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El ahorro de adoptar Google Docs en la empresa

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Una de las opciones que tienen muchas empresas a la hora de trabajar de forma descentralizada y colaborativa es utilizar Google Apps, y con ello acceso a Google Docs. Se trata de manejar de forma más eficiente la tecnología para tener un beneficio en la productividad y sobre todo obtener un mejor rendimiento de nuestra inversión en tecnología. El ahorro de adoptar Google Docs en la empresa puede ser sustancial, pero puede que no sea tan grande como la propia compañía nos quiere hacer ver.

Google nos ha propuesto una calculadora que nos permitirá evaluar en qué medida podemos ahorrar con nuestro paso a la nube con las herramientas de Google. La verdad es que han hecho un buen trabajo de marketing, merece la pena probar en que medida ahorramos con Google Docs y ver en qué puntos hace énfasis sobre las ventajas de su modelo sobre el tradicional.

Pero creo que se les olvidan un par de detalles. En primer lugar sería necesario redimensionar la estructura de las comunicaciones de la empresa, a poco grande que sea. Lo habitual es dimensionar una estructura de comunicaciones en un rango de 80/20. Es decir, el 80% del tráfico se moverá a nivel interno y el 20% saldrá al exterior. En este sentido cobran más importancia los elementos como switch que el router, puesto que los que más trabajan son los que gestionan la red en el ámbito interno.

La adopción de Google Apps supone cambiar drásticamente esta ratio, del rango de 20/80, o quizás un poco menos. La cuestión es que ahora para enviar un correo al compañero que tengo al lado el tráfico saldrá de mi red y se irá al servidor de Google que se preocupará de su entrega de vuelta a mi organización. Es el router el elemento que más trabaja, perdiendo importancia el Switch en la gestión de la red.

A esto hay que sumar la importancia de los accesos a internet. Si antes con una ratio 80/20 podíamos permitirnos tener una velocidad de línea X, ahora necesitaremos mucho más ancho de banda para poder trabajar adecuadamente. En este sentido no será tan importante la velocidad de descarga como la velocidad de subida, puesto que si queremos llevar documentos a la nube, nos interesa tener una capacidad de subida que no nos merme la productividad. Y esto en nuestro país, donde lo normal es el ADSL, la velocidad de subida es escasa y cara, salvo algunas excepciones.

Por último, las líneas de respaldo de las comunicaciones serán ahora obligadas. Si antes con un corte de línea perdíamos un 20% de nuestra capacidad operativa, ahora si tenemos un fallo de comunicaciones perderemos un 80%, lo cual nos obliga si o sí a tener líneas de respaldo disponible, a ser posible de distinta tecnología de la que utilizamos y que vaya por distinta canalización externa.

Estas consideraciones son válidas para todos los modelos de SaaS y tendrán más o menos importancia en la medida en que nuestra empresa dependa de estos modelos de negocio. Google Apps es una gran opción para trabajar, pero hay que considerar muy bien a qué empresas les puede venir bien y a qué empresas este modelo de negocio todavía nos les es conveniente. De todas formas creo que en Google están realizando un gran trabajo en este sentido y abriendo brecha en mercados que hasta ahora estaban totalmente dominados por las opciones tradicionales.

Vídeo | YouTube
Más Información | Calculadora Google
En Tecnología Pyme | Google Apps Marketplace, repositorio de software

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