Sergio Delgado
EditorUtilizamos el teléfono móvil para todo. Es el complemento ideal para nuestro día a día. Y no solo en el plano personal, sino también en el terreno profesional. Usamos nuestro smartphone para fichar, consultar aplicaciones internas, recibir códigos de acceso, o comunicarnos con responsables.
Pero ojo, porque aunque estas tareas puedan hacerse desde un smartphone, no significa que el empleado deba utilizar obligatoriamente el suyo propio. ¿Dónde queda la línea entre la privacidad y las tareas laborales?
Los autónomos y las pymes deben tener especial cuidado cuando convierten el teléfono particular de su plantilla en un instrumento necesario para desarrollar el trabajo.
Lo dicen tanto la legislación laboral como la de protección de datos, que establecen límites que pueden terminar traduciéndose en reclamaciones e incluso sanciones económicas.
Los artículos y leyes concretas que debe conocer el trabajador
La legislación española establece distintas garantías para proteger al trabajador frente al uso de dispositivos digitales. El artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores reconoce expresamente el derecho a la intimidad en el entorno digital, a la desconexión y frente al uso de sistemas de geolocalización.
A ello se suman los artículos 87 y 90 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, que regulan la intimidad en el uso de dispositivos digitales y establecen garantías específicas cuando la empresa utiliza sistemas de geolocalización, incluida la obligación de informar previamente al trabajador de forma expresa, clara e inequívoca.
Además, para quienes trabajan a distancia, el artículo 17.2 de la Ley 10/2021 de trabajo a distancia es todavía más explícito: la empresa no puede exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad del empleado ni obligarle a utilizar esos equipos para desarrollar el trabajo
El trabajador no tiene que aportar su teléfono particular
El principio general es que corresponde al empleador facilitar los medios necesarios para desarrollar la actividad profesional.
Esto no supone que cualquier trabajador tenga derecho automáticamente a recibir un smartphone de empresa, sino que el negocio debe analizar qué herramientas exige realmente cada puesto.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) señala que no existe una obligación general para que un empleado proporcione su número de teléfono o dirección de correo electrónico particular a la empresa.
Por ejemplo, si las características del puesto requieren estar localizable mediante teléfono, una de las soluciones es proporcionar un terminal corporativo. Otra cuestión distinta es que el trabajador decida facilitar voluntariamente su número.
Fichar desde el móvil personal también puede plantear problemas
El registro horario es uno de los ejemplos más habituales. Las empresas están obligadas a garantizar el registro diario de la jornada de sus trabajadores, pero esta exigencia no implica que puedan trasladar al empleado la obligación de instalar una aplicación en su teléfono.
Algo parecido ocurre con los códigos de doble autenticación. Cada vez más plataformas empresariales requieren introducir una clave recibida mediante SMS o utilizar una aplicación de autenticación. Si el procedimiento convierte sistemáticamente el número privado y el dispositivo del trabajador en elementos necesarios para acceder a las herramientas profesionales, el negocio debe revisar cómo está implantando el sistema.
No es comparable enviar ocasionalmente una comunicación a un trabajador que exigirle mantener aplicaciones corporativas, recibir permanentemente instrucciones por WhatsApp o utilizar todos los días su teléfono para entrar en los sistemas de la empresa.
Por ejemplo, en una sentencia del Tribunal Supremo sobre Telepizza en 2021, el Supremo confirmó la nulidad del sistema que obligaba a los repartidores a aportar su propio smartphone para instalar una aplicación y permitir su geolocalización durante el reparto.
Una sanción llegó inicialmente a los 80.000 euros
Y es que, el número de teléfono es un dato personal y su utilización debe ajustarse también a la normativa de protección de datos.
Un procedimiento de la AEPD mostró la dimensión económica que puede alcanzar el problema. Una compañía utilizaba teléfonos particulares para enviar por SMS códigos necesarios para acceder a herramientas informáticas de un cliente.
De una plantilla de 364 empleados activos, 203 tenían vinculado su número privado al sistema. La Agencia consideró inicialmente que existía una infracción relacionada con la base jurídica utilizada para tratar estos datos y fijó una multa de 80.000 euros.
La compañía alegó, entre otras cuestiones, que se trataba de una medida provisional para facilitar el acceso. Pero una necesidad organizativa no convierte automáticamente un dato privado del empleado en un recurso empresarial de libre utilización.
Todo esto tampoco significa que un empleado jamás pueda utilizar su smartphone en el trabajo. No existe una prohibición absoluta. Puede hacerlo voluntariamente y también pueden darse circunstancias concretas en las que su utilización resulte válida. La diferencia está en convertir ese uso en una exigencia para poder trabajar.
Imágenes | Priscilla Du Preez, Osama Madlom
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