Cuando una buena organización de los documentos no nos basta para que nuestra empresa pueda trabajar de forma adecuada es el momento de pensar en un gestor documental. En estos casos tenemos muchas opciones para elegir. Cuando consideramos un gestor documental conseguir una solución escalable es básico. Una alternativa que tenemos disponible para distintos tamaños de empresas es Athento, que dispone de soluciones SaaS para la gestión documental escalables.
Porque dispone de soluciones desde 19 euros al mes por usuario con 50 GB de espacio por usuario. A partir de aquí podemos ir añadiendo usuarios, en la versión Team, con un máximo de 15. Si necesitamos más tenemos que pasar a la versión Company desde 259 € al mes, con 500 GB de espacio para la gestión documental y hasta 100 usuarios. La otra opción es contratar la versión Entreprise, que ya no es bajo modalidad SaaS y que parte de los 14.000 €, pero que a la larga puede ser más rentable.
Entre las cuestiones que destacan de esta solución está el etiquetado automático de los documentos, que aseguran que consigue un 98% de acierto en el etiquetado de los mismos, lo que luego supone una gran ayuda a la hora de encontrar los documentos, pero también para definir los flujos de trabajo que nos permite la solución.
Los documentos se pueden editar online con la ayuda de Google Docs, pero también se integra con MS Office. También facilita las notificaciones y avisos, crear versiones de documentos, así como un historial de los cambios realizados por cada usuario. A la vez permite integrar la firma electrónica con el gestor documental, algo que puede ser de gran ayuda.
Una de las cuestiones interesantes es que permite realizar búsquedas dentro de los documentos aunque sean imágenes. Esto es importante para buscar en documentos que hayan sido escaneados, puesto que no sólo vamos a guardar documentos que hemos creado nosotros, sino también aquellos que otras empresas o proveedores nos facilitan.
Aunque puede parecer una solución costosa de implantar en la empresa, lo cierto es que el tipo de organizaciones que piensan en un gestor documental son aquellas que tienen un problema grave para la gestión. En estos casos, la mejora que supone implantar un servicio como éste devuelve la inversión con una mejora de la productividad, pero también en el ahorro de administración del almacenamiento.
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