En ocasiones resulta complicado determinar cual va a ser la evolución de ciertos aspectos empresariales sujetos a variaciones constantes. Esto puede dificultar la adecuación de esfuerzos económicos y de personal, entre otros.

Una manera diferente de controlar ciertos factores de la gestión de un negocio es realizar aproximaciones o previsiones en base a la utilización de cadenas de Markov. No es un método totalmente exacto pero si útil para previsiones a largo o muy largo plazo.

A diferencia del método clásico de utilizar el año inmediatamente anterior como guía, la cadena de Markov utiliza todos los estados anteriores para determinar una evolución más realista de lo que cabe esperar de los próximos ejercicios. Es una técnica curiosa aunque algo complicada para quien no domine la materia.

Toda consecución numérica cuando se repite tiende a descubrir cifras relevantes y patrones. Dado el gran número y variedad de cifras existente en los balances lo mejor es realizar el estudio en base a los ratios. Esto descubre más posibilidades pues también podemos utilizar los ratios de RRHH, que cuantifican valores cualitativos y miden factores humanos.

Más allá de los patrones lo complicado está en descubrir cual va a ser el siguiente estado que va a producirse en el proceso estudiado. Es decir, tenemos que adivinar el siguiente paso, que no tiene por qué ser parte del patrón aunque esté influenciado por el mismo.

Para empezar voy a dar una definición de lo que es esta cadena. Se trata de una herramienta creada por el matemático ruso "Andrei Markov" en el año 1907 que mezcla principios algebraicos y estadísticos para analizar procesos estocásticos (que evolucionan a lo largo del tiempo en un conjunto de estados).

Es posible aplicar este principio a campos tan diferentes como la meteorología, astrología, biología... o a las empresas (entre otras muchas áreas, por supuesto).

En lo que nos interesa, se ha aplicado para analizar patrones de morosidad, necesidades de personal, prever defectos en maquinaria, etc... (os dejo el enlace a un documento bien detallado con un ejemplo práctico aplicado a la contabilidad donde incluso se utiliza la ley de Chapman-Kolmogórov).

Existen varios tipos de cadena según el número de estados esperados, siendo más sencillo aplicar una cadena de número finito. Todo depende de las probabilidades de transición en "x" pasos.

Personalmente he jugado con este tipo de cadenas por la capacidad de mostrar datos futuros con criterio y en base a la historia de la propia empresa. Por ejemplo, en base a ratios de rotación de personal (del que tendré que hablar algún día) podemos estipular de forma aproximada las necesidades a largo plazo de medios, entrevistas, formación interna y bajas que se producirán en el futuro según lo acontecido en los últimos 5 años ( por ejemplo ). La previsión ayuda a la planificación y al ser un método matemático con "memoria" a largo plazo es un aliado perfecto para un empresario con visión estratégica.

El problema de estas cadenas radica en la dificultad de su cálculo en casos donde el número de estados es muy grande (por eso recomiendo realizarlo en base a ratios relevantes) y en la búsqueda de factores que respondan a las "propiedades markovianas".

Además, requiere de personal cualificado para crear un sistema eficiente para esos casos. Para ello se puede hablar con un informático ya que deberá realizarse una base de datos y este deberá estudiar las fórmulas para aplicarlas de la mejor manera posible.

Más información | Cadena de Markov (PDF) | Ejemplo 1 (PDF) | Ejemplo 2 (DOC) En Pymes y Autónomos | Evitar la parálisis por análisis Imagen | Germán R. Udiz

Durante esta tercera entrada sobre los métodos de previsión para nuestra empresa vamos a revisar los pasos más importantes que debemos llevar a cabo para conseguir un adecuado sistema de previsión.

Hay que decir que dependiendo del tipo de empresa estas etapas son muy diversas en importancia e incluso puede que cambie alguna de ellas, pero vamos a intentar definir las siete etapas fundamentales.

Cada una de las siete etapas de las que hablaremos presentan un proceso sistemático para iniciar, diseñar e implementar un sistema de previsiones:

• Determinar el uso de la previsión: lo mejor es determinar la previsión de demanda para saber y así definir la cantidad de producción en una fábrica, el nivel de recursos humanos, etc.

• Segmentar la previsión por artículos o servicios: ser capaces de si tenemos varios productos o servicios no modelizar las previsiones de forma global, sino más segmentada para cada uno de ellos, así seremos más efectivos y podremos ajustar mejor nuestras decisiones.

• Definir el horizonte temporal de la previsión: es importante no sólo para saber la cantidad sino para ser capaces de elaboral las previsiones siguiendo dichos tiempos y no tardar demasiado en realizarlas.

• Seleccionar los modelos: ésto ya se refiere a modelo más matemáticos de organización, aunque nosotros podemos usar el ordenador y algún tipo de software de cálculo que nos ayude a modelizar fácilmente las necesidades y así tomas las decisiones adecuadas respecto la maquinaria, materias primas o empleados.

• Recopilación de datos: es muy importante en este proceso actuaciones como los controles de calidad y cuantificación de ventas, estudios de cuota de mercado, evolución del mismo, etc.

• Realización de la previsión: hacer una verificación de todo y llevar a cabo la previsión.

• Validar e implementar los resultados: según los resultados ser capaces de llevar a cabo las implementaciones necesarias en los departamentos de ventas, marketing, finanzas, produccción, etc.

Un punto fundamental además es tener en cuenta el error que solemos tener en todas las previsiones, siendo capaces de irlas ajustando sucesivamente según vemos la evolución real de nuestras ventas, es decir, aprender del propio margen de error para hacer previsiones más ajustadas.

Cuando además queremos que el sistema para generar previsiones sea más o menos constante también debemos calcular que la recopilación de datos a de seguir el mismo ritmo; la falta o incoherencia de los datos puede hacernos perder mucho dinero y tiempo.

En Pymes y Autónomos | Métodos de previsión para nuestra empresa (I) y Métodos de previsión para nuestra empresa (II) Imagen | extranoise

Durante la primera entrada de los métodos de previsión para nuestra empresa hablamos de la importancia su importancia así como los tres tipos fundamentales de previsiones que debemos tener en cuenta para conseguir una correcta adecuación estratégica.

Durante esta segunda entrada observaremos e intentaremos descubrir la importancia estratégica real de la previsión, viendo los posibles impactos que podemos obtener dentro de nuestra empresa gracias a una buena o mala previsión.

Jay Heizer uno de los padres de las decisiones estratégicas modernas se refería a estos supuestos en los siguientes términos:

"La previsión es la única estimación de la demanda hasta que se conozca la demanda real"

En consecuencia, debemos darnos cuenta que las previsiones son muy importantes a la hora de determinar la realidad futura que tendremos que empezar a pensar en el momento actual para el correcto funcionamiento de las áreas importantes del proceso productivo.

En cuanto a los impactos que puede generar en la actividad empresarial, observaremos los tres puntos fundamentales del desarrollo empresarial:

• Los recursos humanos: la contratación, formación y despido de cada uno de nuestros trabajadores dependerá en cada momento de la demanda que estemos esperando. Si es necesario contratar personal de forma rápida, la cantidad de formación disminuirá y por tanto nuestra plantilla será de menor calidad. Es fundamental nunca descuidar la calidad o podríamos perder parte de nuestro negocio.

• La capacidad: siempre referido al nivel de producción real que nuestros sistemas son capaces de soportar, evidentemente el poder tecnológico es muy influyente en este punto y una incorrecta situación puede provocar incumplimiento de las entregas y pérdida de cuota de mercado.

• Gestión de los suministros: es sin duda uno de los puntos fundamentales de cualquier empresa, una buena relación con sus suministradores y adecuación de precios a las cantidad pueden ser muy importantes para la rebaja de costes y producción masiva en un momento determinado.

En definitiva es muy importante la capacidad de previsión así como tener claro la importancia a nivel estratégico y de recursos internos para ser capaces no sólo de mantener un nivel de producción adecuado, sino en caso de cambio de la demanda ser capaces de aumentar de forma clara nuestra producción sin tener ninguna complicación adicional.

En Pymes y Autónomos | Métodos de previsión para nuestra empresa (I) y Métodos de previsión para nuestra empresa (III) Imagen | hamed

Las organizaciones empresariales de forma habitual han de tener mecanismos de previsión propios para ser capaces de planificar el futuro de su empresa; nosotros al ser pymes y autónomos debemos tener en cuenta de forma mucho más estricta ésto ya que puede ayudarnos muy mucho a llevar a cabo todo el trabajo real que podemos tener en el futuro.

Es muy importante el nivel de previsión, ya que si no lo hacemos de forma correcta podemos encontrarnos en una situación en la que no estaremos ofertando la misma cantidad de negocio que nos demanadan.

En esta primera entrada vamos a ver los distintos tipos de previsiones así como sus características fundamentales para atender a la realidad de su importancia para nuestra empresa.

Tenemos los tres siguientes tipos que marcarán el futuro de tus operaciones:

• Previsiones económicas: Es en mi opinión la más importante, ya que mide o referencia la situación del ciclo económico en el que estás en ese momento, midiendo tasas macroeconómicas tan importantes para cada una de nuestras empresas como la inflación, cantidad de consumo, nivel de impuestos, etc. Ejemplo: la situación crediticia actual, en donde las empresas no disponen de ese apoyo financiero que hace 3 años si obtenían.

• Previsiones sobre la tecnología: Dando importancia al ritmo real del progreso tecnológico que puede ayudarnos a no sólo producir más rápido y mejor sino también más barato. Ejemplo: con nuevas fábricas y equipos seremos capaces de ser más eficientes.

• Previsiones de la demanda: Estimaciones de la demanda de nuestros productos o servicios en un momento futuro no muy lejano. Normalmente todos las denominamos previsiones de ventas o ingresos. Son muy importantes ya que gracias a la previsión de dichos inpunts podemos saber la inversión real que podremos realizar y así tener unos ajustes presupuestarios mucho más concisos.

Normalmente estas previsiones las debería ejecutar el llamado director de operaciones, ya que es importante conocer la situación a largo plazo; en caso de no poder contar con una persona en esta situación lo mejor sería que la misma persona que realiza la gestión interna de nuestra empresa en colaboración con el administrador de la misma intentaran llegar a un acuerdo sobre los tres puntos y la situación futura que preveen desde ambas posiciones.

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