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Gestión de la información en la empresa

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Cuando una empresa nace y comienza a informatizarse es muy importante definir los flujos de comunicación e ir fijando las pautas del tratamiento de la información en la empresa. La gestión de la información en la empresa puede ser un gran obstáculo en el crecimiento de nuestra empresa. En la penúltima empresa en la que estuve trabajando una de las responsables de un departamento fijó el flujo de seguridad de los documentos creando una copia de seguridad de todos sus documentos en el servidor, otra en su ordenador y otra en otro ordenador distinto además de varias copias en papel.

Está claro que llega un punto en el cual este sistema se hace imposible de manejar, saber que copia es la buena y si es necesario hacer una modificación tienes que ir cambiando en los distintos sitios donde tienes la copia además de destruir las copias en papel y sacar otras por impresoras. Todo este proceso tiene además un alto coste asociado puesto que no sólo se gastan recursos materiales sino humanos dado que implica una mecánica de trabajo muy lenta.

La cuestión es la siguiente: ¿hasta qué punto podemos manejar la información sin que perdamos más tiempo en planificar su organización o para modificar y encontrar archivos? Y esto traducido a un formato informático se puede traducir en lo siguiente: ¿es conveniente dejar trabajar y guardar copias en local o se debe trabajar directamente sobre una única copia en el servidor? Las copias de información para su tratamiento en local pueden ser un cúmulo de problemas y un retraso a la hora de gestionar la información en la empresa.

Esta cuestión dependerá fundamentalmente de la responsabilidad en el tratamiento de la información de la persona que lleva a cabo los cambios. Hay que ser conscientes que la copia última y la válida para todos los departamentos que puedan utilizarlos tiene que ser la más actualizada y las modificaciones que se hagan en local deber ser inmediatamente enviadas a la copia global en el servidor o disco compartido para que todos tengan acceso a la última información.

Las copias en local también nos pueden proporcionar una ayuda en caso de un problema con el servidor, pero personalmente creo que resienten mucho la productividad global de la empresa dado que por un día que no funciona el servidor o el disco duro compartido hay multitud de ellos que por cualquier motivo se ha trabajado con la información en local y no se ha actualizado el servidor con lo cual se ha perdido un tiempo en revisar una documentación que estaba obsoleta teniendo que realizar el trabajo dos veces una vez constatado este punto.

Definir como se genera y comparte el flujo de la información en la empresa es un proceso que se debe hacer y definir con la creación de la empresa y en el cual hay que tratar de ser lo más estricto posible en el cumplimiento ya que esto no nos provocará una pérdida de productividad en nuestros procesos empresariales. No significa que deba ser un procedimiento rígido y sin cambios, sino que una vez definido el cómo para que funcione es necesario un alto grado de cumplimiento del mismo.

Foto | sauceb
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