Entiendo que no todo el mundo tiene la infraestructura necesaria para realizar una videoconferencia o una video llamada con la calidad profesional que podemos tener en una sala de reuniones de una empresa. Pero lo cierto es que si tenemos los elementos básicos que técnicamente hacen posible esta comunicación. Pero nos faltan conocimientos y acabaremos la pandemia y no habremos aprendido a hacer videoconferencias.

La primera cuestión básica es con qué equipo la vamos a realizar. Lo habitual es utilizar un smartphone o un portátil. Las cámaras web que estaban en desuso se han empezado a incorporar a muchos puestos de teletrabajo. Hay que tener en cuenta qué calidad nos ofrece nuestra cámara para poder capturar las imágenes con un mínimo de calidad.

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Cuidar los detalles para mejorar la comunicación

Es importante tener en cuenta en qué posición vamos a situar la cámara. Basta ya de poner la cámara muy baja y enfocar techos. Si tenemos un portátil, bastará situarlo algo más elevado sobre un par de libros para que quede un poco más alto y el ángulo de cámara sea más natural. Con una webcam, al acoplarse a la pantalla del ordenador suele ya quedar en un buen ángulo.

Con los móviles es más problemático, pero tenemos trípodes muy económicos que podemos adquirir para luego situar el smartphone correctamente. Pero igualmente podemos hacernos un soporte casero con unos cuantos libros y un tope para apoyar el móvil y que quede bien ubicada la cámara.

Hay que buscar la estancia adecuada, que tenga una buena iluminación, mejor si es natural, y que no nos de el sol directamente para que no haya claroscuros. Si vamos a utilizar portátil o smartphone, deberemos tener una buena cobertura WiFi. No hay nada peor que estar en un lugar de la casa con mala señal y que se corte o se produzcan retardos.

Por último, esta el sonido. En esta cuestión si parece que hemos avanzado. Unos auriculares con micrófono, ya sean de diadema o de los más discretos nos ayudarán a no tener que gritar para que nos oigan y sobre todo, que los vecinos no tengan que ser partícipes de nuestras conversaciones laborales.

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Tengo una videollamada de Hacienda, ¿qué hago?

También es interesante si no estamos solos en casa avisar al resto de la familia de que vamos a realizar la video llamada. Los ruidos en otras habitaciones o en la propia desde la que nosotros estamos es fácil que se capten por el micrófono y distorsionen la comunicación.

Si ya encontramos un lugar donde el fondo que tenemos detrás esté más o menos arreglado, acabamos por redondear todo el conjunto. No se trata como he comentado antes de tener una sala de videoconferencia como podemos tener en la empresa, sino más bien de cuidar un mínimo los detalles para que la comunicación sea más fluida, que al fin y al cabo es de lo que se trata.

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El coronavirus ha traído distancia y alejamiento en todos los ámbitos. En todo caso, muchas empresas son novatas en cuanto a reuniones virtuales se trata. Por ello, es importante gestionar el tiempo y no trasladar una reunión física a las pantallas. No queremos aburrir ni que los asistentes desconecten aun estando presentes. Hay que practicar la empatía, una reunión virtual agota más que una presencial.

Mantener una reunión virtual no es fácil, entre otras, razones por falta de experiencia en este tipo de prácticas. Pero desde marzo que comenzó el confinamiento, lo lógico es que las empresas ya estén preparadas para afrontar esta herramienta que potencia la cercanía con sus colaboradores.

La puntualidad es fundamental en una reunión virtual

Seamos sinceros, una reunión de este calibre no suele ser algo que deseemos experimentar. A no ser que el equipo sea pequeño y haya una relación sana. Si el encuentro está programado a las 10 h, seamos puntuales, esas personas que están detrás de la pantalla tienen una vida, compromisos y preguntas.

Si se retrasa, es probable que desde el minuto uno los asistentes pierdan el interés. Una cosa son los problemas técnicos y otra muy diferente, pensar que una reunión de 2 ó 3 horas, puede permitirse un retraso. Obviamente, esa extensión no es la aconsejable.

Una reunión virtual, cuanto más breve más productiva

A todos nos ha pasado en alguna ocasión. Asistimos a una reunión donde una o dos personas, creen que hablan mejor que el resto y se dedican a acaparar la conversación. En esos casos, es una experiencia negativa por la falta de productividad y por la mala imagen que se da en cuanto a organización del evento.

En las virtuales sucede lo mismo. Este tipo de encuentros deben ser más reducidos que los presenciales, sobre todo para evitar las distracciones. Convocar sólo a las personas que se consideren necesarias para el tema a tratar. Un tema que debe estar claro y bien definido antes de comenzar.

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Invitar a más de diez personas a una videoconferencia, un error

No estamos en el colegio ni hemos vuelto a la época en la que no existían estas herramientas para comunicarnos. Pretender que una reunión sea una clase donde un experto habla y los demás asienten, es un fallo. El objetivo de esta herramienta es el de la escucha activa y el que todos puedan participar.

Cuando una reunión supera un número lógico de asistentes, la comunicación no fluye y al final el propósito de mantener una excelente relación, se puede dar la vuelta y convertirse en una pesadilla donde además, el lenguaje no verbal es visto por todos los miembros.

Otra cuestión importante es la de avisar a los presentes de que la reunión va a ser grabada, puesto que se necesita su consentimiento. Este gesto, si es aceptado, puede servir para mejorar el siguiente encuentro.

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Pedir la opinión de los participantes, sinónimo de éxito en el encuentro virtual

Es importante conocer la opinión de los que participan en este tipo de encuentros para hacerlos más efectivos. Tener claro que no se trata de una conferencia y sí de una reunión donde anunciar una noticia o simplemente, mejorar el compromiso con la empresa.

Si nos limitamos a hablar pero los asistentes no, el objetivo de la reunión será nulo. ¿Acaso no nos importa lo que piensan en estos momentos de incertidumbre? Abordar los temas de manera clara y, a la vez, ser capaz de escuchar opiniones contrarias o aportaciones positivas es el fin de cualquier encuentro.

A modo de conclusión, resaltaría como puntos fuertes:

1. Avisar con tiempo a los asistentes.
2. Tratar 2 ó 3 temas.
3. No invitar a más de 10 personas.
4. No convertir la reunión en una conferencia.

Si el teletrabajo está implantado en tu organización, no abuses de las videoconferencias puesto que el trabajador ya pasa horas frente a la pantalla. El tono debe ser ameno, ágil y sobre todo con una intención: escuchar a los presentes.

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Que las videollamadas han sido uno de los medios más utilizados para agilizar las comunicaciones en las empresas durante el confinamiento y para unir equipos que entonces no compartían oficina. Pero también muchos han visto la oportunidad de utilizarlos para otras cuestiones. Este es el caso del despido por videoconferencia, una forma de utilizar la tecnología para ajustar plantillas.

El problema es que la comunicación del despido tiene que realizarse cumpliendo con unos requisitos formales que garantizan la defensa del trabajador en caso de querer recurrir el mismo. Es imprescindible que el despido se comunique por escrito, que se argumenten los motivos del mismo y que conste la fecha desde la cual es efectivo.

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Tengo una videollamada de Hacienda, ¿qué hago?

Y esta comunicación se debe hacer de forma fehaciente. Normalmente se solicita al empleado que firme el comunicado de despido y se le entrega una copia. Si no está presente, el medio más habitual para asegurarse del no repudio es el uso del burofax. Si no se cumple es muy sencillo que el recurso en caso de llegar a los Tribunales declare despido nulo.

No es la primera vez que el uso de la tecnología no cumple con estos requisitos formales. En alguna ocasión el despido comunicado por WhatsApp ha sido recurrido con éxito. Una cuestión bien distinta es que esta tecnología se utilice para una comunicación verbal, que no exime de la posterior formal por escrito.

Es una forma de tratar de humanizar, en la medida de lo posible dadas las condiciones de distanciamiento en muchas empresas, el trance del despido. La simple comunicación por escrito es algo fría, un mero formalismo con el que parece que el trabajador no importa nada. Y no siempre es así.

Una cuestión diferente es si se graba la videoconferencia, para lo cual se necesita un consentimiento explícito del trabajador. Aquí ya si existe un elemento probatorio de la comunicación verbal, algo que puede ayudar a resolver litigios en caso de que el empleado busque alguna argucia para tratar de evitar este despido. Por eso la comunicación por escrito tiene que ser prácticamente simultánea a la verbal, sea presencia o por videoconferencia.

Uno de los cambios significativos aprobados para adaptarnos a trabajar con movilidad reducida ha sido en la Agencia Tributaria. El pasado día 17 de junio se publicaba en el BOE la posibilidad de realizar inspecciones fiscales por videoconferencia. Se puede dar el caso de tener una videollamada de Hacienda y no sabemos qué debemos hacer.

Hay que tener en cuenta que no deja de ser una inspección, que sería igual a efectos prácticos que si nos llaman para acudir a sus oficinas porque han realizado una complementaria y no cuadra con nuestra declaración en algún aspecto o si acuden a nuestros negocios en una visita sorpresa.

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En este sentido el decreto especifica que:

Las actuaciones de la Administración y de los obligados tributarios en los procedimientos de aplicación de los tributos podrán realizarse a través de sistemas digitales que, mediante la videoconferencia u otro sistema similar, permitan la comunicación bidireccional y simultánea de imagen y sonido, la interacción visual, auditiva y verbal entre los obligados tributarios y el órgano actuante, y garanticen la transmisión y recepción seguras de los documentos que, en su caso, recojan el resultado de las actuaciones realizadas, asegurando su autoría, autenticidad e integridad.

La utilización de estos sistemas se producirá cuando lo determine la Administración Tributaria y requerirá la conformidad del obligado tributario en relación con su uso y con la fecha y hora de su desarrollo

Lo cierto es que podemos negarnos a que nos realicen la inspección por videollamada, pero esto no interrumpirá las acciones de Hacienda, sino que simplemente nos enviarán un requerimiento para que acudamos a sus oficinas o se personarán en nuestra empresa. Lo que si está claro es que la fecha ya la hora de la inspección por medios telemáticos tiene que ser acordada con el contribuyente.

Pero también es necesario tener a punto el equipamiento necesario. No todas las empresas tienen portátiles que tengan cámara web. Además hay que descargar el programa Zoom, que es el que utiliza la Agencia Tributaria y comprobar a nivel técnico que todo funciona adecuadamente, no solo la imagen, también el sonido. Y muchas pequeñas empresas y autónomos tienen un ordenador de sobremesa básico sin capacidad para realizar estas videoconferencias.

Se puede realizar desde un móvil, pero hay que tener en cuenta que Hacienda nos puede requerir el envío de documentación. Por eso es más práctico hacerlo desde un ordenador que tenga acceso a todos los documentos y archivos que podamos necesitar en un momento dado.

Lo cierto es que este apoyo en la tecnología vuelve a cargar de responsabilidades a empresas y autónomos que en la mayoría de los casos no se negarán a realizar este tipo de inspección simplemente por no ponerse en contra a los inspectores. Lo ideal es probar bien todo el sistema de videoconferencia para llegado el momento no ponernos nerviosos porque nos falla el sonido o no tenemos vídeo.

Las distancias no existen hoy día. Pero no siempre la ubicación del cliente de la pyme es la razón por la que debemos emplear una videollamada, también es una forma de ahorrar tiempo (desplazamientos, etc.)

Pero al igual que en las reuniones físicas, lo importante es no perder el norte, es decir, no convertir una videollamada en una charla con amigos. Antes de iniciar la reunión es conveniente anotar los puntos a tratar.

7 ventajas de utilizar las videollamadas

1. Mejora en los costes. Como comentábamos en el inicio, los desplazamientos, los saludos, el acomodarse antes de dar inicio una reunión conlleva una pérdida de tiempo, y hay que sumar el viaje de vuelta ¿y si invertir esas horas al final no ha servido de nada?

2.Evita el aislamiento si se trabaja desde casa (caso de autónomos y emprendedores) Una forma de conocer mejor a tus clientes es mantener una conversación 'en persona' aunque os separe una pantalla, puesto que los gestos, la voz y la mirada darán más información que una llamada.

3.Conocer mejor el proyecto que propone el cliente. A veces, no basta con un intercambio de impresiones, y se necesita mantener varias conversaciones para entender qué quiere o qué busca nuestro cliente, una videollamada es la solución.

4.Ampliar la cartera de clientes. Otra ventaja de las videollamadas es poder cerrar tratos con personas en otros puntos del mapa. Algo impensable o más complicado antes de contar con esta herramienta que permite tener una comunicación fluida.

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5.Grabar las videollamadas. Algunas herramientas cuentan con la opción de grabar las reuniones, lo cual resulta útil cuando por cualquier circunstancia no ha quedado claro un concepto, siempre se puede revisar el contenido.

6. Mayor efectividad. La razón es simple, en una reunión de estas características pueden asistir un número mayor de personas y el espacio por ejemplo no es un problema.

7.Compartir archivos. En el momento de la reunión tal vez no sea adecuado que el cliente se detenga a leer algunos cambios, o puede que se los comentemos y quiera revisarlos después, esta herramienta permite enviar documentos que sean de interés para él.

En definitiva, las videollamadas, acercan a las personas y permiten a las pymes ampliar su cartera de clientes y mantener un contacto más directo y cercano con algunos que se encuentren lejos. Todo son ventajas.

Imagen|Pixabay

Cuando contratamos banda ancha en la empresa en muchos casos no sabemos muy bien la utilidad que le vamos a dar más allá de tener conexión al exterior. Por eso vamos a ver siete formas de sacarle partido a la conexión de internet en la empresa. Porque no se trata de asumir la conexión como un gasto, sino como una inversión que nos ofrece nuevas oportunidades de negocio.

Más allá de tener internet como una herramienta de trabajo, que nos facilita el uso de cuestiones básicas hoy en día como el correo electrónico o cantidad de información que necesitamos en el día a día de la empresa o cumplir con nuestras obligaciones con la administración, que nos hace que tengamos que presentarlo telemáticamente.

Internet en la empresa, así recuperamos la inversión

Vamos a ver algunas de las formas que tenemos para recuperar la inversión realizada:

• Conexión desde el hogar a la empresa, ya sea como una forma de teletrabajo que podemos ofrecer a los empleados o para conectarnos desde casa y continuar con determinadas tareas fuera del horario laboral, algo que evita que tengamos que quedarnos en la oficina más tiempo del necesario.

• Soporte remoto ya sea de tipo técnico o de funcionamiento de algún programa que utilizamos. Esta opción nos ayuda a abaratar los costes que tenemos que afrontar por este concepto en las empresas.

• Videoconferencia que si sabemos sacarle partido nos ahorra un buen número de viajes. Aquí no sólo ahorramos en transporte, sino en horas que perdemos en llegar de un destino a otro, algo que muchas veces no se cuantifica.

• Formación online ya sea que nosotros recibimos o que impartamos a algún cliente sobre productos o servicios que ofrece nuestra empresa. Esta opción bien estructurada, como en el caso de la videoconferencia nos ahorra mucho tiempo que podemos dedicar a otras cuestiones.

• Más oportunidades con el SaaS que nos abre un mundo de opciones para poder trabajar con software y programas que hasta ahora no estaban a nuestro alcance, gracias a la fórmula de pago por uso que nos facilitan su adquisición.

• WiFi para los dispositivos móviles que cada día son más importantes en las empresas. De esta forma no necesariamente necesitamos contratar tarifas de datos para ellos que sean muy altas, sobre todo si pasamos la mayor parte del tiempo en la empresa.

• Rapidez en las actualizaciones y mantenimiento del sistema y aplicaciones que cada día más nos obligan a tener una conexión de calidad para que nuestro trabajo no se vea ralentizado.

Hoy en día Internet es una herramienta básica, pero además de la velocidad de descarga, para muchas de las tareas que hemos comentado necesitamos que la velocidad de subida sea también buena, un factor donde muchas veces no nos fijamos. Conexiones remotas, videoconferencia y similares agradecerán que hayamos prestado atención a este valor.

En Pymes y Autónomos | ¿Puede la empresa vivir sin Internet?

Desde hace años tenemos la posibilidad de celebrar videoconferencias en las empresas y sin embargo en muchos casos se sigue viendo esta tecnología como un mal menor a no poder viajar para realizar una reunión presencial. Y sin embargo tenemos la posibilidad de ser más productivos con la videoconferencia en la pyme, pero ¿por qué no sabemos aprovechar sus ventajas?

Existen dos dos aspectos que debemos planificar adecuadamente para poder sacar partido a esta herramienta. Por un lado están los aspectos técnicos, la cámara que vamos a utilizar, el micrófono, la iluminación que tiene la sala o la banda ancha que tenemos disponible, fundamental para que todo salga como está previsto en nuestra comunicación.

Tenemos la opción de utilizar los elementos de un portátil para nuestra videoconferencia, para probar y ver el partido que podemos sacar a esta forma de reunirnos a distancia con diferentes miembros de nuestra organización. Siempre estamos a tiempo de adquirir equipos dedicados para videoconferencia si ya tenemos claro que podemos amortizarlos en poco tiempo con el ahorro de tiempo, gatos en viajes y mejora de la productividad que nos facilitan.

La videconferencia profesional con estos equipos dedicados no tiene nada que ver en lo que se refiere a calidad y facilidad de uso con los equipos caseros. También en la capacidad para transmitir los datos por líneas de comunicación con un ancho de banda limitado, una de sus grandes virtudes.

Cómo organizar una videoconferencia

Pero por otro lado existe un trabajo específico de organización de la reunión que es necesario llevar a cabo. Si ya tenemos cierto rigor en la organización de las reuniones en nuestra empresa será más fácil de llevar a cabo. Todos los intervinientes tienen que tener previamente a la reunión los temas a tratar.

Necesitamos fijar un máximo de tiempo para la reunión. Aquí debemos tener en cuenta que la capacidad de atención de los asistentes a una videoconferencia por lo general es menor que a una presencial. Mi recomendación es que estén en torno a 15 minutos, media hora máximo. Más allá de este límite la capacidad de atención se diluye.

Una vez finalizada la reunión en conveniente pasar a todos los que han intervenido los acuerdos por escrito que se han tomado en dicha reunión. También es importante fijar reuniones de seguimiento para ver cómo se están cumpliendo estos acuerdos, objetivos, proyectos, etc., en definitiva, cualquiera que haya sido el objeto de nuestra reunión.

Cómo nos puede ahorrar dinero una videoconferencia

Utilizar esta tecnología nos puede ayudar a ahorrar dinero en la empresa de varias formas. Vamos a ver algunas de ellas:

• Ahorro de coste de viajes y desplazamientos, donde al no tener que realizar reuniones presenciales de forma tan frecuente los gastos de desplazamientos son mucho menores.

• Ahorro de tiempo en desplazamientos ya sean por carretera o avión, son muchas las horas que se pierden en ir de un punto a otro. Muchas veces perdemos todo un día para una reunión de una hora...

• Mejora de la productividad puesto que las horas que no dedicamos a viajar las podemos utilizar para trabajar, o por lo menos ser mucho más productivos trabajando en nuestro puesto de trabajo que en la sala de espera de un aeropuerto.

Por lo general se tiende a pensar en la videoconferencia para reuniones con sedes muy lejanas y se olvida las más cercanas, donde también se pueden utilizar y supondrá a largo plazo un ahorro importante. No supondrá una sustitución total de las reuniones presenciales, sino un complemento que nos permitirá tener un contacto más frecuente y dejar las presenciales para las cuestiones más importantes.

En Pymes y Autónomos | Las videoconferencias, ¿una herramienta para ‘hacer piña’ en el teletrabajo?

Imagen | Qetesh

Las videoconferencias se han erigido en una fórmula interesante para abordar las reuniones a distancia en equipos. Sin embargo, como ocurre en todos los sistemas, tiene sus dificultades. Y éstas, han sido resumidas a la perfección por los conocidos humoristas norteamericanos Tripp and Tyler en un vídeo.

Mejorar la productividad, ahorrar en viajes o como herramienta para ‘hacer piña’ en un equipo que teletrabaja. Son algunas de las ventajas que puede tener la videoconferencia hoy en día. Sin duda, son muy significativas. Pero, su aplicación acarrea dificultades que no allana, precisamente, el camino para que sean efectivas.

Y en este vídeo, se resumen algunas de esas dificultades:

• Interrupciones continuas. Iniciar una videoconferencia no suele ser sencillo. La incorporación de los miembros de la reunión puede generar interrupciones, que hagan muy difícil seguir el hilo en el inicio del encuentro.

• Dificultad para la coordinación. No tener un contacto físico directo hace que la coordinación del equipo durante el encuentro no sea, realmente, sencilla. Algunos de los momentos descritos en el vídeo son tan hilarantes como reales.

Y tú, ¿crees que exageran? ¿Tienen parte de verdad?

Vía | Huffington Post En Pymes y Autónomos | Las videoconferencias, ¿una herramienta para ‘hacer piña’ en el teletrabajo?, Las videoconferencias para mejorar la productividad y ahorrar en viajes
Imagen | European Parliament

La explotación de todas las posibilidades de la red puede permitir un ahorro significativo en los gastos de la pyme. Una de ellas es la videoconferencia y las reuniones virtuales, con las que se reducirá el desembolso en viajes y se incrementará la productividad. No hay duda de que es, ciertamente, un sistema con inconvenientes y problemas que no se puede poner en marcha en todas las situaciones. Pero sí que puede resultar efectivo en otras muchas.

En la actualidad hay una gran cantidad de herramientas que permiten la celebración de estas reuniones a distancia, con la que no es necesario el desplazamiento de los intervinientes, reduciendo no sólo el gasto económico de los viajes, sino también el tiempo y, por ende, el dinero. Dos de las fundamentales hoy en día son Skype, que cuenta con más de 280 millones de usuarios en todo el mundo, y Google Hangouts.

La primera alternativa es de pago, aunque sólo para videollamadas grupales y otras opciones, mientras que la segunda es gratuita. Pese al pequeño desembolso que haya que hacer con estas u otras herramientas, es evidente que será mucho menor que el que obligaría el desplazamiento de los trabajadores de la empresa a un punto común para celebrar la reunión.

Como explicaba Remo hace ya un tiempo en estas mismas líneas, las videoconferencias no deben sustituir el trato personal en un negocio. La confianza y cercanía a la hora de cerrar un trato importante sólo se consigue con el contacto físico y de eso no hay la menor duda. Pero no todas las reuniones tienen ese carácter decisivo y hay otras muchas rutinarias que se pueden desarrollar explotando estas herramientas.

Teniendo en cuenta que no siempre es válido, el sistema de videoconferencia para el día a día de una pyme que busca ajustar sus gastos puede ser muy útil y productivo.

En Pymes y Autónomos | Las videoconferencias en la pyme, Se puede asistir a la Junta de una S.L. por videoconferencia, Ahorrar en la pyme Imagen | agirregabiria

La Ley de Sociedades de Capital permite la asistencia a las Juntas de Accionistas mediante videoconferencia en el caso de las sociedades anónimas. Ahora una resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado abre la posibilidad de que las sociedades de responsabilidad limitada pueden celebrar sus juntas generales con socios que sólo estén presentes mediante videoconferencia, siempre y cuando haya un lugar físico en el que se haya convocado.

Para ello es indispensable, en primer lugar, que los estatutos contemplen la celebración de la junta general mediante videoconferencia o "cualquier otro medio de comunicación a distancia que garantice debidamente la identidad del sujeto, así como la delegación del voto por iguales medios".

La resolución indica que "aunque es cierto que esa posibilidad se refiere únicamente a las sociedades anónimas, ello no debe llevar a entender que la Ley de Sociedades de Capital prohíba a las sociedades de responsabilidad limitada el empleo de estos medios para la asistencia y voto de los socios en la junta general".

Para que ésto sea posible es necesario fijar una ubicación física para la celebración de la junta que permita la asistencia personal. Una vez cumplido este requisito se permitirá la asistencia por medios telemáticos "siempre y cuando se asegure que los asistentes remotos que tengan noticia en tiempo real de lo que ocurre y en la medida en que los socios puedan intervenir, pues no ofrece menores garantías de autenticidad que la asistencia física".

La posibilidad de adaptar el funcionamiento de una empresa a las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías ha de tener un reflejo en sus cuestiones legales. No es extraño que se creen empresas en las que los socios pueden estar repartidos por diferentes lugares ya no sólo del mismo país, si no incluso del mundo.

El uso de la videoconferencia está ya tan extendido no sólo en el ámbito empresarial sino incluso en el personal que sería absurdo que, cumpliendo unas condiciones de autenticidad y seguridad mínimas, no se pudiera adaptar esa tecnología a una Junta de Accionistas.

Vía | El Economista En Pymes y Autónomos | Cómo convocar una junta de accionistas a través de la Web Imagen | jayneandd