Cuando hablamos de fugas de datos en las empresas muchas veces pensamos en la seguridad de los sistemas, no permitir que nuestros empleados utilicen los puertos USB para que no saquen datos y muchas veces nos olvidamos de lo más sencillo y por donde se producen gran parte de las fugas de datos en las empresas, las fotocopiadoras. Algo tan cotidiano como la fotocopiadora que no nos es ajena a ninguna empresa y que muchos empleados utilizan para llevarse listados de clientes a casa, papeles y más papeles.
Pero es que además tenemos que tener cuidado con algunos aspectos concretos relacionados con la capacidad de conexión de red de muchas de las impresoras más avanzadas. Escaneo, generación de ficheros pdf, etc. son algunas de las cuestiones que pueden hacer las fotocopiadoras hoy en día. Para ello disponen de una memoria interna que debemos borrar en el caso de que sustituyamos la impresora o salga de nuestras instalaciones para su reparación.
Durante una etapa de mi vida trabajaba en una empresa que reutilizaba las hojas para fotocopiar o imprimir, con lo cual listados o impresiones que habían salido mal se volvían a utilizar para imprimir por la otra cara. El problema es que muchos de estos documentos no eran de ámbito interno y luego se tenían que entregar a otros clientes que además de su información privada podían observar datos ajenos o simplemente de ámbito interno.
Hay que tener mucho cuidado con este aspecto puesto que además puede generar sanciones por parte de la Agencia de Protección de Datos además de la imagen que vamos dando de nuestra empresa. Está bien reciclar para ahorrar papel en el consumo interno que se haga de la oficina, pero debemos cuidar de que los documentos que entreguemos a los clientes no tengan más información que la imprescindible.
Igualmente tenemos que cuidar la información que sacan nuestros empleados de la empresa. No podemos exigir luego que tras haber sacado información de un cliente con datos personales esta no acabe en el cubo de basura o esparcida posteriormente por la calle. Hay que ser celosos en este tema. Las destructoras de papel comunes en las empresas son rara avis en los hogares y muchos no se molestan ni en romper las hojas.
Por lo tanto un control documental de la información que circula por nuestra empresa, de casa al trabajo, al coche, etc. Es algo difícil de conseguir en muchos casos, pero si los empleados saben que se produce este control se tomarán menos libertades a la hora de sacar alegremente documentos de la empresa con datos sensibles.
Vía | Ayuda Ley Protección de Datos
En Tecnología Pyme | Fuga de datos, infecciones de virus y correo electrónico
Imagen | Andres Rueda