La llegada de Verifactu ha encendido las alarmas entre autónomos y pequeñas empresas. A medida que se acerca la adaptación obligatoria, miles de negocios se hacen exactamente la misma pregunta: ¿habrá que decir adiós al software de facturación de siempre? La duda se ha extendido con fuerza porque el cambio afecta directamente a herramientas que muchos utilizan a diario y que podrían quedar fuera de las nuevas exigencias marcadas por Hacienda.

España cuenta con más de 3,3 millones de autónomos y más de 2 millones de empresas que tendrán que adaptarse progresivamente al nuevo modelo.

Muchos negocios acumulan años de registros, facturas y documentación en programas que utilizan desde hace tiempo. La posibilidad de perder ese historial o de enfrentarse a sanciones les había puesto, como es lógico, nerviosos.

El verdadero problema no es guardar el software antiguo

La normativa establece requisitos técnicos muy concretos para los sistemas informáticos de facturación. El objetivo es impedir alteraciones posteriores en los registros y reforzar la trazabilidad de las operaciones económicas.

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La Ley General Tributaria contempla sanciones importantes para quienes mantengan herramientas de facturación no adaptadas a los nuevos requisitos. Las multas pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio cuando se utilicen programas que incumplan las exigencias establecidas.

Por ello, muchos profesionales pueden pensar que conservar instalado un programa antiguo puede representar un problema legal.

La Agencia Tributaria es clara: la clave no está ya en almacenar información histórica, sino en la capacidad real que tenga ese software para seguir emitiendo nuevas facturas.

Mantener el histórico de facturas sí será posible

Miles de autónomos guardan años de actividad empresarial en sus sistemas informáticos. Facturas emitidas, operaciones pasadas, consultas fiscales o documentos necesarios para posibles comprobaciones forman parte de archivos que muchos negocios necesitan conservar.

En este escenario, Hacienda diferencia claramente entre conservar registros y seguir utilizando un sistema antiguo para la actividad diaria.

Si el programa únicamente permanece accesible para consultar información o revisar documentos históricos y ya no dispone de funcionalidad activa para emitir nuevas facturas, mantenerlo no supondría incumplir la normativa.

Esto elimina una de las principales preocupaciones de pequeños negocios que temían verse obligados a borrar bases de datos completas o eliminar años de documentación acumulada.

El riesgo aparece cuando el programa sigue funcionando

La situación cambia completamente si el software conserva la capacidad operativa para generar nuevas facturas una vez entren en vigor las obligaciones del reglamento.

En ese caso, la mera existencia de una herramienta no adaptada podría considerarse una infracción si Hacienda detecta que sigue utilizándose para actividades de facturación.

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La diferencia puede parecer mínima, pero técnicamente es importante: el problema no es el archivo histórico; el riesgo aparece cuando el programa continúa activo como herramienta de gestión y emisión.

Por ello, quienes mantengan software antiguo deberán comprobar que ha quedado deshabilitado para la creación de nuevas facturas o que su función queda limitada únicamente a la consulta documental.

Qué recomienda Hacienda para evitar problemas futuros

La recomendación pasa por reducir riesgos y simplificar procesos. Una de las opciones más aconsejables consiste en exportar los datos históricos para almacenarlos en otros formatos que no obliguen a conservar el sistema antiguo.

También se aconseja consultar con el proveedor tecnológico si existe una actualización compatible con la nueva regulación o estudiar la migración a plataformas adaptadas.

Otra alternativa disponible es la herramienta gratuita de facturación impulsada por la Agencia Tributaria, diseñada para quienes busquen una solución ajustada a los nuevos requisitos.

Las fechas ya están marcadas en el calendario. Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán utilizar sistemas adaptados desde el 1 de enero de 2027. Para quienes tributen por IRPF, incluidos numerosos autónomos, la obligación comenzará el 1 de julio de ese mismo año.

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Ha costado, pero por fin la factura electrónica ya tiene calendario definitivo en España. La Agencia Tributaria ha sacado a audiencia pública la orden que regulará el repositorio nacional de facturas, una plataforma obligatoria a la que autónomos y empresas deberán enviar sus facturas.

Este sistema tiene como objetivo controlar los plazos de pago y mejorar la trazabilidad de las operaciones. Si se cumplen los plazos previstos, dicha obligación comenzará en julio de 2027 para las grandes empresas.

Proyecto normativo ya disponible

El proyecto normativo, disponible en la web oficial de Hacienda, establece la creación de una infraestructura que permitirá centralizar la información de facturación.

A su vez, esta herramienta estará conectada con el Ministerio de Economía, que podrá analizar los tiempos de pago en el tejido empresarial.

La orden en tramitación regula una plataforma pública que funcionará como eje del sistema. A través de ella, las empresas enviarán sus facturas electrónicas, facilitando su control por parte de la Administración.

Este mecanismo complementa el desarrollo del sistema Verifactu, diseñado para garantizar la integridad y conservación de los registros de facturación.

La normativa se integra dentro del marco de la Ley Crea y Crece, cuyo objetivo es reducir la morosidad comercial en España.

Y es que, según el Observatorio de Morosidad de la Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa (CEPYME), el periodo medio de pago de las facturas se situó en 2025 en más de 80 días en algunos casos.

Entrada en vigor prevista para julio de 2027

El calendario depende directamente de la aprobación definitiva de la orden ministerial. La Agencia Tributaria prevé su publicación en julio de 2026.

A partir de ese momento, se activará una cuenta atrás de doce meses que culminará con la obligatoriedad de la factura electrónica en julio de 2027 para determinados contribuyentes.

Este primer grupo estará formado por empresas con una facturación superior a ocho millones de euros. Posteriormente, la obligación se extenderá al resto del tejido empresarial, incluyendo autónomos, en un proceso escalonado que se prolongará hasta 2029.

El desarrollo normativo también se coordina con el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), que establece los requisitos técnicos de los programas de facturación.

Calendario de aplicación de la factura electrónica (actualizado)

Por tanto, la hoja de ruta prevista por la Administración se estructura en varias fases claramente diferenciadas:

• Julio de 2026

Publicación de la orden que regula el repositorio nacional de facturas

Inicio del cómputo de plazos para la implantación obligatoria

• Enero de 2027

Entrada en vigor de los requisitos de los programas de facturación para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades

• Julio de 2027

Obligación de factura electrónica para empresas con más de 8 millones de euros de facturación anual

Aplicación de los requisitos técnicos del RRSIF para contribuyentes de IRPF

• Julio de 2028

Extensión de la factura electrónica a autónomos y empresas con menor volumen de ingresos

• Julio de 2029

Obligación para autónomos persona física de comunicar los estados de las facturas

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Dos años de adaptación para los autónomos

Uno de los cambios más relevantes afecta a los autónomos persona física. La normativa introduce un periodo de adaptación más amplio para este colectivo, que dispondrá de dos años para cumplir completamente con todas las obligaciones.

Durante el primer año deberán comenzar a emitir facturas electrónicas conforme al nuevo formato. En el segundo, se exigirá informar sobre los estados de cada factura, lo que incluye la aceptación o rechazo comercial, así como la fecha de pago efectivo.

Este sistema permitirá conocer con precisión cuándo se abona una factura, diferenciando entre distintos métodos de pago.

Por ejemplo, se tendrá en cuenta la fecha del ingreso en efectivo, el adeudo en cuenta en caso de transferencia o el momento en que se produce una compensación de deudas.

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Además, la normativa aclara que los mecanismos de financiación anticipada, como el confirming o el factoring, no se considerarán como pago efectivo hasta que el proveedor reciba el importe.

La obligatoriedad de informar sobre el estado de las facturas permitirá a la Administración disponer de datos detallados sobre los tiempos de pago en la economía real.

Este seguimiento, se supone, facilitará la detección de incumplimientos y contribuirá a reducir la morosidad, uno de los principales problemas para pymes y autónomos.

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El Consejo de Ministros dio luz verde este pasado martes 24 al Real Decreto que regula la implantación de la factura electrónica en España, una medida que afectará directamente a autónomos y empresas en sus operaciones entre negocios.

Con este paso, el Ejecutivo desarrolla uno de los pilares de la Ley Crea y Crece y acelera la transición hacia un modelo de facturación completamente digital.

La normativa obligará a emitir y recibir facturas en formato electrónico estructurado en todas las operaciones B2B.

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El objetivo principal es reducir la morosidad, mejorar la trazabilidad de los pagos y dotar a la Administración de herramientas para supervisar en tiempo real el ciclo completo de facturación.

Hacienda será clave en la puesta en marcha del sistema

Aunque el Real Decreto ya ha sido aprobado, la entrada en vigor efectiva dependerá de un elemento técnico fundamental: la solución pública que desarrollará el Ministerio de Hacienda.

Este sistema funcionará como un repositorio centralizado de facturas, donde se registrarán las operaciones para facilitar el control de los plazos de pago.

Fuentes de la Agencia Tributaria han confirmado que la orden ministerial que regulará esta plataforma estará lista previsiblemente en julio de 2026.

Este hito marcará el inicio del calendario definitivo, ya que los plazos comenzarán a computar desde su publicación oficial.

Calendario definitivo para autónomos y empresas de la factura electrónica

Con la planificación actual, la implantación de la factura electrónica se realizará de forma progresiva en función del volumen de negocio. El calendario previsto es el siguiente:

Julio de 2026. Deberá estar aprobada la orden técnica que regula el repositorio público de facturas.

Enero de 2027. Entrará en vigor la obligación de que los programas de facturación cumplan con los requisitos técnicos exigidos para las empresas sujetas al Impuesto de Sociedades.

A partir de julio de 2027. Será obligatorio emitir factura electrónica para empresas y profesionales que hayan superado los 8 millones de euros de facturación anual.

En ese mismo momento también se exigirá a los contribuyentes del IRPF el uso de programas de facturación adaptados a la normativa.

Julio de 2028. La obligación se extenderá al resto de autónomos y pymes con menor volumen de negocio.

Verifactu y factura electrónica: dos normas que convergen

La implantación de la factura electrónica irá de la mano del reglamento de programas de facturación, conocido como Verifactu.

Esta normativa establece los requisitos técnicos que deben cumplir los softwares utilizados para emitir facturas, garantizando la integridad, conservación y trazabilidad de los datos.

Ambas regulaciones coincidirán en el tiempo a partir de 2027, lo que implica que autónomos y empresas deberán adaptar tanto sus sistemas de facturación como sus procesos administrativos de forma simultánea.

Esta coordinación responde a las demandas del sector, que había solicitado unificar los plazos para evitar duplicidades en la adaptación.

Cómo funcionará la factura electrónica obligatoria

El nuevo sistema se basará en facturas estructuradas que podrán ser leídas automáticamente por los programas contables. Además, se incorporará información sobre el estado de cada factura, incluyendo su emisión, aceptación y fecha efectiva de pago.

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Este nivel de detalle permitirá a la Administración controlar con mayor precisión los tiempos de cobro, un aspecto especialmente relevante en un contexto donde el plazo medio de pago en España ronda los 80 días, superando el límite legal de 60 días establecido por la normativa de morosidad.

Los autónomos y empresas podrán elegir entre dos vías para gestionar sus facturas electrónicas.

Por un lado, plataformas privadas interoperables que permitirán el intercambio de documentos entre distintos sistemas. Por otro, la solución pública gratuita gestionada por la Agencia Tributaria, que actuará como repositorio nacional.

Periodo de transición para facilitar la adaptación

La normativa contempla un periodo transitorio para facilitar la implementación, especialmente en los negocios con mayor volumen de facturación.

Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor, las empresas que superen los 8 millones de euros deberán acompañar sus facturas electrónicas con un documento en formato PDF.

Este sistema híbrido permitirá que los clientes que aún no estén obligados a utilizar factura electrónica puedan seguir operando con normalidad. El documento en PDF podrá enviarse por los canales habituales y no será necesario remitirlo al repositorio público.

Lucha contra la morosidad… y más control

Uno de los objetivos principales de esta reforma es combatir la morosidad, un problema estructural que afecta especialmente a autónomos y pequeñas empresas. Con el nuevo sistema, será posible conocer en tiempo real cuándo se emite una factura, cuándo es aceptada y cuándo se paga.

Esto permitirá mejorar la transparencia en las relaciones comerciales y facilitará la reclamación de pagos. Además, la automatización de procesos reducirá errores administrativos y permitirá una gestión más eficiente de la facturación.

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La cuenta atrás ha comenzado. La Agencia Tributaria implantará el nuevo sistema Verifactu en apenas dos meses, una normativa que, en la práctica, obliga a las empresas a usar programas de facturación certificados a partir del 1 de enero de 2026.

Los autónomos dispondrán de algo más de margen, hasta el 1 de julio, pudiendo además utilizar herramientas que la Administración ha preparado; sin embargo, ya se avisó de que existe riesgo de que sean poco eficientes más allá de un uso puntual. Además, el sector alerta de que miles de negocios aún no están preparados para el cambio.

La medida forma parte del Reglamento de Sistemas y Programas de Facturación (RSPF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, cuyo objetivo es garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas. Cada operación deberá generar un registro con un código QR y una firma criptográfica, que impida modificar los datos sin dejar rastro.

Verifactu, para pymes y autónomos

Lo que está claro es que el sistema Verifactu afectará a todas las empresas y profesionales que emitan facturas, tanto electrónicas como en papel, obligando a usar un software para generarlas.

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De este modo, a partir del próximo año (2026), solo podrán utilizarse programas homologados por la Agencia Tributaria, capaces de mantener un registro inalterable de cada factura y —si el usuario lo desea— enviarlo automáticamente al sistema de la AEAT.

Las primeras en verse obligadas serán las sociedades mercantiles y pymes que tributan por el Impuesto de Sociedades (enero de 2026), seguidas por los autónomos que declaran por IRPF (julio de 2026).

Miles de pymes aún no se han adaptado

Según portales especializados como Wolters Kluwer o Anfix, más de la mitad de las pymes aún no han actualizado sus sistemas de facturación o desconocen los requisitos técnicos.

La prensa digital va más lejos, considerando que el 60 % de pymes y profesionales todavía no se ha preparado y el 40 % desconoce que deba hacerlo todavía, según La Razón. Esto preocupa, pues no es un cambio menor, sino que implica sustituir programas antiguos, revisar la contabilidad y formar al personal para evitar sanciones.

En el caso de las pymes, además, quedan escasos dos meses para la entrada en vigor, lo que deja unos márgenes muy ajustados para seguir las recomendaciones de los expertos, que apuntan a la necesidad de contactar con su proveedor de software o asesoría para verificar la compatibilidad, solicitar la actualización o migrar a un programa Verifactu y, sobre todo, hacer pruebas antes de enero para evitar incidencias en plena campaña fiscal.

Mientras tanto, la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA) ha pedido al Gobierno posponer la entrada en vigor del sistema hasta 2027, alegando que las pequeñas empresas y autónomos “no disponen de los medios técnicos ni económicos para adaptarse en tan poco tiempo”.

Su presidente, Lorenzo Amor, reclamó públicamente un año más de margen y recordó que “la facturación electrónica no será obligatoria para autónomos y pymes hasta 2028”, por lo que resulta incoherente exigir la implantación del Verifactu antes. El dirigente también advirtió de que “la Agencia Tributaria aún no ha publicado el Real Decreto definitivo que regula todos los detalles técnicos.

Por su parte, Hacienda mantiene el calendario fijado, y ya ha comenzado a enviar comunicaciones electrónicas a las empresas que deberán cumplir los nuevos requisitos a partir de enero.

Qué sanciones se prevén

La Agencia Tributaria podrá sancionar con hasta 50.000 € a los negocios que manipulen sus registros o emitan facturas con software no homologado.
Además, se prevé un régimen de sanciones menores (de 1.000 a 10.000 €) para quienes no garanticen la integridad o trazabilidad de los registros.

Si bien la norma tiene como finalidad prevenir el fraude fiscal, los expertos advierten de que la aplicación sin una transición adecuada podría suponer un coste añadido para miles de microempresas que aún trabajan con programas antiguos o facturación manual.

El cambio es inevitable, pero el margen es demasiado limitado según algunos analistas. El sistema Verifactu marca un nuevo paso hacia la digitalización completa de la empresa española, pero su implantación acelerada ha generado inquietud en el colectivo autónomo.

Las facturas que emitan los negocios españoles van a cambiar en cuestión de meses. El Real Decreto 1007/2023 introdujo el sistema Verifactu, que obligará a que todas las facturas incorporen un código QR verificable para garantizar su trazabilidad y control fiscal.

 El objetivo, según explica la Agencia Tributaria, es asegurar que cada factura queda registrada y no puede ser manipulada ni eliminada, además de poder comunicar los datos en tiempo real a Hacienda.

Fechas clave para el cambio

La obligación no entrará en vigor de golpe para todos. La Ley Crea y Crece se ha aplicado, primero, a aquellos negocios con una facturación superior a los 8 millones de euros anuales.

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De igual modo, desde el 29 de junio de 2025, los software de facturación están obligados a adaptar y certificar sus programas para que sean compatibles con Verifactu.

Para el resto de negocios, se plantean dos tramos finales: en el caso de empresas y sociedades mercantiles, deberán adaptarse desde el 1 de enero de 2026; en el caso de autónomos y personas físicas, dispondrán de un plazo adicional, hasta el 1 de julio de 2026, para cumplir con los nuevos requisitos.

Así lo establece el calendario oficial de la Agencia Tributaria y lo recogen medios especializados como TaxScouts.

¿Qué facturas deberán llevar QR?

El reglamento se aplica a quienes emiten facturas mediante sistemas informáticos de facturación, lo que incluye facturas digitales en PDF, Word o Excel, que a partir de los plazos señalados deberán incorporar el QR y facturas impresas generadas desde estos formatos.

La Ley Crea y Crece también pretende digitalizar todos los procesos (razón por la que desde el Ejecutivo se ha intentado que las pymes aprovechen el kit digital) y las facturas manuscritas dejarán de ser válidas a partir de las fechas anteriores, pues el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF, RD 1007/2023) obliga a que las facturas se generen a través de sistemas informáticos de facturación homologados (SIF).

La normativa exige que los programas de facturación sean homologados como Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).

Esto implica:

• Registro automático e inalterable de cada factura.
• Conservación de los datos en un formato seguro.
• Inclusión del código QR de verificación.

Para quienes no cuenten con software propio, la Agencia Tributaria pondrá a disposición una aplicación gratuita en su sede electrónica, que permitirá emitir facturas válidas con QR e incluso imprimirlas.

En el caso de no adaptarnos, la AEAT apunta a que las facturas emitidas sin QR no serán legales a efectos tributarios y pueden suponer sanciones económicas.

Paso a paso, para pymes y autónomos 

Si  tienes dudas sobre cómo adaptarte, ten en cuenta cuatro sencillos pasos:

1. Revisar si el software actual está adaptado al reglamento.
2. Contactar con el proveedor de facturación para confirmar la homologación.
3. Explorar la aplicación gratuita de la AEAT como alternativa si no se dispone de programa propio.
4. No esperar al último momento: aunque el calendario parece lejano, la actualización de sistemas y procesos puede llevar un tiempo prudencial. 

De este modo, la obligación de incluir códigos QR en las facturas no es un simple cambio estético: transforma la forma en que pymes y autónomos trabajan con Hacienda. Con los plazos ya fijados —enero de 2026 para empresas y julio de 2026 para autónomos—, conviene anticiparse y evitar problemas en el futuro.

Si bien todavía queda un año para que todas las empresas españolas tengan la obligación de emitir facturas usando sistemas compatibles con Verifactu, la nueva herramienta de control fiscal impulsada por la Agencia Tributaria, julio de 2025 está marcando un punto de inflexión para los negocios que ya se han comprometido a dar el salto, y también para aquellos que lo observan con recelo.

La medida busca combatir el fraude fiscal, pero muchas microempresas —como las tradicionales pescaderías de barrio— ya han empezado a alzar la voz: denuncian que el nuevo sistema les obliga a digitalizarse sin recursos ni apoyo real, poniendo en peligro su viabilidad.

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es un sistema informático que obliga a enviar de forma inmediata los registros de facturación a Hacienda. Para ello, las empresas deben utilizar programas homologados (SIF) que garanticen que los datos no se pueden manipular ni borrar, generando un fichero inalterable que se remite directamente a la Agencia Tributaria.

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Este nuevo modelo de facturación afectará a todos los autónomos y empresas que estén obligados a emitir facturas, con independencia de su tamaño, aunque su entrada en vigor es progresiva:

• A partir del 1 de julio de 2025, cuando las empresas con facturación superior a 6 millones de euros ya se han ido incorporando.
• A partir del 1 de julio de 2026 para el resto, como tarde, para el resto de profesionales y empresas.

En la práctica, esto implica que cualquier autónomo deberá contar con un programa compatible, adaptarse al nuevo formato y garantizar su envío automático: una serie de requisitos que no todas las empresas ven igual de viable.

¿Por qué protestan las pescaderías?

En los últimos días, FEDEPESCA y otras asociaciones de comercio tradicional han advertido que la mayoría de estos negocios ni siquiera tienen un ordenador en el punto de venta.

Por ello, pasar de un sistema tradicional a un sistema informatizado, comprar software y formarse puede suponer un coste económico y organizativo elevado para negocios con márgenes muy ajustados.

Sin embargo, el problema va más allá de estos comercios, pues la situación es similar (por no decir, casi idéntica) en fruterías, bares, carnicerías o ferreterías, que pueden encontrarse en la misma situación.

A menudo, las nuevas tecnologías no alcanzan el pequeño negocio, con todo lo que eso supone: en 2021, según el Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI), todavía había 600.000 pequeños negocios sin ordenadores en el puesto de trabajo tras la pandemia de la Covid-19, que, pese a estos datos, supuso un acelerón generalizado en esta materia.

En su mayoría, existe un gran número de profesionales que siguen trabajando con facturas manuales o sistemas de caja no informatizados, y señalan que la transición no es tan sencilla como se presupone desde la administración.

"¿Y si no me adapto?"

No obstante, no adaptarse parece impensable. Las sanciones por no emitir facturas conforme al nuevo sistema pueden ser elevadas. Además, no adaptarse impide declarar correctamente y puede cerrar el acceso a deducciones, ayudas y relaciones comerciales con empresas ya digitalizadas.

Más allá de las sanciones, el verdadero riesgo es quedar fuera del sistema por no poder cumplir con los requisitos técnicos.

Por ello, estos meses las pymes deberían:

• Informarse cuanto antes: buscando programas homologados por la Agencia Tributaria y tener presentes los plazos.
• Consultar con tu asesoría fiscal o gestoría para coordinar el cambio.
• Valorar soluciones "low-cost" o subvencionadas: algunos programas gratuitos o subvenciones del Kit Digital pueden ayudar a sufragar el coste, si bien ciertas soluciones pueden ser ineficientes a partir de cierto volumen de      facturación.
• Formar al equipo, conocer el funcionamiento básico del software que se      utilizará para evitar errores.

Una oportunidad, si se hace bien

Hasta la fecha, el salto hacia Verifactu ha sido recibido con escepticismo, pero también puede ser una oportunidad para profesionalizar procesos, simplificar gestiones y evitar errores contables.

La realidad es que, una vez más, el verdadero problema no es la digitalización, sino hacerla sin un apoyo real y sin opciones adaptadas al tamaño de cada negocio y a sus ritmos. Si Hacienda quiere que nadie se quede atrás, tendrá que mirar también al pequeño comercio.

Desde el 1 de julio de 2025, todos los programas de facturación utilizados por pymes y autónomos deben cumplir con la normativa que prohíbe los softwares manipulables y exigirán trazabilidad total de los registros. Esta es una de las medidas más relevantes derivadas de la Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal, desarrollada por el Real Decreto 1007/2023.

De este modo, la Agencia Tributaria busca impedir el uso de programas que permiten ocultar ventas, alterar facturas o llevar una contabilidad paralela.Para ello, impone nuevas condiciones a los sistemas informáticos que generen facturas o tickets, ya sean programas de escritorio, soluciones en la nube o sistemas propios.

Qué exige la nueva normativa

La nueva normativa exige que todos los programas de facturación deben garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los datos.

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Esto implica que cada factura debe dejar un rastro digital imposible de modificar (lo que requerirá de una factura rectificativa, llegado el caso, para modificar una anterior ya subida a la nube). Además, el sistema debe conservar los datos originales durante al menos cuatro años, según establece el reglamento.

La normativa distingue dos modelos:

• Programas conectados a la Agencia Tributaria a través del sistema VERI*FACTU (Verifactu), que permiten el envío automático de facturas en tiempo real.
• Programas no conectados, que también deben cumplir con los requisitos técnicos, pero no están obligados a enviar los datos automáticamente.

Desde el 29 de julio de 2025, los fabricantes solo pueden distribuir software certificado. En cuanto al uso obligatorio, las empresas (personas jurídicas) deben cumplir desde enero de 2026 y los autónomos (personas físicas) tienen de plazo hasta julio de 2026.

Además, todos los programas comercializados a partir del 29 de julio deberán estar certificados conforme al reglamento. 

Esta certificación debe constar por escrito y ser visible dentro del propio sistema informático, incluyendo datos como la versión del software, el productor y la fecha de la firma. 

Si bien el uso de Veri*factu seguirá siendo voluntario para autónomos, todos los programas deberán estar técnicamente preparados para activarlo si el usuario lo solicita. En caso de incumplimiento, la mera tenencia de un programa sin certificar podrá conllevar sanciones de hasta 50.000 euros, y la distribución ilegal por parte del fabricante podría suponer multas de 150.000 euros por tipo de software.

Cómo afecta al día a día de las pymes

En pocas palabras, el principal cambio es que ya no se podrá usar software que permita borrar facturas, revisar ingresos sin dejar huella o llevar una contabilidad paralela. Todos los movimientos deben quedar registrados, incluyendo anulaciones o rectificaciones.

Quienes emiten facturas manuales (en papel o Word/Excel) pueden seguir haciéndolo, pero si en algún momento adoptan un sistema informático para facturar, ese software debe cumplir el reglamento.

En paralelo, Hacienda pondrá a disposición de autónomos una herramienta gratuita compatible con el sistema Verifactu, aunque los detalles técnicos aún están en desarrollo.

En las facturas generadas por software, será obligatorio incorporar una leyenda específica, un código QR y, en el caso de envío automático, una firma digital con la marca VERI*FACTU.

2025-2026, para adaptarse

El uso de software no autorizado puede suponer sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal. Los fabricantes también se enfrentan a multas si distribuyen productos que incumplen los requisitos.

Desde el Gobierno, se recomienda que pymes y autónomos confirmen con su proveedor que el programa está certificado, eviten el uso de sistemas desarrollados a medida que no incluyan los mecanismos exigidos, consideren ayudas como el Kit Digital para financiar la adaptación tecnológica y consulten con una asesoría sobre la transición al nuevo modelo, especialmente si hay herramientas mixtas o sectoriales.

En pocas palabras, esta reforma busca cerrar el círculo de la trazabilidad fiscal, reducir el fraude y ofrecer un marco más justo. Por descontado, se presupone que supondrá un esfuerzo inicial para los pequeños negocios, pero también una oportunidad para digitalizar procesos y evitar riesgos innecesarios.

La digitalización fiscal avanza en España, y su próximo gran paso ya tiene nombre: VeriFactu, como se conoce el nuevo sistema de facturación electrónica, impulsado por la Agencia Tributaria.

Su aplicación marcará un antes y un después para miles de autónomos, si bien la factura electrónica todavía no es de obligado cumplimiento para todos, hay quienes ya han dado este paso, que también implica un compromiso que no tiene marcha atrás.

Qué es VeriFactu

A diferencia de lo que muchos creen, utilizar un programa para hacer facturas no es lo mismo que estar dentro del sistema VeriFactu.

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La diferencia clave es que, en este nuevo modelo, cada factura se envía directamente a Hacienda de forma automática y en tiempo real, incorporando un código QR y un hash (una huella digital) que permite su trazabilidad.

El calendario es claro: quienes empiecen a emitir facturas con software adaptado desde julio de 2025 deberán mantener el envío durante todo el ejercicio fiscal. En pocas palabras, si comienzas, no puedes parar a mitad de año.

Esta condición ha sido confirmada recientemente por la Agencia Tributaria, lo que ha generado dudas entre muchos autónomos que habían interpretado el sistema como opcional o flexible.

El objetivo declarado es luchar contra el fraude fiscal y mejorar la transparencia. Sin embargo, la realidad es que el sistema incrementa el nivel de control sobre los ingresos y reduce el margen de maniobra para corregir errores o aplicar criterios más laxos.

Para los autónomos más pequeños o con menos competencias digitales, esta transición puede suponer un reto considerable. Hoy, buena parte de los autónomos ya trabajan con software de facturación, pero no todos los programas están adaptados a VeriFactu.

Obligaciones y escasa flexibilidad

No basta con un Excel o un PDF generados manualmente. Hacienda exige un software homologado que cumpla con los requisitos técnicos y que sea capaz de emitir facturas con todos los elementos requeridos. Además, una vez que se empieza a usar el sistema, su uso debe mantenerse de forma continuada hasta final de año, incluso si se detectan fallos o problemas operativos.

Más allá del plano técnico, el nuevo sistema también plantea cuestiones económicas y organizativas. En este sentido, por ejemplo, ¿qué ocurre con quienes emiten pocas facturas al año o con aquellos profesionales que no cuentan con asesoría fiscal constante?

¿Cuándo nos toca a todos?

También se ha planteado si el sistema penaliza, indirectamente, a quienes deciden digitalizarse antes de que sea obligatorio. En cualquier caso, la Agencia Tributaria ya ha anticipado que la obligatoriedad será generalizada a partir de julio de 2026, salvo cambios legislativos.

De este modo, en julio de 2025 empezará a ser obligatorio para quienes empiecen a emitir facturas con software adaptado, mientras que se permite prórroga hasta julio de 2026 para el resto de autónomos y pymes

El sistema puede ofrecer beneficios, como una mayor agilidad en devoluciones de IVA o un mejor control de la contabilidad. No obstante, también implica renunciar a cierto margen de discrecionalidad, especialmente en actividades donde los ingresos y los gastos varían mes a mes.

Muchas pymes ven en esta digitalización una oportunidad, pero también reconocen que puede generar tensiones en la fase de adaptación.

Para quienes estén valorando incorporarse ya al sistema, existen ayudas públicas como el Kit Digital, que pueden facilitar la adquisición de herramientas compatibles. Sin embargo, la clave estará en planificar bien la transición, revisar qué software se está utilizando y contar con asesoría especializada para evitar sanciones o errores formales.

VeriFactu no es simplemente un nuevo formato de factura. Es un cambio estructural en la forma de relacionarse con Hacienda. Y como todo cambio estructural, premiará a quienes se anticipen y penalizará a quienes lo ignoren. Si 2025 será el año clave, este segundo semestre de 2024 debería ser el momento para prepararse.

La factura electrónica dejará pronto de ser una opción voluntaria para convertirse en una obligación. Así lo ha confirmado la Agencia Tributaria, que está empezando a responder a dudas concretas por parte de los colegios de gestores administrativos y graduados sociales.

En estos momentos, falta la publicación definitiva del reglamento, pero el proceso de implantación está en marcha y afecta a todos los autónomos y pequeñas empresas. Ante la complejidad del cambio y la incertidumbre a su alrededor, Hacienda ha detallado algunos puntos clave como el funcionamiento de la plataforma pública hasta el papel que jugarán los asesores y los requisitos técnicos mínimos.

Claves de la factura electrónica

Entre los puntos clave que ya conocemos está su obligatoreidad, su compatibilidad con plataformas privadas y sistemas de protección de datos y el soporte técnico y formativo.

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• Será obligatoria para todos. Una vez aprobado el reglamento, todas las empresas y autónomos deberán emitir facturas electrónicas. No habrá excepciones por volumen de facturación o tamaño del negocio.
• Plataforma pública gratuita. Hacienda está desarrollando una herramienta oficial, sin coste, que permitirá emitir y recibir facturas. Estará disponible para su uso desde móviles, ordenadores o tablets, lo cual será clave para su integración global en el sistema.
• Compatible con plataformas privadas. De igual modo, las empresas que utilizan ya un software de facturación podrán mantenerlo. El sistema público será interoperable con soluciones privadas para facilitar la transición, lo que es una gran noticia.
• Alta seguridad. Se han prometido estándares de protección de datos y cifrado en todas las comunicaciones. Esto incluye el envío, recepción y almacenamiento de las facturas.
• Soporte técnico y formación. Desde la Administración, se ofrecerán manuales, tutoriales y asistencia personalizada para ayudar a autónomos y pequeñas empresas a adaptarse al nuevo modelo.

Preguntas frecuentes y respuestas claras

Estas semanas, varias preguntas han sobrevolado el aire, a la espera de que los plazos exactos para la implementción se vayan cerrando. La ley está aprobada, pero la entrada en vigor de la obligación de emitir factura electrónica dependerá de la publicación del reglamento que la desarrolla. A partir de ese momento, comenzará un calendario progresivo de aplicación según el tamaño de la empresa: las que facturan más de 8 millones de euros al año tendrán un año para adaptarse, mientras que el resto de autónomos y pequeñas empresas dispondrán de dos años desde esa misma fecha.

Además, los autónomos contarán con un plazo adicional de un año para cumplir con la obligación de informar sobre el estado de las facturas (pagadas, rechazadas, vencidas…).

¿Qué pasa si soy autónomo y no tengo conocimientos tecnológicos?
La plataforma pública estará diseñada para ser sencilla y usable desde cualquier dispositivo. Además, se ha confirmado que habrá formación específica para colectivos con menos experiencia digital.

¿Podré usar mi software habitual?
Sí. Hacienda asegura que las plataformas privadas podrán seguir usándose siempre que sean compatibles, lo cual será una prioridad para los desarrolladores en los próximos meses, como es lógico. Se facilitarán especificaciones técnicas para que no haya errores de integración.

¿Cómo afectará esto a los gestores y asesores?
Los profesionales del sector podrán gestionar las facturas de sus clientes a través de la plataforma, siempre que cuenten con su autorización. Se están diseñando accesos y herramientas específicas para ellos.

¿Qué pasa si me equivoco al emitir una factura?
El sistema incluirá procedimientos para la anulación o rectificación de facturas electrónicas, similares a los actuales, pero de forma digital. Esto será especialmente útil para evitar sanciones por errores formales.

¿Cuándo entrará en vigor la obligación?
Todavía no hay fecha definitiva, pero se espera que el reglamento se apruebe en los próximos meses. La Agencia Tributaria publicará un calendario oficial con los plazos y fases de implantación.

Foto: Flickr

Cada vez está más cerca la factura electrónica obligatoria en España, y los últimos datos no son excesivamente positivos. Según un estudio reciente del Grupo Aitana-Opentix, el 84 % de los autónomos y pequeñas empresas aún no cumplen con las exigencias de las nuevas normativas, con la actualización legislativa propuesta por la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude.

Con la entrada en vigor de estas leyes, los negocios deben adaptarse a nuevas prácticas de facturación digital en los dos próximos dos años, sin embargo, a finales de este 2024, se espera que solo el 16 % de las pymes hayan completado esta transición hacia la factura electrónica.

Mejorar la transparencia

La Ley Crea y Crece establece que todas las operaciones entre empresas deben hacerse mediante facturas electrónicas, mientras que la Ley Antifraude obliga al uso de programas certificados para prevenir el fraude fiscal.

En Pymes y Autonomos

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Todos estos cambios, centrados en mejorar la transparencia de las empresas y los emprendedores, buscan reducir la morosidad y hacer que la contabilidad empresarial sea más precisa.

Sin embargo, hay un primer escollo importante: muchos autónomos todavía desconocen los detalles de estas leyes. Entre los encuestados por Aitana-Opentix, el 35 % no conocía la Ley Antifraude y un 27 % ignoraban su contenido y cómo les va a afectar en los próximos años.

En total, más de un 60 % de los emprendedores y pymes todavía no saben ni que deben adaptar sus sistemas de facturación, con programas homologados que deberán estar en funcionamiento antes de julio de 2025.

Los requisitos

La nueva normativa, publicada recientemente en el BOE, establece que todos los negocios deberán utilizar software homologado para emitir facturas electrónicas que incluyan datos específicos como códigos QR, lo cual garantiza la trazabilidad de los registros.

Además, para cumplir con estas exigencias, los autónomos deberán contar con programas de facturación capaces de generar registros inalterables, firmados electrónicamente y en formato XML, lo que implica una adaptación considerable en la infraestructura digital de los negocios​.

Volviendo al día a día,  estas normativas exigen que los negocios adapten sus sistemas de facturación y adopten nuevas tecnologías. Este proceso implica inversión económica y tiempo para las pymes, que ya suelen contar con recursos más limitados, y que puede suponer un obstáculo importante en el corto y medio plazo.

Por descontado, la mayoría de los negocios tiene intención de adaptarse en los próximos seis meses, mientras que el 32 % espera completar el proceso en un año. En cualquier caso, las fechas siguen siendo orientativas y a la espera de una normativa definitiva, que podría aprobarse antes de final de año.

Beneficios... a largo plazo

Para facilitar la adaptación, el gobierno ha anunciado el desarrollo de una solución pública de facturación electrónica que permitirá a los autónomos y pymes emitir facturas digitales sin necesidad de invertir en software privado.

Se espera que esta plataforma esté disponible a lo largo de 2025, con un periodo de prueba durante el primer año para que las empresas más grandes realicen la transición sin inconvenientes extra.

Si bien la mayoría de los autónomos consideran que la normativa aportará beneficios a largo plazo, sobre todo en cuestiones de gestión de las cuentas de resultados y la facturación, hay un 17 % que no percibe ventajas y un 4 % que considera que una digitalziación obligatoria podría ser perjudicial para su negocio, debido a la complejidad.

Sobre la opinión acerca de los tiempos, en cambio, no tenemos datos concretos, pero sí se percibe que una inmensa mayoría considera que, finalmente, se ampliará el plazo de adaptación sensiblemente.

En conclusión, existe una visión positiva sobre los beneficios de la factura electrónica, pero la escasa preparación en el sector y los desafíos de su implementación ponen en evidencia la necesidad de apoyo adicional: sobre todo, para el colectivo de los autónomos.