Muchas son las soluciones que hay disponibles para tratar de integrar en una sóla herramienta todos los programas que habitualmente utilizamos en las empresas. Dentro de los programas de código libre de los que he estado viendo últimamente me ha llamado la atención Simple Groupware CMS, solución de gestión para pymes de código libre y que tiene una buena base para comenzar a cetralizar la organización de nuestra empresa.
Dispone de una amplia gama de opciones a la hora de centralizar la información y los procesos en la empresa, ayudándonos a gestionar correos, calendarios, contactos, gestión de documentos o sincronización de dispositivos móviles y correo a través de Funambol. El programa se controla a través de una sencilla interfaz web y está disponible en castellano.
Gestión de correo que gracias a Funambol podemos tenerlo perfectamente sincronizado entre nuestro cliente de escritorio corporativo, ya sea Outlook, Lotus Domino o Evolution o Thunderbird, además de en nuestros teléfonos móviles con acceso a internet, ya sea iPhone, BlackBerry o Windows Mobile. Esta opción también nos permitirá tener sincronizados calendarios o notas y es una de las opciones más interesantes que plantean en este gestor de contenidos.
Gestión documental que nos permite integrar hojas de cálculo similares en su formato a lo que sería una hoja de cálculo en Google Docs. En este sentido las organizaciones que hagan un uso avanzado de las hojas de cálculo deberían testear bien las funcionalidades de las mismas antes de ponerlo en producción. Además incorpora la opción de creación de Wikis que es muy interesante a la hora de trabajar proyectos y organizar la información interna de la empresa.
Gestión de proyectos con una herramienta especifica para este cometido, Projects, similar al MS Projects aunque estéticamente más limitado. Además la gestión que hace el programa de los eventos y los avisos a través de suscripciones RSS nos permitirán tener en todo momento un conocimiento de los cambios que se están realizando de forma muy sencilla.
Múltiples módulos para manejar toda la información de nuestras empresas, ya sean para reunir fotografías, tener organizado nuestros inventarios, o la realización de gráficos. En este sentido es de lo más completo que podemos encontrar, aunque quizás sea un poco básico en alguno de ellos, prácticamente tiene todo lo que podemos necesitar.
Gestión de usuarios y permisos con un panel de administración bastante sencillo e intuitivo. He de decir que la instalación básica es muy sencilla y se realiza de forma rápida. A la hora de administrar el módulo nos aparecen las opciones para ir creando usuarios que en función de los permisos que les atribuyamos tendrán distintos perfiles.
Personalización de las vistas para cada usuario, que puede elegir de qué manera quiere visualizar el árbol de carpetas o el tema por defecto que quiere tener en su vista particular. También nos permitirá elegir en función de nuestras necesidades que carpetas o vistas queremos ver en el árbol y cuales no.
Integración con bases de datos de distintos tipos. Prácticamente permite su instalación casi con cualquier base de datos, lo que no nos condicionará en su funcionamiento y adopción dependiendo de la tecnología que tengamos ya implantada en la empresa.
Dentro de las opciones en las que destaca es lo bien estructurada que tienen la información, ya sean manuales para usuario o para instalar Simple Groupware CMS. Tenemos manuales para la instalación tanto en sistemas Windows, ya sea para equipos de trabajo, como para servidor Windows Server 2008, como para sistemas Linux. Si nuestra empresa no dispone de servicio técnico propio lo recomendable es buscar una empresa de soporte que nos lo implante.
Todas las opciones realmente son muy útiles para hacernos un poco más sencilla y eficaz la gestión de nuestro negocio. Una de las cuestiones que quizás podemos echar en falta es la utilización de flujos de trabajo que permitan generar tareas automáticas una vez completada alguna acción. Por lo demás es una solución sencilla y completa a la hora de trabajar de forma centralizada y mejorar la productividad de nuestro negocio.
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