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Consejos para renovar una impresora

Consejos para renovar una impresora
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Llega el momento que una impresora ha cumplido su ciclo en la empresa y es hora de renovarla. Esto puede ocurrir por varios motivos, ya sea porque ha imprimido ya un gran número de copias y se han desgastado algunas piezas y nos sale más caro el arreglo que la compra de una nueva o simplemente por el hecho de que necesitamos funcionalidades extra que no nos puede ofrecer. Por eso vamos a tratar de ofrecer algunos consejos para renovar una impresora.

Una de las cuestiones que debemos tener más claro es la situación de nuestra empresa y la previsión de la misma en los próximos dos años. Si sólo tenemos que renovar una impresora multifunción esto carece de importancia, puesto que la inversión a realizar es pequeña, pero si vamos a buscar una impresora profesional, esto es otro cantar. Necesitamos saber que volumen de páginas imprimimos y si esta aumentará con las previsiones de nuestra empresa o buscaremos mecanismos que nos lleven a reducir tal volumen. Teniendo claro cuánto imprimimos en primer lugar podemos ver que no es más interesante, si buscar una empresa que nos "cede" la impresora y nos cobra un tanto por copia realizada o invertir en nuestra propia máquina. Si no lo tenemos claro, yo creo que la opción de pago por copia desde luego es la más interesante siempre que mantengamos el número de copias bajo control.

Si por el contrario nuestra intención es ir deshaciéndonos poco a poco del papel, pues tal vez nuestra apuesta debería ser por una máquina profesional que incorpore escáner e impresora. De esta manera podremos ir digitalizando los documentos que vayan entrando a nuestra empresa de forma que nos sea más sencillo su gestión y a la vez tengamos un ahorro significativo en costes de impresión.

Ante todo creo que lo más importante es asesorarse adecuadamente, a ser posible con profesionales independientes de este sector. No basta únicamente con recopilar presupuestos de distintas opciones, sino que además deberíamos sopesar comparativamente los mismos. Si no disponemos de ningún profesional dentro de nuestra organización capacitado, bien podemos recurrir a algún asesor externo que nos haga un estudio comparativo para nuestra empresa.

Tanto si optamos por pago por copia como por nuestro propio equipo, tomar la decisión adecuada nos ahorrará mucho dinero, puesto que la decisión adoptada afectará a los recursos de los próximos años en nuestra organización. Sobre todo en épocas de crisis estos aspectos no deben descuidarse. No ya sólo por el tema económico, sino porque afectará a la productividad de nuestra empresa.

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