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Organizar la gestión documental en la empresa

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Llega un momento en que toda empresa se siente sobrepasada por el abrumador aumento de los documentos en formato digital que manejan, correos, adjuntos, documentos de procesador de textos, digitalizados, pdf, etc. A la hora de manejar toda la documentación de la empresa es cuando se comienza a plantear la posibilidad de buscar un programa de gestión documental que nos organice todos los documentos. Pero primero debemos organizar la gestión documental en la empresa.

Un gestor documental no ayudará y nos indexará los documentos que nosotros le vamos marcando, pero esta puede ser un labor titánica si no se ha sistematizado el sistema de archivado digital de documentos. Este problema ocurre en muchas empresas y es más un problema de ámbito interno organizativo que técnico. Es necesario fijar unos criterios a la hora de archivar la documentación y sobre todo, fijar los procedimientos de vida útil de la misma. Todo proyecto comienza por un contacto previo en el que se fija un presupuesto, se desarrolla, se ejecuta y se cobra. Pues bien, tendremos que tener la documentación fijada al proyecto, por fechas o por cliente. El criterio debe ser elegido por la empresa, pero lo que no se puede hacer es ir utilizando distintos criterios.

Esto nos provocará más de un problema a la hora de archivar, y encontrar posteriormente los documentos. ¿Dónde buscamos? y ¿cómo buscamos? Por fecha de inicio o de fin, por cliente, por producto... Si tenemos una base de datos en la que hemos introducido toda esta información no tendremos mayor problema. Filtramos por el criterio elegido y lo encontraremos, pero ¿qué pasa con la documentación asociada?

Por lo tanto, necesitamos apoyarnos en un criterio y centralizar la documentación digital en un archivo, organizando un árbol de condiciones que nos permitan afrontar la tarea. Si la empresa crece y con este sistema se nos va quedando corto, podemos afrontar la búsqueda de un gestor documental que nos ayude en la indexación documental de nuestro repositorio, pero lo que no podemos pretender es que sin tener una organización sistematizada una solución informática de un golpe nos solucione todos nuestros problemas.

En Tecnología Pyme | Repositorios documentales, el primer paso de la gestión documental Imagen | ronnieb

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