Compartir
Publicidad

OpenKM, gestor documental de código libre para la pyme

OpenKM, gestor documental de código libre para la pyme
0 Comentarios
Publicidad
Publicidad


Una de las cuestiones en las que podemos consumir más tiempo en todas las empresas es en la organización de la documentación que manejamos. Una buena organización nos ayudará a mantener un orden que nos ayudará a encontrar los documentos que necesitamos en cada momento de forma sencilla. Cuando esto no es suficiente tenemos que acudir a la ayuda de programas específicos para esta función OpenKM es un gestor documental de código libre para la pyme.

OpenKM es una aplicación Java J2EE que se ejecuta en un servidor de aplicaciones JBoss, y para la base de datos del repositorio podemos almacenarlo en MySQL, PostgreSQL, Oracle entre otras. Los requisitos de hardware para una empresa pequeñas con 25 usuarios y un repositorio entre 10 y 60 GB son de 1 GB de RAM, aunque para un mejor rendimiento recomiendan entre 2 y 4, un procesador Dual Core 2 o similar y un disco duro SATA entre 150 y 250 GB.

A medida que van aumentando el número de usuarios y el tamaño del repositorio aumentan las necesidades tanto del procesador, que puede llegar hasta un Quad Core como de la memoria hasta 4 GB o del tipo de disco que requerirá un SCSI para tener un mejor rendimiento, para más de 50 usuario y repositorios documentales de más de 150 GB. Soporta ficheros de OpenOffice.org, MS Excel, MS PowerPoint, MS Word, PDF, HTML, XML, TXT, RTF, JPEG EXIF and MP3 ID3. También se indexan ficheros TIFF cuando el motor de OCR esta configurado.

Funcionalidad de OpenKM


Notas de versiones con OpenKM

Una de las principales funcionalidades de OpenKM es la facilidad que tienen los usuarios para crear y compartir documentos de forma que estén accesibles por distintos grupos de trabajo. Además existe la posibilidad de revisar los documentos, dejar notas o configurar el flujo de trabajo asociado a los mismos, permitiendo automatizar distintas acciones.

Dispone de complementos para integrarlo con el paquete de MS Office, de manera que sea más práctico editar y trabajar con documentos e indexarlos directamente en el gestor documental. Están disponibles para Word, Excel, PowerPoint o Outlook. En este sentido quizás se hecha de menos un complemento similar para OpenOffice.

Otra de las opciones que nos son muy útiles es la subida masiva de documentos utilizando ficheros ZIP. A esta se unen otras que nos ayudan a ubicar los documentos de forma sencilla, como puede ser la selección de carpeta de inicio por defecto, la notificación de eventos por correo electrónico asociados a cambios en los documentos, o la creación de Tags y nube de Tags para buscar documentos asociados a un tag de manera más sencilla.

Integración con escáner de OpenKM

Para conseguir que se integre correctamente necesitamos un escáner TWAIN conectado al ordenador. Dispone de reconocimiento OCR extrayendo texto con soporte con diccionarios para inglés, francés, italiano, alemán, español y holandés. Desde la propia aplicación escanea y asegura el almacenamiento de todos los documentos en papel. Además permite la búsqueda de datos en TIFF

Flujos de trabajo y control de versiones


Flujos de trabajo OpenKM

Una de las características que podemos necesitar en un gestor documental y que OpenKM tiene bien resulta es el control de versiones. En este caso nos permite añadir comentarios a las versiones, acceder a las versiones anteriores de los documentos así como restaurarlas. También podemos compactar el histórico para liberar espacio en nuestro repositorio.

Es una de las cuestiones que si definimos bien se automatiza mucho la gestión documental de una empresa. Podemos proponer documentos para su revisión, aprobación o validación. Podemos asignar tareas a grupos o usuarios así como monitorizar el estado del cumplimiento de las mismas. Además podemos configurar envío de notificaciones por correo.

Dispone de una opción de Demo en castellano donde podremos comprobar de primera mano como funciona este software y si se adapta a nuestras necesidades. Además dispone de opción de soporte profesional, aunque en su página no especifican los precios de dichos servicios. Por otro lado tenemos a nuestra disposición una excelente documentación sobre su instalación, configuración y uso, una de las cosas que más nos facilitarán la tarea sobre todo al principio.

En definitiva una buena alternativa que podemos instalar en nuestra empresa para que nos ayude a organizar toda la gestión documental. Es interesante la integración que tiene con escáner y con MS Office, así como la posibilidad de creación de grupos de trabajo. Así mismo, también ayuda su integración con el Directorio Activo si estamos trabajando en dominios Windows. Es una aplicación que para los usuarios no será complicada de utilizar y sin embargo si les ayudará mucho a la hora de encontrar documentación.

Más Información | OpenKM
En Tecnología Pyme | Knowledge Tree, gestor documental para pymes

Temas
Publicidad
Comentarios cerrados
Publicidad
Publicidad
Inicio