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Dónde guardar la información en la empresa

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Una de las cuestiones sensibles a la hora de trabajar en las empresas, y sobre hay que realizar una labor de evangelización continua con los usuarios es indicarles dónde guardar la información en la empresa. Seguro que muchos de vosotros tenéis la respuesta lógica, pues dónde va a ser, en las carpetas de las que hacemos copia de seguridad.

Por lo general esta es la política más adecuada pero muchas veces, más de las deseadas lo usuarios acaban por incumplir estas recomendaciones de seguridad y acaban por guardar los documentos sobre los que trabajan en su equipo local. El riesgo que esto conlleva es que ante cualquier fallo del disco duro o del sistema se pierde dicha información.

Existen para este caso dos políticas que debemos llevar a cabo:

  • Particiones en el disco duro, donde existe una partición de datos que si tenemos que formatear el sistema no tenemos que tocar y por lo tanto mantenemos los datos de forma más segura que si no realizamos esta tarea. Es recomendable que las carpetas de Mis Documentos apunten a esta unidad, para que tampoco se pierdan los datos. El problema de este sistema es que no está centralizado, lo que complica la ejecución de la copia de seguridad.
  • Carpetas asociadas al perfil del usuario que se mapean cuando el usuario se identifica como unidades de red. Es la opción más limpia, donde el usuario tiene una carpeta personal, que se puede guardar en el servidor de manera que realizar la copia de seguridad sobre las mismas es mucho más sencillo. Es la mejor opción para salvaguardar los datos. El problema es que los usuarios saturen el sistema, pero en este caso la solución sería implantar cuota de espacio en las carpetas.

En ambos casos el principal problema es concienciar al usuario de la importancia de guardar los documentos importantes de forma centralizada para poder realizar copias de seguridad. Luego, revisando estas carpetas de usuarios nos llevamos sorpresas viendo como hay presentaciones PowerPoint que nada atañen al trabajo o copias de fotografías privadas. Tal vez habría que concienciar en primer lugar, de qué documentos son importantes y cuáles son accesorios.

En Tecnología Pyme | La planificación de las copias de seguridad

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