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Intranet permite la gestión documental en la empresa

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Muchas empresas se encuentran desbordadas a la hora de gestionar su documentación, donde el paso al mundo digital ha supuesto una gran ayuda pero llegado el momento nos vemos en la necesidad de buscar un sistema que nos simplifique el trabajo y sobre todo encontrar los documentos que necesitamos. Organizar nuestra información con la intranet permite la gestión documental en la empresa.

La intranet podemos gestionarla de muchas manera, ya sea como una web interna, o como la parte privada de nuestra web corporativa. Con las debidas precauciones de seguridad no debe haber ningún problema. En ella podemos ir añadiendo distinta documentación relativa a nuestra empresa, sus procedimientos o nuestros proyectos o clientes.


Se trata en primer lugar de agrupar la información. Para ello una de la cuestiones más útiles es la creación de los índices documentales, de esta forma sabremos que documentación va entrando con un determinado proyecto y en que fase del mismo estamos simplemente consultando el índice. Es un pequeño esfuerzo de actualización al ingresar un nuevo documento y un gran beneficio a la hora de consultar.

Existen gestores documentales que nos pueden ayudar cuando la tarea nos ha desbordado o el volumen que maneja nuestra empresa es muy alto. Creo que una buena organización nos puede ayudar mucho, aunque todo tiene un techo y llegado el momento un gestor documental se puede hacer necesario en la empresa.

¿Qué le pedimos a un gestor documental? Pues entre otras cosas características como las distintas opciones de creación y captura de documentos, almacenamiento, análisis y recuperación de los mismos y publicación de la información. Si acertamos con nuestra elección todo ello deberá traer un ahorro de costes en trabajo administrativo de su gestión, mayor seguridad documental y control sobre el ciclo de vida de los documentos, así como una buena gestión del conocimiento.

Gestionarlo a través de nuestra intranet o implementar una en nuestra empresa, por pequeña que sea sienta las bases de una forma de trabajar centralizada, donde toda la documentación está siempre accesible y nos permite organizar mejor los procesos que tenemos pendientes. En definitiva, organizar la gestión documental de nuestra empresa con la ayuda de una intranet supondrá un esfuerzo de rigor y organización que será muy beneficioso para la misma a largo plazo.

En Tecnología Pyme | La intranet en la pyme (II): Microsoft Sharepoint 3
Imagen | ladyheart

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