Uno de los costes que hay que atacar en las empresas es el relativo a la impresión de documentos. Aquí por lo general nos encontramos con muchas alternativas y hoy vamos a ver qué es más rentable para la pyme, las soluciones de pago por uso o nuestra propia impresora.
El objetivo es lograr que el coste por copia impresa sea el más bajo posible. A esto le tendríamos que sumar una política de ahorro de número de copias impresas que haga que disminuya el coste total, no sólo teniendo en cuenta el número de páginas que hemos imprimido.
Me compro mi impresora
En este caso la empresa decide invertir en su propia impresora, lo que le obliga a realizar un desembolso mayor. A cambio la impresora tendrá una vida útil que podemos explotar sin importar cuantas copias hemos sacado. Puede ser una opción muy rentable si cuidamos bien la impresora y tenemos maña para retirar un atasco de papel, por ejemplo, sin que se queden restos en su interior.
Aquí tendríamos que sumar los costes de los consumibles, pero también del servicio técnico, que tendrá que actuar más a medida que la impresora va cumpliendo años y lleva un mayor número de páginas impresas en su historial. Por este motivo suele ser la opción elegida cuando la empresa tiene su propio servicio técnico.
Una forma de evitar que las impresoras de queden obsoletas así como tener que realizar un desembolso inicial fuerte es acudir a un modelo de renting, por el que pagamos una cantidad mensual por nuestra impresora y finalizado el contrato decidimos si nos la quedamos o buscamos otra más moderna.
Servicios de pago por copia realizada
Pagamos por página impresa una cantidad en función del tipo de impresora que hemos elegido. Las impresoras de gama más alta son las que tienen un coste más elevado, mientras que las más básicas tendrán un coste menor. También varía en función del número de páginas, aplicando descuentos a medida que el número de páginas impresas es mayor.
El mantenimiento y reparación de las impresoras corre por cuenta del prestador del servicio. Por lo general se dan dos tipos de contratos:
Con los consumibles incluidos donde además del mantenimiento nos facilitarán todos los consumibles de la impresora. Suele ser un poco más caro que el otro modelo,
Los consumibles los paga el cliente de manera que si se acaba el tóner de la impresora tenemos que adquirir uno nuevo. La ventaja de este modelo es que el coste por página es más bajo.
La ventaja de este modelo es que tenemos más o menos unos costes de impresión fijos, lo que nos permitirá no tener que hacer grandes inversiones iniciales, además de tener el mantenimiento de la máquina solucionado, lo que muchas veces es un ahorro si no tenemos servicio técnico propio.
Comparando costes entre ambos modelos
Cuanto más nos dure la impresora en buen estado más rentable es tenerla en propiedad
Para realizar esta comparación necesitamos saber de forma aproximada el número de impresiones que realizamos de forma anual. En el caso de coste por uso es muy sencillo porque solo tenemos que multiplicarlo por el coste de cada página.
En el caso de que hayamos adquirido nuestra propia impresora tendríamos que dividir el coste de la impresora entre cinco, poniendo que este sea su periodo de vida útil. A esto le tenemos que sumar los costes de los consumibles, y aquí prestar atención no sólo al tóner, sino también al kit de mantenimiento que necesitan muchas impresoras pasado un determinado número de copias, el fusor u otros elementos que se pueden considerar también fungibles por parte de la marca.
Por último tendríamos que sumarle un número de horas determinado de servicio técnico, que aumentará como hemos comentado a medida que la impresora sea más vieja. Aquí es interesante ver el tipo de empleados que tiene nuestra empresa, ya que en ocasiones puede hacer que este valor se dispare si no hacen un buen uso de la impresora.
En Tecnología Pyme | Tres opciones para reducir el coste de impresión en la empresa