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Documentos PDF: ventajas de su uso en la empresa

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PDF (acrónimo de Portable Document Format) es un formato de almacenamiento de documentos desarrollado por Adobe Systems que es ampliamente utilizado para el intercambio y presentación de documentación que se comparte en Internet.

La documentación en formato PDF es bastante común en cualquier empresa, ya que este tipo de formato presenta muchas ventajas para fines específicos en publicaciones compartidas por internet. Algunas de las ventajas que la documentación PDF puede tener serían las siguientes:

  • Se mantiene el aspecto exacto del documento y no es dependiente del PC donde se revisa. Es decir, no dependemos de que se tenga instalado un programa de edición y creación de PDF para que los mismos puedan ser visualizados correctamente. Solo necesitamos contar con un lector de PDF, que existen varios de forma gratuita. Así mismo, donde visualizamos el PDF no necesitamos tener guardadas las fuentes tipográficas y demás características de impresión, para que el documento se pueda ver tal cual como donde fue creado.
  • Acceso y privilegios restringidos para poder modificar el documento para quienes no tienen derechos de edición sobre el mismo.
  • Capacidad interplataforma: no importa si la modificación o edición se hace en Windows, Mac OS X o Linux, pues el resultado visual o impreso siempre es el mismo y se conserva en el PDF.
  • Alto índice de almacenamiento. Un documento que en formato de Word o PowerPoint nos ocupa varios MB de espacio, al convertirlo en PDF se reduce significativamente su tamaño, comúnmente a razón de 1-5 con respecto al tamaño original.
  • El PDF es el formato ideal para colgar documentos (ofimáticos) en la web que deseamos compartir para que visualicen nuestra información.

Por estas razones anteriores, el formato PDF es ideal para enviar publicaciones de la empresa tales como: cotizaciones, catálogos de productos, servicios, hojas de trabajo, guías, etc. Pero, ¿con qué creamos, editamos y visualizamos PDF? Les recomendare los siguientes productos que he probado y que a mi criterio son los mejores al momento en lo que respecta a PDF:

  • Adobe Acrobat: programa maestro en la creación y edición de PDF pero de costos elevados al que no cualquier pyme puede acceder.
  • Adobe Reader: es el visualizador gratuito de PDF de Adobe, con el mismo podemos ver e imprimir PDF aunque el consumo de recursos es algo alto para PC con hardware limitado.
  • Nuance PDF Converter Professional: es una opción de edición y creación de PDF bastante buena y de costo menor a Acrobat. Su costo es accesible a una pyme.

Como notas finales quisiera agregar que si usted usa OpenOffice.org, esta suite tiene la capacidad de exportar a PDF. Así mismo, si se maneja en Microsoft Office 2007, existe un plugin que se descarga desde el sitio web de Microsoft que habilita a la suite a exportar a documentos PDF. Sin embargo, la calidad de impresión de los PDF generados por estas suites siempre es menor a la del software diseñado expresamente para este fin.

Más información | Adobe Acrobat
Más información | Adobe Reader
Más información | Nuance PDF Converter Professional

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