Una de las cosas más tediosas después al finalizar un viaje de empresa es ponernos a organizar los informes de gastos, buscar los recibos, organizarlos por fechas comprobar que no se nos olvida nada, etc. Un tiempo que no nos ayuda a ser más productivos. Para tratar de paliar esta cuestión Evernote se integra con Expensify creando una buena solución para realizar los informes de gastos de viaje de una forma muy cómoda.
Se trata de aprovechar la facilidad y la costumbre que tenemos de tomar notas con Evernote, para añadir las imágenes de los recibos con los gastos que nos ha generado el viaje. Esta opción que muchos de los usuarios ya utilizaban para capturar imágenes desde sus móviles con Evernote y tener una copia de seguridad de sus recibos, se mejora ahora al integrarse con Expensify.
Integración de Evernote y Expensify
Para unir nuestras dos cuentas, o si no tenemos creada cuenta de Expensify, sólo tenemos que ir a la galería de aplicaciones de Evernote, Evernote Trunk y buscar Expensify. A partir de aquí nos dará un pequeño resumen de la funcionalidad del producto y nos enlazará a la página de Expensify donde podremos ligar nuestra cuenta con la de Evernote, si ya tenemos cuenta en Expensify o si no crear una.
Tras finalizar este paso nos creará automáticamente una libreta llamada Expensify donde podemos añadir todas las fotos de los recibos que hemos tomado durante el viaje de empresa, y que nos ayudará a crear posteriormente un informe de gastos de la manera más cómoda. Lo que ganamos con esta opción es tener integradas todas nuestras notas con Evernote, dado que Expensify también dispone de una aplicación para móviles que nos da más funcionalidad para la creación de los informes de gastos.
Creando el informe de gastos con Expensify
Una vez que tenemos el recibo de gasto capturado en Evernote automáticamente se nos añadirá como gasto a nuestra cuenta de Expensify. El paso siguiente es escanear dicho recibo para que podamos operar con él. Esta es la parte que está menos conseguida a mi juicio, porque aunque el escáner es bastante fiable y no me ha dado ningún problemas con recibos de varios días en la cartera si es cierto que tarda mucho en escanear los recibos.
El siguiente paso es ir añadiendo los gastos o ingresos, en caso de tenerlos a un informe, de manera que va sumando los gastos, los vamos catalogando por categorías o si es necesario añadiendo etiquetas. La ventaja es que el escaneo de los recibos nos añade, la fecha de emisión, el lugar donde se realizó el pago, la empresa a la que se realiza o el local donde comimos ese día.
La idea es ir añadiendo todos los gastos que tengamos en un viaje para luego crear un informe de los mismos que nos añadirá las imágenes de los recibos escaneados y después nos los imprime en PDF. Este informe lo podemos enviar por correo al departamento correspondiente, para lo cual nos incluye directamente la opción desde la propio servicio de Expensify.
La aplicación web nos permite trabajar de forma cómoda y además añade funcionalidades que nos ayudarán a introducir los gastos de kilometraje, o recoger los datos de gastos de la tarjeta de crédito que nosotros decidamos. De esta manera tenemos una aplicación que nos permite ahorrar mucho tiempo y sobre todo tener cada viaje bien acotado. Aunque lo cierto es que trabajar en millas es un poco incómodo, la función es útil.
En caso de querer implantar Expensify en una empresa podemos hacerlo de manera que la empresa y dos usuarios son gratuitos y a partir de aquí nos facturan 3,75 euros por usuario y mes. Un precio que puede ser asumible si esto significa que el departamento de contabilidad va a tener mucho menos trabajo y podemos olvidarnos del papel a la hora de conservar los recibos.
Conclusiones
Lo cierto es que es cómodo trabajar con esta aplicación, ya sea integrada en Evernote o si la utilizamos sin esta aplicación podemos hacerlo sin necesidad de tener un teléfono móvil con tarifa de datos. Nos bastará ir tomando las fotos de los recibos para luego conectar el móvil al ordenador y escanearlas y pasar todos los gastos. Eso si, es recomendable hacerlo antes de que se deteriore el recibo si no queremos tener problemas luego a la hora de leer el mismo. De todas formas siempre podremos añadirlo a mano.
Por lo que respecta a su uso conjunto con Evernote sólo le pondremos un pero. La sincronización no es recíproca. Es decir, si decidimos descargar la app de Expensify y hacemos la foto y escaneamos el recibo con ella no la tendremos como nota en Evernote, mientras que si lo hacemos la contrario, estará disponible en las dos aplicaciones.
Para los autónomos es sin duda de gran utilidad. La parte más floja que le veo es lo mucho que tarda en escanear un recibo y lo orientada que está al mercado de Estados Unidos, con las unidades de medida en millas, por ejemplo. Pero también falta quizás un desglose de impuestos que podamos añadir a los recibos, que muchos pueden necesitar. Por lo demás lo cierto es que es muy útil para aquellos que tienen que reportar gastos de datos.
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