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Alfresco: gestor de contenido empresarial de código abierto

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A veces en la pyme la gestión documental y de contenidos en la empresa se puede volver complicado y si además se intentan desarrollar documentos colaborativos todo acaba por realizarse con un cruce de correos y documentos guardados en el servidor indicando el número de versión que al final provoca que todo esto sea un proceso poco productivo y sobre todo confuso. Alfresco es un gestor de contenido empresarial de código abierto que nos ayudará en todo este proceso de desarrollo de documentos colaborativos.

Alfresco nos ayudará a realizar nuestras versiones de documentos y gestionarlo todo de una forma poco invasiva para el resto de colaboradores en el proyecto y con nuestras aplicaciones ofimáticas habituales. Esta aplicación se integra perfectamente tanto con Microsoft Office como con OpenOffice. Con este software básicamente lo que se crea es una unidad compartida en red y provee a los usuarios de las herramientas necesarias para trabajar con dichos documentos.

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Una de las características de este tipo de software que más me gusta son las búsquedas de documentos. Estas se pueden hacer tanto en la propia aplicación como en documentos situados fuera de la unidad compartida de Alfresco. Si estáis interesados en una aplicación de este tipo podéis registraros en la página de Alfresco para probar la aplicación y si os resulta cómoda y funcional podréis dar el paso siguiente e instalar vuestra unidad compartida.

Este tipo de software de gestión de contenido empresarial es interesante para pymes de las que llamaríamos medianas o simplemente para aquellas pymes que están muy disgregadas, con trabajadores que no se mueven en un entorno de oficina y que por lo general están dispersos por todo el territorio. Lo que menos me ha gustado de esta aplicación es que no es un software intuitivo precisamente. No es que sea excesivamente complicado, pero si tiene su miga. También se puede volver un poco pesada en su ejecución si la unidad compartida se vuelve muy grande tanto en tamaño com en documentos.

También nos ofrecen la posibilidad de gestionar los contenidos de nuestra web de forma colaborativa con la posibilidad de probarlos antes de su publicación. Una opción muy cómoda es la de subir los archivos directamente arrastrándolos hasta la unidad compartida. Esta opción se integra correctamente con las herramientas de desarrollo web que tenga nuestra compañía facilitando de este modo el flujo de trabajo de nuestra empresa.

Por otro lado, ofrecen la posibilidad de adquirir un paquete de soporte y formación de donde provienen la mayor parte de los ingresos de la empresa, así como la posibilidad de contratar a una consultora que nos lo implante en nuestra empresa si no disponemos de personal capaz de llevarlo a cabo. Se trata en definitiva de una opción más para desarrollar documentos de forma colaborativa así como para añadir una gestión documental a nuestra intranet o página web de forma efectiva.

Más Información | Alfresco En Tecnología Pyme | Qué es la gestión documental

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