Una de las preguntas que últimamente me asalta y vuelve a mí cual boomerang es si ¿necesitamos herramientas colaborativas en la empresa?. Creo que en las pymes las mayoría de las veces no desarrollan proyectos que necesiten de este tipo de herramientas. Por lo general con el correo electrónico y el teléfono móvil suele ser suficiente para ciertas cosas.
Hay que tener en cuenta que las pymes suelen tener un ámbito geográfico reducido, lo cual facilita que si tienen que realizar un proyecto entre varias empresas o departamentos se haga de forma tradicional, con reuniones, correo electrónico y teléfono. Hoy en día no es lo más eficaz del mundo pero para los raros proyectos que desarrollan pymes de forma colaborativa es suficiente. Otra cuestión es la de trabajadores autónomos, que muchas veces tienen que trabajar en proyectos en los cuales existen varios interlocutores con los que trabajar. Sin embargo existe una falta de cultura en la forma de colaborar con documentos, proyectos y cómo hacerlo de forma efectiva. Sólo con usar la nube para trabajar con los documentos sería suficiente.
Pero ni siquiera se utiliza esta opción y se envían y reenvían vía correo electrónico distintos archivos con lo cual rara vez se tiene controlada y se es consciente de cuál es la última versión válida del documento de trabajo. Esto ocurre en la mayoría de las empresas con las que he tenido contacto, donde cuando explicas que es un repositorio documental en la nube o distintas herramientas para desarrollar trabajo de forma colaborativa te miran con extrañeza.
Está claro que siempre nos cuesta adoptar tecnologías nuevas. Cuando lo hacemos tal vez tendemos al abuso y si el correo electrónico nos es útil lo utilizamos hasta para avisar al compañero que tenemos dos mesas más allá que nos vamos a tomar un café... Ahora estamos en ese punto de dominio de ciertas herramientas en las que confiamos y cuesta hacer el esfuerzo para comenzar a utilizar nuevos conceptos.
Acabarán por imponerse, por el sencillo motivo de su utilidad. Las herramientas colaborativas nos ayudan a controlar el estado de un proyecto y saber cuál es su grado de cumplimiento. Ahorran tiempo puesto que suelen trabajar en la nube y por lo tanto siempre tendremos disponible el último documento válido. Es una de las cuestiones que hasta que no se prueba y se desarrolla un proyecto de esta forma no se aprecian las ventajas que aporta.
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