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La elección de los sistemas de gestión de la empresa

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Una de las cuestiones fundamentales en muchas empresas es la elección de su sistema de gestión, el ERP o su CRM son sistemas que determinarán, para bien o para mal como evolucionará nuestra productividad en la empresa. La elección de los sistemas de gestión de la empresa es algo que no podemos tomarnos a la ligera.

Una mala elección hará que estemos incómodos dentro del "sistema". Esto repercutirá en el ánimo de nuestros empleados, en la relación que tendrán con las herramientas que ponemos a su disposición y en la dinámica general de la empresa. Si no conseguimos sentirnos cómodos con la herramienta empezarán a buscar atajos o vías secundarias, o lo que es peor, hojas de cálculo por todos lados duplicando información y sin actualizar.

Al final, hemos perdido una inversión y lo que es peor, estamos en la misma situación que antes de incluir el sistema de gestión integral en la empresa. Por lo tanto a la hora de elegir el sistema tendremos que tener varias cuestiones muy claras para que la herramienta central de nuestra organización nos quite trabajo en lugar de darnos más problemas.

  • ¿Buscamos una herramienta a medida o parametrizada? Es una de las elecciones que debemos tomar. Si la herramienta es programada a medida dependeremos en absoluto de la empresa que nos la cree, y de sus programadores para cualquier cuestión. En este sentido debemos asegurarnos que esta empresa haya realizado un buen trabajo anterior en otras empresas y que les avale una amplia experiencia.

  • ¿Sirven de algo las demos, o las pruebas de evaluación? Quizás para hacernos una idea general de como funciona el software, pero la verdad es que el departamento de contabilidad o el comercial rara vez prueban este tipo de software a fondo, que es la única manera que tenemos de ver si nos irá bien o no. Este tipo de ayudas hay que explotarlas a tope para tener una idea aproximada de lo que pueden ofrecernos y de esta manera poder plantearnos si adquirir la herramienta o no.

  • ¿Quién elige el software? Pues en este caso lo normal es que haya una recomendación por parte de alguno de los departamentos y después de un análisis entre todos los implicados se elija. Esto en el mejor de los casos, porque en muchos es directamente la gerencia la que determina la herramienta, lo cual no siempre es buena política porque en muchos casos no implicar a los trabajadores supone un problema.
  • Evaluemos varias alternativas. Muchas veces no podemos quedarnos con el primer software de este tipo que nos recomiendan o que hemos visto en otra empresa. Por lo general siempre nos venderán las ventajas de su adopción mientras que los inconvenientes quedarán ocultos. Si tenemos varios para evaluar podremos comparar ventajas e inconvenientes de unos y otros.

Es una decisión complicada que no tiene marcha atrás, por lo general, por lo que elegir un programa de este tipo bien o mal puede marcar el destino de nuestra empresa en los próximos años. Conozco empresas que realizaron una mala elección en su momento y desde un año después de su implantación ya están pensando en cambiar. Otras sin embargo no quieren ni cambiar de versión de ERP, aunque les indiquen que el soporte para el mismo ya caduca.

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