La semana pasada vimos como las listas de tareas eran el primer paso que podíamos dar para mejorar nuestra productividad personal. Pero la mayoría de las veces junto con la tarea a realizar necesitamos información, documentos adjuntos, páginas web que nos la ofrecen, fotografías, etc. Por eso en nuestro camino para mejorar la productividad personal hoy vamos a ver cómo nos ayudan las aplicaciones de notas a mejorar nuestra productividad personal.
Voy a comentar fundamentalmente cuatro aplicaciones para recopilar información de distintas formas como son Evernote, One Note, Keep y SpringPad, aunque podríamos añadir alguna más como Remember the Milk o alguna más el caso es que creo que estas resumen lo mejor que podemos encontrar en el sector, cada una de ellas con sus puntos fuertes y sus inconvenientes.
¿Cómo nos ayudan las aplicaciones de notas a ser más productivos?
Mostramos distintas aplicaciones con el objetivo de anotar aquí las tareas que teníamos pendientes y de esta forma tener claro el trabajo que nos quedaba por hacer. Pero también quitarnos de la cabeza esta tarea pendiente que nos estamos obligando a recordar y que nos resta concentración. Lo mismo podríamos aplicar a las aplicaciones de notas.
El objetivo de este tipo de aplicaciones es tener un lugar centralizado donde guardar toda la información. Podemos crear notas a través de la grabadora del teléfono como notas de voz, pero también creamos notas con fotografías que hacemos desde el smartphone, documentos adjuntos que guardamos en nuestro gestor de notas, correos que reenviamos a la libreta de notas para tener información a mano, o una página web que nos será útil para un proyecto que tenemos en mente.
Es importante, por lo menos para mi, que se puedan organizar las notas de manera eficaz, ya sea organizada por libretas, proyectos o espacios, que se puedan añadir etiquetas y también recordatorios, de forma que si la nota va asociada a una tarea que tenemos que hacer en un plazo determinado no se nos pase por alto.
Por último un aspecto muy útil es que las notas puedan incluir casillas de verificación, ya que muchas veces utilizamos la información que tenemos en una nota pero tenemos que hacer distintas cosas con ella. Por ejemplo, un cliente nos pide un presupuesto, donde tenemos que pasar primero que pasar a ver al cliente y verificar lo que nos pide, tomar medidas, etc. elaborar el presupuesto y pasárselo por correo y después hacer un seguimiento al cabo de los días para ver si le interesa. En cada acción se puede utilizar una de estas casillas de verificación que iremos marcando como realizada, pero toda la información la tenemos a mano asociada a esta nota.
Por supuesto hoy en día no se concibe una herramienta de este tipo que no tenga una buena aplicación para smartphones. que se han convertido en las navajas suizas de los profesionales de nuestro tiempo, y nos sirven un poco para todo y en este caso nos serán de gran ayuda para recoger información sobre todo cuando estamos fuera de nuestro puesto de trabajo.
Evernote, OneNote, SpringPad y Keep frente a frente, ¿con qué aplicación me quedo?
Es complicado elegir entre una u otra aplicación de notas o decir cual es la mejor. Depende mucho de nuestro sector profesional en el que estamos, si trabajamos más en la calle o en una oficina o si nos movemos entre distintos equipos o siempre con el mismo. Pero también la forma que tenemos de usar las notas, ya sea como cuaderno de notas o a modo de recordatorio o post-it.
Reconozco que soy fan incondicional de Evernote. Es la aplicación de notas que utilizo por defecto y una de las más completas que he probado. Se organiza en función de distintas libretas que podemos crear y entre sus grandes virtudes yo destacaría la facilidad para capturar información, organizarlas y mantenerla accesible desde distintos dispositivos y plataformas. Por contra, hay muchos usuarios que no acaban de cogerle el punto, aunque la mayoría de la gente que la utiliza acaba hablando maravillas de ella y convirtiéndose en algo imprescindible en su trabajo, tanto como para pasarse a planes de pago, ya sean individuales o de grupo.
OneNote es otra magnífica aplicación para recoger notas, ahora multiplataforma y con aplicaciones para distintos tipos de dispositivos. Lo mejor es un integración con el resto de la familia de productos de Microsoft o su uso en empresas o la gran facilidad para compartir notas o encontrar la información que buscamos sólo con escribir una palabra clave o frase. Además sincroniza el teléfono con las notas de trabajo almacenadas en sitios de SharePoint Online.
SpringPad es la aplicación perfecta para organizar nuestras notas de forma visual. Este es su gran valor y donde más destaca, ya que las notas se organizan como un gran tablero a modo de pizarra donde vamos pegando nuestras notas, de forma que el conjungo global es muy visual y ayuda mucho a trabajar de forma rápida. Es ideal si tenemos un pantalla de gran tamaño para su visualización. Como puntos débiles le fallan las aplicaciones de escritorio, que tanto Evernote como OneNote tiene disponibles.
Keep es la aplicación de notas de Google y sinceramente no está a la altura de las anteriores. Sólo la recomendaría a modo de notas simples, estilo post-it, que con su función de recordatorios y la posibilidad de añadir listas de verificación puede ser de utilidad a aquellos que quieran utilizar las notas de forma semejante a las notas adhesivas con un formato enriquecido y siempre accesible desde la web.
Podemos utilizar las aplicaciones de notas también como listas de tareas, al igual que las listas muchas veces incluyen la funcionalidad de añadir archivos, notas, etc. Pero no tienen por qué ser excluyentes y se pueden complementar perfectamente. Tengo una aplicación muy sencilla de lista de tareas y mi libreta de notas donde tendré toda la información necesaria para ejecutar dicha tarea.
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