas individuales), y otro para cada componente del grupo, lo que nos permite analizar la productividad/eficiencia de cada miembro individualmente, la del equipo en total, y comprobar si se han alcanzado los objetivos marcados.

Valoración final
Llevo usando Rescue Time desde hace dos años y, en todo este tiempo, todavía no ha aparecido ninguna aplicación que le supere. Quizás se deba a que escuchan a sus clientes, mejorando continuamente el programa en base a lo que éstos reportan. En general ofrece mucha más potencia que aplicaciones similares, y todo ello desde una cuenta gratuita (podemos probar las de pago durante 30 días sin coste ni compromiso).

Además lo hace de forma sencilla (no tardaremos más de media hora en hacernos con el Dashboard), y práctica, de modo que ni siquiera perdamos el tiempo aprendiendo a usarlo.

Probablemente no de sus mayores problemas sea la barrera del idioma, puesto que sólo está disponible en inglés, y no parece que la situación vaya a cambiar a corto plazo. Aún así es un imprescindible para cualquiera que le importe en qué dedica su tiempo, o el de sus empleados.

Sitio Oficial: RescueTime

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