Hace unos años tener ordenadores en la empresa era signo de modernidad, trabajo eficaz y cómo las herramientas informáticas nos podían ayudar a mejorar los procesos productivos. Después llego Internet, y ya no bastaban los ordenadores, había que tener una conexión a la red para aprovechar las nuevas oportunidades de negocio. Pero ¿qué ocurre hoy en día? ¿Hasta que punto es digital tu empresa? Vamos a ofrecer cinco aspectos a evaluar para hacernos una idea de en qué punto nos encontramos.
Porque tenemos todavía muchos aspectos de mejora en las empresas. Algunos requieren de más inversión en tecnología, otros sólo en cambios de hábitos y forma de trabajar. Lo siento, pero ya no basta con el correo electrónico y el Office, de hecho estas herramientas se han convertido en un lastre en muchas ocasiones.
Cambiando los hábitos de trabajo
Muchas cuestiones no tienen que ver con la inversión, sino con aplicar métodos de trabajo más adecuados a las posibilidades que tenemos hoy en día.
- Cambio de hábitos que tienen más que ver con el hecho de ser o no nativos digitales. Imprimir un correo electrónico para enseñárselo a otra persona de la organización, pero también algo realizar una llamada para saber si alguien ha recibido un correo o mirar una página web todos juntos, en lugar de cada uno en su puesto de trabajo.
Trabajo colaborativo de manera que un mismo documento pueda ser editado por distintos usuarios al mismo tiempo, pero también un sistema de versiones documental adecuado que permita volver a versiones anteriores de forma cómoda. En este sentido una Intranet, flujos de trabajo que nos avisen de forma automática cuando un documento que nos interesa cambia son fundamentales.
Certificados digitales y firma electrónica que es algo que no requiere de grandes inversiones, sino más bien de un poco de formación y sin embargo nos ahorrará mucho tiempo al poder realizar múltiples trámites con administraciones sin necesidad de tener que desplazarnos. Cada día es más útil y tener un certificado digital de empresa imprescindible.
Invirtiendo en futuro para olvidarnos del papel
La factura electrónica es una de las asignaturas pendientes en muchas empresas. No se trata de gestionar la facturación a través de un programa informático, sino que hoy en día necesitamos una factura electrónica, olvidarnos del papel, tanto para las nuestras como las que recibimos de proveedores u otras empresas
El gestor documental para evitar el síndrome de Diógenes digital que sufren muchas organizaciones, que guardan todo tipo de datos inútiles, gigas y gigas de espacio ocupados por si acaso y donde realmente se hace complicado encontrar un documento o la mitad de ellos están duplicados o triplicados simplemente porque no contamos con la disciplina ni las herramientas adecuadas.
Seguro que muchos de vosotros echáis en falta muchas cuestiones. Estas son solo la punta del iceberg, pero no nos podemos olvidar de aspectos como movilidad, virtualización o trabajo en la nube, que son tendencias cada vez más claras en las empresas para trabajar desde donde quieras, pero también desde cualquier dispositivo. ¿Qué más echáis de menos en la empresa digital?
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