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La empresa eficiente: consejos para un buen uso de la tecnología en la empresa

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Optimización en oficina Hoy en día es de lo más normal encontrarnos rodeados de tecnología en nuestra empresa, ya sea esta una gran empresa o una PYME. Ordenadores, teléfonos móviles inteligentes, tablets, portátiles, impresoras, routers... Multitud de dispositivos conectados entre sí que contribuyen a ayudarnos en el día a día en nuestra empresa. ¿Y quién se encarga de controlar todo esto? Todo depende del tamaño de nuestra empresa y de las posibilidades que esta tenga.

Es muy común tener una empresa subcontratada a la cual llamar en caso de tener algún problema informático, pero dependiendo del tamaño de esta empresa podemos tener un informático que se encuentra en la misma empresa y que se encargue de solucionar cualquier problema que se pueda encontrar. O tal vez tengamos un teléfono al cual llamar y tengamos que esperar a que dicho informático venga a solucionar un problema cuando este se presenta, lo cual conlleva un retraso ya que debemos esperar.

Pero muchos problemas a los que nos podemos enfrentar en nuestra empresa vienen motivados por el hecho de una falta de conocimiento por parte del usuario. En una pequeña empresa, con un empresario o "jefe" de la vieja escuela, nos podemos encontrar con que la plantilla no tenga muchos conocimientos en lo que a informática se refiere. Esto es a todas luces, un serio hándicap. Eficiencia

Lo más primordial es reciclar tu plantilla

Si habéis trabajado en una empresa con empleados de edad media-alta, sabréis que al no estar acostumbrados a la tecnología, muchos no están familiarizados con el mundo de la informática y hay conceptos que se les escapan. Reciclar a esos empleados obligándoles a realizar cursillos básicos de ofimática y uso general de ordenadores puede ayudar a que aprendan conceptos que desconocían y sean más eficientes.

Para generaciones nacidas después del año 1976, la interactuacion con ordenadores en su día a día, les ha ayudado a asimilar conceptos de forma natural. La llamada generación "nintendo" ha contribuido a que asuman conceptos. Los sistemas operativos, ficheros, carpetas... son conceptos básicos hoy en día que para generaciones anteriores a este año no son familiares y por lo tanto suponen cierto lastre.

Centralizar servicios y dispositivos

Imagínate una empresa con 10 empleados, todos ellos necesitan en mayor o menor medida el uso de ordenadores. Imagínate 10 ordenadores, con sus archivos importantes, sus configuraciones, sus programas específicos ¿Donde está ese documento necesario o esa oferta primordial que te pide un cliente? ¿Quién la hizo? Centralizar algo tan básico como puede ser los archivos en un servidor o en un disco duro externo (el mismo para todos) puede ayudar a la hora de buscarlo.

Crear un ordenador "base" (denominado servidor) o un pequeño disco duro externo conectado en red (o un NAS) nos puede permitir crear 10 cuentas de usuario para que cada trabajador de nuestra empresa guarde los archivos importantes de su trabajo allí. De golpe y porrazo hemos pasado de tener 10 ordenadores a tener la información sensible de nuestra empresa concentrada en uno solo, con la evidente facilidad de tener copias de seguridad en ella.

No es necesario que todos los empleados tengan acceso total a todos los archivos, es mejor que tengan privilegios para guardar sus archivos específicos en un mismo lugar. Cualquier informático sabrá configurar algo así. Proteger la información se convertirá en una tarea mucho más sencilla. Recursos

Configura tus recursos correctamente

A lo ya hablado, las copias de seguridad, conviene recordar que centralizar las copias de seguridad de todos los dispositivos de la empresa, ya sean documentos importantes o la agenda telefónica de un Smartphone, es algo primordial para mantener un control exhaustivo sobre toda la información sensible de la empresa. Algo tan común como pueden ser las impresoras, si se dispone de más de una, conviene delimitar grupos de trabajo, sus necesidades y actuar de acorde a ello.

¿Quién necesita imprimir mucho, rápido pero no es importante la calidad? Para ellos la impresora en blanco y negro y láser. ¿Quién necesita imprimir trabajos "vistosos" con fotografías? Para ellos la impresora de tinta a color.

Cada empresa es un mundo, y es conveniente realizar un exhaustivo análisis para comprende las necesidades reales de la misma. Si se disponen de los recursos necesarios, sería conveniente contratar a una gestora que nos cuantifique las necesidades. Pero de no ser posible, una buena dosis de sentido común y comprensión de las necesidades ayuda, y mucho.

En Espacio WorkForce Pro | La importancia de elegir el papel adecuado para cada impresión

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