Una de las cuestiones que tarde o temprano toda empresa tendrá que afrontar será el paso del papel al formato digital. Muchos desconocen aún la posibilidad de la digitalización certificada que nos permite no tener que guardar facturas y documentos que nos puede requerir la Agencia Tributaria en cualquier momento. Una de las opciones que tenemos viene de la mano de DigitalDocu que nos plantea la posibilidad de tener la digitalización certificada en modelo SaaS.
La ventaja de este modelo es el ahorro de inversiones iniciales para comenzar a trabajar con la digitalización certificada. Sólo necesitaremos un ordenador, un escáner con tecnología TWAIN, un navegador web y por supuesto acceso a banda ancha. Estos requisitos estarán presentes en un 90% de las empresas que estén interesadas en esta tecnología. El sistema incorpora además una opción para comprimir los documentos digitalizados de forma que el volumen que ocupe sea mucho menor y poder almacenar más documentos en el espacio que nos facilitan. En este sentido existen dos posibilidades a la hora de contratar el servicio de DigitalDocu One:
Almacenamiento en servidores de DigitalDocu: donde el espacio que tenemos para almacenar documentos es de 1 GB, que nos permitirá almacenar unos 6000 documentos del tamaño de una hoja DIN-A4.
Almacenamiento en nuestra LAN: donde no existen restricciones de espacio y los documentos se almacenan en nuestras instalaciones, ya sea en nuestro equipo, en un NAS o en nuestro servidor.
Los precios para disponer de esta solución bajo el modelo SaaS parten de 25 euros al mes, lo que no está del todo mal si tenemos en cuenta que no necesitamos realizar inversiones iniciales y desde el primer día podemos comenzar a digitalizar documentos y deshacernos del papel. Ganaremos en eficacia, ahorraremos dinero y conseguiremos mejorar la productividad de nuestra empresa.
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