El chat es algo que siempre hemos tenido asociado a un aspecto lúdico, pero que sin embargo nos puede ayudar a mejorar la productividad y mejorar las comunicaciones si sabemos sacarles provecho en las empresas. Por eso hoy vamos a ofrecer tres consejos para ahorrar tiempo en las empresas a través del chat de grupo.
Se trata de mejorar la comunicación interna en la empresa, ámbito donde creo que se puede sacar mejor partido a esta opción de comunicación. Sobre todo en las empresas pequeñas, pero también en las de mayor tamaño siempre que acotemos en número de miembros de los participantes en el grupo para que sea manejable y no nos llegue a saturar.
La mejora de la productividad nos llega porque dedicamos menos tiempo a informarnos de qué está haciendo nuestro departamento. Para ello tenemos distintas opciones donde lo podemos utilizar de forma sencilla.
- Como complemento del correo electrónico evitando de esta manera que los hilos de correo se eternicen cuando tenemos que discutir algún aspecto, en el que cada uno tiene que dar su opinión, o nos informan de algún asunto y tenemos que confirmar, etc. Se trata de agilizar la comunicación y sobre todo la lectura, sin necesidad de tener que abrir los correos. Es importante que las conversaciones que mantengamos se puedan guardar, para tener un registro de por qué tomamos determinada decisión en un proyecto, por ejemplo.
- Como sustituto de las llamadas de móviles de manera que podamos tener un grupo coordinado de manera efectiva. Además puede suponer un ahorro importante en la factura. No es algo nuevo, muchas empresas utilizaban la mensajería de BlackBerry, pero ahora tenemos más opciones y multiplataforma, de manera que si tenemos teléfonos con tarifas de datos en nuestra organización puede ser una buena solución para ahorrar en las facturas, pero también para hacer que con un simple mensaje, se comunique una venta, que en almacén ya pueden ir preparando y en administración facturando, por ejemplo.
- Como complemento de la Intranet si disponemos de ella. En algunas empresas se utilizan para realizar peticiones al departamento de soporte técnico, pero también para solicitar días libres, vacaciones, etc. Sobre todo la parte que tiene que ver con la disponibilidad, aunque luego la petición y aprobación oficial se realice por otros conductos.
Estas son sólo algunas ideas que he visto poner en práctica en alguna empresa, pero las posibilidades que nos ofrece bien utilizado son realmente interesantes. Sobre todo por su agilidad en la comunicación. Y vosotros, ¿utilizáis el chat en vuestras empresas? ¿Veis útil esta herramienta para mejorar las comunicaciones internas?
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