Sergio Delgado
EditorEl aplazamiento de VeriFactu hasta octubre de 2028 ha generado, para sorpresa de nadie, una mayor confusión entre las pymes españolas.
Y es que, aunque muchas pueden llegar a interpretar que disponen de dos años adicionales para adaptar sus sistemas de facturación, la realidad es diferente para las compañías de mayor tamaño. Las que superan los 8 millones de euros de volumen de operaciones deberán cumplir con la factura electrónica B2B desde el 6 de octubre de 2027.
Así lo establece la Orden HAC/1028/2026, publicada en el Boletín Oficial del Estado el 5 de octubre y en vigor desde el día siguiente (este pasado martes). Su aprobación activa, por tanto, un calendario que distingue entre grandes empresas, pymes y autónomos.
Isidro Velis, director de Producto y experto en normativa legal de Cegid, advierte en exclusiva para Pymes & Autónomos, que confundir ambas obligaciones puede provocar retrasos en la adaptación empresarial. “Las empresas de tamaño mediano y grande ya tienen que preparar sus sistemas y procesos para cumplir con esta obligación”, explica.
VeriFactu y factura electrónica B2B no son lo mismo
Aunque ambas iniciativas persiguen modernizar la facturación, sus objetivos son distintos.
VeriFactu, vinculado a la Ley Antifraude, establece requisitos para garantizar la integridad, conservación y trazabilidad de los registros generados por los programas de facturación.
La factura electrónica B2B, desarrollada mediante la Ley Crea y Crece, regula el intercambio de facturas entre empresas y profesionales, incorporando obligaciones relacionadas con su recepción, rechazo y pago. “Ambas normativas están relacionadas con la digitalización de la facturación, pero responden a necesidades y objetivos diferentes”, aclara el especialista.
La diferencia resulta especialmente importante para las compañías de mayor facturación, que no pueden interpretar el aplazamiento de una normativa como una ampliación automática del plazo de la otra.
Octubre de 2027, una fecha decisiva para las grandes empresas
La entrada en vigor de la orden ministerial establece tres etapas.
Las empresas que superaron los 8 millones de euros de volumen de operaciones durante el ejercicio anterior deberán emitir y recibir facturas electrónicas desde el 6 de octubre de 2027.
Para el resto de empresas y profesionales, esta obligación llegará el 6 de octubre de 2028. Además, las personas físicas dispondrán hasta octubre de 2029 para cumplir determinadas obligaciones de comunicación de los estados de las facturas y pagos.
El experto insiste en que las compañías de mayor tamaño tienen menos margen del que algunos responsables financieros podrían estar considerando. “Octubre de 2027 puede parecer una fecha lejana, pero en una empresa mediana o grande los proyectos de adaptación requieren planificación. No se trata solo de instalar una nueva herramienta, sino de coordinar sistemas, proveedores, clientes y procesos internos”.
Las empresas acogidas al SII están excluidas de VeriFactu
Existe otra distinción que afecta a numerosas compañías. Las empresas con un volumen de operaciones superior a 6.010.121,04 euros están obligadas, con carácter general, a utilizar el Suministro Inmediato de Información del IVA (SII).
Este sistema, implantado en 2017, permite comunicar electrónicamente a la Agencia Tributaria los registros de facturación. El Real Decreto 1007/2023 excluye de los requisitos de los sistemas informáticos de facturación regulados por VeriFactu a los contribuyentes acogidos al SII.
Por tanto, una empresa puede estar exenta de VeriFactu y, simultáneamente, tener que adaptarse a la factura electrónica B2B.
El experto en normativa legal recuerda que “la factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece), en cambio, regula cómo las empresas intercambian facturas electrónicas entre sí y establece nuevos mecanismos para gestionar su ciclo de vida, incluyendo aspectos como la recepción, aceptación, rechazo o comunicación del pago”.
El cambio no consiste únicamente en actualizar programas
La transformación exigirá revisar procedimientos administrativos que muchas empresas mantienen separados. Y no será suficiente con incorporar nuevas herramientas informáticas.
“No bastará únicamente con actualizar el software. La adaptación tecnológica será necesaria para generar e intercambiar facturas en formatos estructurados, conectarse con la solución pública o con plataformas privadas interoperables y remitir a la AEAT la información exigida”, destaca y remarca, “pero el cambio más importante será organizativo”.
En este sentido, las compañías tendrán que revisar cómo gestionan las facturas, quién autoriza los pagos y de qué manera se comparte la información entre departamentos. “Las empresas tendrán que revisar sus circuitos internos de aprobación, coordinar facturación y tesorería, mejorar la calidad de los datos de clientes y proveedores y asegurarse de que pueden gestionar correctamente los estados asociados a cada factura, como su rechazo o pago”, señala.
El especialista insiste en que “estamos ante un proyecto de procesos, no solo de tecnología”, por lo que considera fundamental anticipar los trabajos de adaptación.
Además, la inversión necesaria dependerá de las características de cada organización. “Hablar de una cifra única para una mediana o gran empresa no reflejaría la realidad, porque la inversión varía sustancialmente en función de la madurez digital y el punto de partida de cada organización”.
Entre los factores que pueden incrementar los costes aparecen:
· Sistemas informáticos antiguos
· Integración de tesorería
· Gestión de facturas de proveedores
· Coexistencia de diferentes obligaciones fiscales.
Para facilitar este proceso, comenta que “una solución especializada puede simplificar la parte técnica al integrarse mediante API con el ERP existente y cubrir desde una misma plataforma las obligaciones de facturación electrónica y reporting fiscal”.
Tres decisiones que las empresas deberían tomar antes de 2027
Con octubre de 2027 en el horizonte, el experto recomienda que las compañías adopten tres decisiones antes de finalizar 2026.
La primera consiste en analizar sus herramientas tecnológicas y comprobar cómo funcionan los procedimientos administrativos. “Revisaría si los sistemas actuales pueden generar y recibir facturas estructuradas, cómo están organizados los circuitos de aprobación y pago, y si la información de clientes y proveedores está actualizada”, explica.
Y advierte de un problema que puede pasar inadvertido: “Una integración técnicamente correcta no funcionará si parte de datos incompletos o erróneos”.
La segunda decisión pasa por elegir cómo se realizará la adaptación tecnológica, teniendo en cuenta que no siempre será imprescindible cambiar los programas de gestión existentes. “No siempre es necesario sustituir el ERP o abordar desarrollos complejos. Una solución especializada puede integrarse mediante API con los sistemas existentes y asumir la conversión de formatos, la conexión con las plataformas de facturación y el cumplimiento de las obligaciones de reporting fiscal y factura electrónica B2B”, comenta.
Por último, considera necesario revisar todo el recorrido de las facturas dentro de la empresa, desde su recepción hasta el abono correspondiente. “La nueva normativa incorpora comunicaciones sobre estados como el rechazo y el pago efectivo, por lo que será necesario coordinar mejor facturación, compras y tesorería”, explica.
De ahí que aconseje no esperar a los últimos meses para iniciar los cambios. “Anticiparse permite distribuir el esfuerzo en el tiempo, realizar pruebas y evitar cuellos de botella a medida que se acerque la fecha límite”. Y termina con una advertencia para las empresas que todavía no han comenzado: “Demorar la preparación hasta los últimos meses supone tener un menor margen de maniobra”.
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