Cada vez el correo electrónico se ha vuelto más importante para las empresas hasta el punto de convertirse en un elemento indispensable hoy en día para el trabajo de muchas organizaciones. Por eso cuestiones que pueden parecer intrascendentes pueden hacernos perder muchas horas de trabajo a lo largo del año o ganar en productividad. Una de estas cuestiones es definir qué formato de texto utilizamos en los correos.
Es algo que toda organización debe imponer en la forma de trabajar de todos sus empleados. No se trata de la fuente, el tamaño o el color de los textos, sino que más bien nos toca decidir entre utilizar los mensajes con texto plano, con texto enriquecido o con HTML. Cada una de las opciones tiene sus ventajas e inconvenientes de manera que nos interesa profundizar un poco más en cada una de ellas.
Vamos a ver que nos aportan cada una de ellas:
Formato de texto plano donde sabemos que permanecerá inalterable y todos los usuarios que reciban el correo lo verán de la misma manera. La parte negativa es que no nos permite introducir destacados en negrita o darle a un correo la apariencia de un documento normal que abrimos con nuestro programa ofimático. Lo más parecido que tenemos en el escritorio es el blog de notas.
Formato de texto enriquecido que nos permite trabajar como si fuera un documento de texto de Word añadiendo negritas, listas desordenadas, etc. De esta forma si queremos utilizar los formatos para intentar remarcar nuestro mensaje o ayudar a su lectura podremos hacerlo de forma sencilla. Claro está que todos los dispositivos que tengan predefinido el texto plano como forma de recibir los mensajes se perderán todos estos matices. Además es un formato que fuera de los servidores de Exchange no todos saben interpretar y en muchos casos llegará un correo en texto plano con un archivo de datos winmail.dat que contiene las instrucciones para transformar este texto plano en enriquecido.
Formato HTML es el más rico de los tres y el que optan la mayoría puesto que incorpora al mensaje al mundo de la web y no hay problemas de lectura con otros servidores de correos distintos a Exchange. Se trata de mostrar nuestro mensaje en un contexto en el que se relacionan contenidos y adjuntos permitiendo que la exposición pueda desarrollarse de forma más clara. Como inconvenientes podemos decir que los mensajes en HTML ocupan más tamaño en su envío. Unos cuantos kb más multiplicados por 40 correos diarios, por 5 días a la semana por 50 empleados, por tres departamentos que van en copia, etc. el aumento de tráfico es considerable. Si el receptor no tiene activada la opción de recibir mensajes en HTML tendrá el archivo en texto plano, con los consiguientes inconvenientes.
Las mejores opciones son texto plano o HTML. Con el segundo si lo usamos en toda nuestra organización podemos usar las negritas, listas, etc. para tratar de hacer más comprensible y más claros nuestros mensajes, ahorrando con ello tiempo. A la vez lo que nunca debemos hacer es decir aquello de "os pongo mis comentarios a la propuesta en rojo para que ..." porque los destinatarios que tengan texto plano no tendrán este matiz.
Escribir correos con texto plano claros, y concisos es de lo más instructivo. Si aprendemos a hacerlo bien podemos ahorrar mucho tiempo y evitar malos entendidos por cuestiones de formatos. Sobre todo teniendo en cuenta que cada vez más la gente lee correos desde teléfonos móviles donde es más cómodo y rápido el texto plano. Igualmente la decisión que tomemos tenemos que hacerlo de forma unánime en toda la organización.
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