Septiembre está a la vuelta de la esquina. Con la entrada de este mes las empresas encaran el último tramo del año, que ya podríamos decir que ha sido el de la recuperación. La peculiaridad para muchas será que recuperan de nuevo la presencialidad de todos sus empleados. El teletrabajo será de nuevo aparcado para volver a la oficina. Pero si algo hemos aprendido durante todo este tiempo de oficinas dispersas es que es clave mejorar la comunicación interna para el éxito de la empresa.

Uno de los hándicap del teletrabajo era la comunicación con el resto de compañeros. Se asume que por estar compartiendo el mismo espacio esta debe producirse de forma más fluida. Y no es del todo cierto. No por cruzarte con alguien de camino a la máquina de café se intercambia valiosa información para desatascar tareas pendientes.

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La pandemia ha cambiado la forma de comunicarse de las empresas y muchas están diciendo adiós al correo

Y sin embargo es crítico para el buen funcionamiento, para que todos vayamos más coordinados y sobre todo para minimizar errores y evitar pérdidas de tiempo. Es un tema que habitualmente se ha trabajado poco en muchas compañías, manteniendo compartimentos estancos entre diferentes departamentos. Y ahora se han dado cuenta de que no puede haber exclusas.

La vuelta a la oficina tiene que llegar con, al menos esa, lección aprendida. Y poner en práctica mecanismos que ayuden a que la comunicación sea más fluida de por sí, sin importar tanto si estamos o no en el mismo edificio. De esta forma sentamos también las bases para lograr mejorar este aspecto si dentro de un mes, por cualquier motivo, hay que volver a mandar a parte de la plantilla a casa para trabajar de forma remota.

Si no hemos articulado una herramienta de comunicación adecuada, este otoño es el momento perfecto para empezar a trabajar en ello. Lo que hemos comprendido es que el correo electrónico no es la más eficaz, para ello. Más que nada lo sabemos desde hace años y toca recomponer un poco cómo nos comunicamos de forma eficiente.

Porque ahora con todo el mundo en el mismo lugar ya podemos gestionar una pequeña reunión de cinco o diez minutos para centrar un proyecto. Y luego resolver los flecos a través de nuestra herramienta de comunicación, informar y coordinarnos con el resto de departamentos. Y esto nos hará ganar tiempo y mejorar nuestra productividad de forma notable. Pero es necesario trabajar y pulir el modelo que hemos elegido e implantado.

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Lo vemos a diario. Entre políticos discuten en vez de tomar decisiones. El 'ruido' de una mala comunicación afecta al receptor, es decir, las palabras o frases que no aportan nada nos generan incertidumbre. Y en este momento es lo que menos necesitamos. En las empresas, sucede lo mismo. La comunicación interna es prioritaria. Y debe ser clara y sencilla.

Esta crisis ha supuesto una nueva realidad en la que han estado muy presentes el miedo, la confusión, siendo necesaria una comunicación interna que permitiera ayudar a mitigar esas emociones en la plantilla, haciéndolos sentir que la situación estaba bajo control, en espacios seguros, etc.

La importancia de un plan de comunicación interno

Todas las empresas se han visto obligadas a implementar nuevas formas de trabajar, ha sido necesario instruir a los equipos en cómo reforzar su liderazgo. A la vez, las iniciativas para motivar y sobre todo, fomentar el compromiso con los trabajadores está siendo fundamental.

La cultura del reconocimiento debe ser el eje de ese plan de comunicación interno. Los recortes han repercutido en la comunicación externa, pero con una estrategia coherente, resulta fácil alinear la gestión de contenidos en redes sociales. En ella hay que reflejar la realidad y cómo se está trabajando en este contexto que vivimos.

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Si algo hemos aprendido con esta crisis es que hay otra forma de hacer las cosas

Contar con un interlocutor que genere confianza es prioritario en la comunicación interna

Generar confianza entre el público externo en un mercado donde la incertidumbre reina, es fundamental. Pero no menos, atender a un número importante de empleados confinados a tiempo parcial, muchos de ellos en suspensión total o parcial. Lo ideal, es mantener una 'conversación' con todos, donde quede claro qué pasos se están dando. Ofrecer formación online, para mejorar sus capacidades digitales es otra alternativa.

Si el lema: "la empresa no funciona sin sus trabajadores" es un hecho, ahora es el momento de demostrarlo. Hay cuatro palabras que definen la forma de actuar de una empresa madura: agilidad, colaboración, reflexión y creación. Ese es el punto de vista donde se apoya un plan de comunicación interna.

Evidentemente, una gran empresa no puede compararse con una pyme, pero en líneas generales, hablar, contar la realidad del día a día es primordial tanto en una organización como en otra.

A nadie le gusta el rumor, el pensar que no hay esperanza y que quizás acabe en la calle. La verdad no se puede retrasar con parches o frases huecas. En eso se basa la comunicación interna, en mantener a una plantilla de 10 o 100 trabajadores, informados sin dar opción a habladurías.

Imagen| Pexels

La comunicación interna es un tema recurrente cuando se estudia, o se conversa con un profesional de la comunicación en la empresa. Sabemos que se trata de cuidar al trabajador interno. Al que da el callo en la empresa, el que hace que todo tenga un sentido.

La importancia de que la información fluya entre todos los departamentos es para lograr un fin: evitar malentendidos y sobre todo, que el trabajador se sienta parte de un proyecto.Que un empleado se sienta relevante debería ser el fin de una pyme.

La importancia de fomentar el compromiso laboral

Las pymes necesitan reconocer, motivar, desarrollar el talento y fidelizarlo. ¿Cómo? Creando engagement con su público interno. Fomentando el compromiso laboral. No es una quimera, muchas empresas logran que funcione. Que pase de ser una definición en un manual a un hecho.

Por ejemplo, surge una reunión con una parte de la plantilla, los otros siguen trabajando y se oyen risas y conversaciones en voz baja. Cada persona es un mundo. Para algunos ese escenario es sinónimo de una situación normal, pero para otros, quizás suponga incertidumbre e incomodidad. ¿Qué está pasando? Lo normal y lo lógico sería que esa información por poco relevante que suponga se comparta después con todos.

El interés por el empleado ha crecido respecto a otras épocas, tal vez no de una manera perfecta ni en todas las organizaciones, pero en la dirección de las empresas, sin importar su tamaño, se percibe que el rol estratégico de la comunicación interna está presente para lograr los objetivos de negocio.

Herramientas para potenciar la comunicación interna

En un interesante artículo que escribió Carlos Roberto, se hacía hincapié en las ventajas y desventajas de utilizar ciertas herramientas sociales para fomentar la comunicación con el empleado. En este sentido, en las organizaciones más punteras en comunicación interna el uso de herramientas tecnológicas para desarrollar una verdadera comunicación “en tiempo real" resulta vital, yendo siempre con cuidado de no saturar ni traspasar la línea de privacidad del trabajador.

Por añadir una herramienta más mencionaré Podio que se define como un software que permite que los equipos trabajen de forma sincronizada, dependiendo del uso que le des puede convertirse en una potente herramienta de comunicación interna.

La plataforma permite compartir archivos, asignar tareas y mantener conversaciones a través de un sistema de aplicaciones internas. Los usuarios pueden generar debates en un entorno social y poner en marcha proyectos colaborativos.

En definitiva, cuanta más comunicación bien organizada y planteada, mejor funcionará la pyme y mejor será el ambiente laboral que tanto tiene que ver con la productividad y con generar equipos de trabajo sólidos.

En Pymes y Autónomos|Tras años de práctica todavía no sabemos escribir correos electrónicos

Imagen|Skeeze

La falta de comunicación en la empresa genera pérdida de tiempo y de dinero. Además de provocar malentendidos. Entre los trabajadores es usual que se produzcan conversaciones preocupantes a raíz de un bulo. ¿Habrá despidos? ¿Una nueva incorporación? ¿Quién es el nuevo jefe? ¿Contará con toda la plantilla?

La comunicación al ser algo intangible se da por hecho, pero poco o nada cuesta mantener al día a toda la organización de cualquier cambio, siempre y cuando sea importante para ellos conocer esa información.

Tipos de comunicación interna

Hemos oído hablar mil veces de los tipos de comunicación que existen:

En la teoría está muy bien saber qué tipo de estructura tiene una empresa, pero en la realidad lo único que resulta práctico es que esta comunicación se dé.

Las temidas reuniones si están bien planteadas son una buena solución para mantener al personal al tanto de cualquier cambio. Eso sí, partiendo de una buena organización donde se midan los tiempos y el contenido.

Gamificación o jugar en la empresa

Gamificación es el nuevo término en el ámbito empresarial desde hace unos años. Consiste en usar la dinámica de juegos en el ámbito corporativo, al igual que se lleva haciendo en la formación, y lograr fidelización de los clientes, incremento de ventas, ahorro de costes e implicación de los trabajadores.

No hace falta ser una multinacional para que esta herramienta sea útil. Muchas pymes muestran en sus redes sociales, partidos de fútbol con sus empleados, mostrando así una cohesión que va más allá del trabajo diario.

Una de las claves de introducir el juego en la empresa reside en la persecución de la maestría. Cuando trabajamos sólo a cambio de dinero y 'los de arriba parecen no tenernos en cuenta' aparece el esfuerzo mínimo necesario para alcanzar ese sueldo sin meterse en problemas.

Con este propósito también mejora la información y permite que los usuarios alcancen un rendimiento superior para lograr un sentimiento de satisfacción. El salario emocional es el que va de la mano de que nos valoren y seamos algo más que un número para la empresa.

La comunicación interna, una necesidad

Un buen equipo tiene que poseer una comunicación y coordinación que permita detectar los problemas antes de que surjan, contar con un seguimiento continuo de los objetivos y mejorar en base a lo aprendido.

Un flujo lento de comunicación es igual de perjudicial como una sobrecarga de ella que genere interrupciones continuas y ralentice el trabajo.

El objetivo es lograr un óptimo flujo de información a los gerentes y entre los miembros del equipo que proporcione autonomía de acción y poder de conexión. Tanto la calidad como la cantidad es la clave en la comunicación.

En Pymes y Autónomos|El valor de gestionar correctamente la comunicación Imagen|PublicDomainPictures

Todos tenemos problemas con la forma de comunicar las emociones por correo electrónico.

Sin señales normales como el tono de la voz o las expresiones corporales, la falta de comunicación puede presentarse fácilmente.

La gente sobreestima su capacidad de transmitir emociones en el correo electrónico. La forma más sencilla de evitar confusiones es declarar explícitamente la emoción que desea transmitir.

Recomendaciones para redactar emails de forma efectiva

• Evita los malentendidos

La gente también lee e interpreta las emociones de manera diferente, por eso, conviene empatizar imaginando cómo su correo electrónico sonará al destinatario.

• Imitar estilo

Imitar el estilo de la persona que está enviando por correo electrónico, ya sea a través de emoticonos, puntos de exclamación o jerga, puede ayudarte a encontrar la forma en que se propone.

• Evitar el cinismo

Es fácil parecer falsos por correo electrónico. A veces, hacer un error tipográfico intencional puede ayudarte a parecer más cálido y más auténtico, especialmente cuando se está en una posición de poder.

Al redactar un email hay que ser muy cautos y, en la medida de lo posible, nunca dejarnos llevar por las emociones de tal manera que se genere un bucle de malentendidos dificil de resolver.

Imagen | geralt Pymes y Autónomos | La importancia de las palabras

Una empresa es como una máquina en la que todas las piezas han de encajar a la perfección para su funcionamiento.

"El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia ganan campeonatos” Michael Jordan. Esta frase por todos conocida del exjugador de baloncesto de la NBA, resume lo que cualquier organización persigue: producir más y mejor. Destacar.

Claves para trabajar en equipo

No existe una fórmula mágica, ni es fácil inculcar este hábito cuando desde jóvenes se potencia el individualismo como sinónimo de éxito. ¿Cómo cambiar entonces este tipo de pensamiento?

• El trabajo en equipo debe ser recompensado y reconocido.

• Potenciar la comunicación por parte de la empresa, estando abierta a sugerencias e ideas. Toda aportación es valiosa y se debe tener en cuenta.

• Alentar el debate. Algunos empleados temen exponer sus opiniones, sobre todo ante sus superiores. ¿Buscamos decisiones mediocres o de calidad? Para ello, hay que estimular al equipo para que exponga sus ideas con plena libertad.

• El líder del equipo debe hablar con los miembros acerca de los progresos que están realizando hacia metas establecidas con un objetivo, que los empleados obtengan una idea clara de los desafíos que tienen por delante.

Fomentar el uso de las redes sociales corporativas

Esta herramienta de comunicación dentro de la empresa tiene una gran ventaja: recoger valoraciones, opiniones y conocimiento, que permiten saber lo que opinan tanto los clientes, empleados...

Además de encontrar expertos dentro de la organización que servirán para enriquecer el trabajo en equipo. Agilizar la comunicación interna, haciendo llegar los mensajes a todos de una manera ágil.

Conclusión

El trabajar en equipo mejora tanto la comunicación como la colaboración dentro de las empresas. El sentido de pertenencia por parte de los empleados generará más ideas y por lo tanto, se alcanzará una cohesión fundamental entre todos los actores internos de una organización para lograr un esfuerzo común, que beneficie a todos.

En Pymes y Autónomos|Cómo resultar atractivo para el trabajo en equipo,Cómo superar las dificultades de trabajar en equipo

Imagen|Skydive Lillo Centro de Paracaidismo

¿Imaginas una empresa donde el grueso de los correos electrónicos estuvieran a disposición de toda la plantilla y, salvo excepciones, se pudieran consultar a golpe de clic? A priori se trata de una estrategia que no todos los jefes respaldarían. Sin embargo, hay historias de compañías que lo han hecho y los resultados no son desdeñables.

El correo electrónico ha pasado a ser una de las herramientas fundamentales de comunicación en la empresa. Aún con sus limitaciones y dificultades en su utilización, es la mejor forma de mantener conectado a todo el equipo. Entonces, ¿por qué hacerlo lo más transparente posible en el equipo? Aquí presentamos la historia de una de las compañías precursoras de esta forma de organización interna.

Abrir las ventanas del correo

A través de un reportaje en Wired, descubrimos los detalles de la política que lleva a cabo desde hace año y medio la compañía de pagos online Stripe. Una política con un sólo objetivo: abrir las ventanas en la gestión del correo y hacer que éste sea una herramienta de información colectiva.

¿Cómo lo hacen? En un extenso artículo en el blog corporativo de la firma, el responsable de la tecnología en la firma, Greg Brockman, señala las dos herramientas con las que cuentan para poner en marcha el sistema. La fundamental es un administrador de listas a través del cual los trabajadores pueden suscribirse a cada uno de los 'hilos' organizados en torno a temáticas, equipos, proyectos, etc. La otra es una guía interna en la que se precisa, con detalle, el funcionamiento.

Así, cada uno de los trabajadores se puede suscribir en cuantas listas crea convenientes. La mayor parte de los asuntos, excepto los de índole más personal, son tratados en cada una de ellas y por tanto se trata de una gran base de datos sobre la actividad diaria de la empresa.

¿Por qué hacerlo?

Pero, cabe preguntarse por qué diseñar una organización interna que, a priori, resulta tan difícil de poner en marcha. El directivo destaca varias razones, entre las que despuntan:

• Asegurarse de que cuentan con la información suficiente para tomar las mejores decisiones sin necesidad de la intervención de ningún responsable.
• Proveer de la historia completa y el contexto de todas las interacciones relevantes para cada uno de los trabajadores.
• Hacer sentir a un trabajador parte de la empresa, al no esconder gran parte de la información sobre su funcionamiento interno.
• Despertar la ayuda y la colaboración entre todos los equipos.
• Permitir que cada uno de los miembros del equipo conozcan cómo se organizan otras partes del negocio.

Dificultades y excepciones

Pero, aún así, es evidente que el sistema tiene importantes dificultades. La principal es la más evidente: la privacidad. Y sobre esto, la empresa ha señalado algunas excepciones en las que incluyen conversaciones sensibles sobre reclutamiento, asuntos personales...

Otra de las dificultades tiene que ver con el nivel de información a consumir y gestionar (y la posible pérdida de tiempo). Es por ello que dentro de las 'reglas' establecidas por la empresa, señalan varias responsabilidades de los trabajadores con las que poner ciertos límites.

A simple vista, puede parecer una medida que lleva a un caos de organización. Brockman admite que ha habido dificultades para adaptar el sistema a una compañía que ha ido creciendo en tamaño de manera significativa en el último año. Pero la esencia de la medida es interesante: abrir al máximo la información interna para lograr un mejor funcionamiento.

En Pymes y Autónomos | El correo frente al chat en la comunicación interna de la empresa: ¿Complementarios o incompatibles?, No es posible mejorar el uso del correo electrónico en la empresa
Imagen | Esparta

Puede que muchos al leer el titular se sorprendan. Facebook es sobre todo una red social para los momentos de ocio y, aunque ha hecho algún acercamiento al mundo laboral, es considerada por la mayoría de las organizaciones un peligro para la productividad. Pero ¿tiene un hueco Facebook como red social en la empresa?

Esta es la intención al menos de la red social, que estaría trabajando en un servicio llamado Facebook at Work, con una funcionalidad y diseño similar al servicio normal, pero que separaría el perfil profesional del perfil personal. Esperemos que también presten atención a la privacidad del servicio, algo muy valorado en un entorno corporativo.

Facebook ya estaría probando la herramienta en unas cuantas compañías que utilizan la red social para mejorar su comunicación interna. A su favor cuenta con que hoy en día todo el mundo sabe como funciona y no tendría curva de aprendizaje. En contra, la desconfianza en los entornos laborales hacia esta red social.

Ya existen otras herramientas sociales que ayudan a mejorar la comunicación a nivel interno. Un ejemplo es Yammer de Microsoft que además se integra con una aplicación para la creación de la intranet como SharePoint, facilitando la creación de flujos de trabajo que automaticen determinadas tareas.

En otros casos tenemos la opción de utilizar la intranet colaborativa, como el caso de Zyncro, que no deja de aplicar las características de una red social corporativa adaptada a las necesidades de la empresa. Quizás Facebook no va del todo desencaminada, pero tiene mucho camino que recorrer y muchas empresas a las que convencer de que su alternativa para los negocios es buena para ellas.

Vía | TNW

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Imagen | Ricky Lai

Se ha colado en nuestras vidas poco a poco. Sin llamar especialmente la atención pero ganando terreno en la comunicación diaria en las empresas. La expansión de los teléfonos inteligentes ha sido el caldo de cultivo definitivo. La capacidad del correo electrónico para comunicar es tan decisiva como su efectividad relativa para transmitir algunos mensajes en los que es necesario detectar la emoción.

Dos estudios ponen cifras a esa expansión del correo. Uno de Radicati Group señala que son algo más de un centenar los emails que una persona de negocios envía y recibe al día. Por su parte, Mckinsey midió el tiempo que implica su gestión: el 28% del total de la jornada de los trabajadores altamente cualificados.

Su uso se ha extendido para comunicar cualquier aspecto en la empresa. Sin embargo, la dificultad para transmitir emociones es evidente y eso puede generar algunas complicaciones. Tanto desde el punto de vista de los remitentes como de los receptores, lograr trasladar ese 'extra' en los mensajes es complejo.

Un artículo en Fast Company da a conocer varios estudios que arrojan un poco de luz sobre este asunto. Primero, sobre cuántos receptores de correos electrónicos son capaces de entender emociones (ironía, sarcasmo...). Apenas el 56% lo acabaron captando. En mensajes de voz, se eleva al 73% de las ocasiones. Muchos de los que escriben con diferentes tonos, escuchan éstos en su cabeza, sobreentendiendo que el resto hará lo propio.

En cuanto al receptor del mensaje, lo habitual es que éste acabe interpretándolo de manera neutra o negativa. Suponemos lo peor en mensajes que pueden ser ambiguos y esto puede echar por tierra la comunicación.

¿Cuál es la lección de todo esto? La primera y más lógica: cuando el asunto es importante y delicado de transmitir, lo mejor es un encuentro personal o, en su defecto, una conversación telefónica con la que evitar malos entendidos. La segunda: ser más específico en el traslado de las emociones, sin dar por sentado que la otra persona acabará captándolo en todas las ocasiones.

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Es una compañía con 230 empleados repartidos por una treintena de países del mundo. Domicilios particulares, oficinas compartidas... Muchos son los lugares desde los que trabajan. Es Automattic, la compañía que ha desarrollado Wordpress, la mayor plataforma de gestión de contenidos. Pero, ¿cómo hacer funcionar una maquinaria así a diario?

En un extenso artículo en la revista Fast Company se analiza cómo funciona la máquina puesta en marcha por Matt Mullenweg, fundador de la compañía y su 'alma máter'. Una máquina en la que, por cierto, no hay apenas correo electrónico, ni llamadas telefónicas (sí videoconferencias, si fuera necesario), ni reuniones físicas diarias.

La herramienta fundamental es el blog. Cada uno de los trabajadores puede publicar mensajes públicos informando de incidencias, comentando avances o planteando mejoras. Aunque se organiza mediante etiquetas, a priori puede parecer un 'caos' pero, al parecer, no lo es.

La ventaja, según explica Mullenweg, es que se elimina mucho del 'metatrabajo' (trabajo que implica gestionar las tareas a través de todas esas herramientas como el correo electrónico, las reuniones...) y se empodera al equipo. No en vano, la transparencia que acarrea este sistema sirve para implicar a todos los trabajadores y, también, para 'monitorizar' lo que ellos llevan a cabo.

Pero tiene las desventajas que siempre se han unido a la distancia física en los mensajes de las empresas 'teletrabajadoras': hay conversaciones en las que es imprescindible el contacto físico, para conocer el lenguaje corporal y el tono. Cuando gran parte de la comunicación se lleva a cabo mediante esta fórmula, se pierde parte de una información que, en ocasiones, puede ser valiosa.

En otro artículo en la revista Yorokobu, se señalan, basándose en el libro The Year Without Pants, otros puntos destacados del 'manual' de Automattic para consolidar esta empresa distribuida por el mundo. Aquí van tres de las más destacadas: la aportación de 2.000 dólares a cada trabajador que 'aterriza' para invertirlos en su lugar de trabajo; la adquisición de los mejores equipos técnicos posible para cada uno de ellos, y la inclusión de, al menos, dos encuentros físicos al año de los equipos.

Sobre el papel, puede resultar sencillo. Han sido años de construcción y de perfeccionamiento de la maquinaria.

En Pymes y Autónomos | Los encuentros periódicos como forma de estrechar lazos en equipos con teletrabajo , ¿Teletrabajo? Por qué un modelo híbrido puede ser la mejor opción Imagen | Nikolay Bachiyski