La pandemia ha cambiado muchas cosas. Entre ellas cómo podemos trabajar en los negocios. Trabajar desde casa ya no es algo imposible, para muchas compañías es una opción. Las que han tenido posibilidad de ser más flexibles y reorganizar sus espacios de trabajo ya ofrecen reservar tu puesto de trabajo en la oficina mediante una app, la solución a la semipresencilidad de algunas empresas.

De esta forma el empleado pierde su puesto de trabajo tal y como lo entendemos ahora, su espacio en una mesa, siempre el mismo, su ordenador de sobremesa, pantalla y periféricos. No solo nos podemos sentar en cualquier lugar, sino también en cualquier planta o edificio de la compañía. Flexibilidad total.

En Pymes y Autonomos

Espacios de trabajo compartidos, el nuevo paradigma en el regreso a la oficina

La ventaja para las empresas está en que pueden alquilar y mantener menos espacio para sus trabajadores. No todos van a estar trabajando in situ a la vez. También es interesante que se asignen espacios colindantes a aquellos empleados que tienen que trabajar de forma conjunta en un mismo proyecto.

La parte negativa es que estas ventajas de la presencialidad como la mejora de la comunicación con los compañeros, una mejor asimilación de la cultura corporativa o mayor compromiso del empleado con la empresa acaban por diluirse.

Sobre el papel todo son ventajas. Pero la realidad se ha demostrado algo tozuda en este aspecto. Recuerdo cuando conocí el concepto de oficinas flexibles hace ya más de 20 años. Cada empleado tenía un portátil y se podía sentar en el lugar que quisiera. Pero siempre tendían a sentarse en los mismos lugares.

Parte de nuestra productividad está ligada a los hábitos. Y nos sentamos en el mismo lugar, queremos trabajar con un determinado orden. Nos da tranquilidad y nos ayuda a concentrarnos.  ¿Es nuestro escritorio igual en casa que en la oficina? No. Y si nos movemos dentro de la oficina tampoco.

En Pymes y Autonomos

Preparar la vuelta a la actividad tras vacaciones, más importante que nunca

Adaptarnos a esta fórmula de trabajo implica que tenemos que volver a aprender a ser productivos sin importar desde donde lo hacemos, ni con qué dispositivo o al lado de quién estamos sentados. Y no es tan fácil. Todo cambio lleva un proceso de aprendizaje y en eso estamos ahora. Tal vez dentro de 10 años lo veamos como algo absolutamente normal, pero hoy en día siguen siendo la excepción.

La medida estrella de esta propuesta de los Presupuestos Generales del Estado, el histórico incremento de un 22% en el Salario Mínimo Interprofesional, está dando todavía mucho de lo que hablar. Y aunque hay voces que abogan por que salga adelante, lo cierto es que numerosas instituciones y organismos internacionales siguen alertando a nuestros gobernantes de las consecuencias colaterales de esta medida.

En esta ocasión, ha sido la Comisión Europea quien ha puesto las cifras encima de la mesa. Según Bruselas, la subida del SMI pactada por PSOE y Podemos podría poner en peligro entre 70.000 y 80.000 puestos de trabajo entre 2019 y 2020 sin finalmente sale adelante, según han explicado fuentes comunitarias.

Estas previsiones van en línea con las que avanzaron otros organismos nacionales e internacionales, como la AIReF, que estima el impacto de esta subida en el salario mínimo interprofesional en una horquilla de entre 40.000 y 120.000 empleos en dos años; BBVA Research, que sitúa el impacto entre 40.000 y 64.000 puestos y el Banco de España, que ha sido el organismo que más impacto prevé, con una destrucción de 150.000 puestos de trabajo.

En Pymes y Autonomos

La subida del SMI prevista en los PGE y su efecto sobre las bases de cotización del autónomo

Esta destrucción de empleo se cebará sobre los trabajos de peor cualificación, precisamente aquellos que el Gobierno dice proteger, tal y como destaca la consultora Freemarket en su último informe de coyuntura. La repercusión negativa se acentúa porque a este coste salarial hay que sumarle las cotizaciones sociales a cargo del empresario, lo que encarece la contratación de manera significativa.

Ahora bien, si bien se prevé un impacto negativo sobre el empleo, lo cierto es que esta medida supondrá un alivio para las arcas públicas. El impacto sobre la masa salarial será positivo (en torno a un 0,35%), y se prevé que la Seguridad Social ingrese una cantidad adicional de entre 1.000 y 1.500 millones de euros. Esta consecuencia es debida no solo al consecuente aumento de la masa salarial, sino también al incremento en la cotización de los trabajadores autónomos, el efecto colateral de esta medida.

Uno de los mayores problemas de las empresas españolas es el absentismo laboral. Es un fenómeno social, económico y laboral que afecta a la estructura productiva de todo un país. Se calcula que este mal supone entre 30.000 y 35.000 millones de pérdidas al año por parte de las empresas, aunque al mismo tiempo es un síntoma de recuperación de la economía, aunque suene paradójico.

En efecto, cuando los empleados comienzan a ausentarse de su puesto de trabajo, normalmente lo hacen porque ya no tienen tanto miedo a que las empresas apliquen represalias. Por eso un repunte del absentismo se suele asociar con una mejora de la actividad económica, que se ve contrastada cuando atendemos a los datos de tasa de absentismo.

Según el último Informe Adecco sobre Absentismo, la tasa de absentismo en España, medido como el porcentaje de las horas no trabajadas (sin contar vacaciones, festivos ni horas perdidas debido a ERTEs) respecto a la jornada pactada efectiva, se ha disparado un 21%, hasta alcanzar el nivel récord del 5%.

Unos datos que contrastan con el absentismo registrado en diferentes épocas, tanto de crisis como de crecimiento económico. Así, por ejemplo, entre el año 2000 y 2007, el absentismo creció desde el 3,7% hasta el 4,95%. De 2008 a 2011, se estabilizó en torno al 4,7%. Y entre 2012 y 2013 se redujo con fuerza hasta el 4,1%. Desde entonces, su evolución ha sido creciente hasta alcanzar el 5,1% actual, según dicho informe, que destaca que se ha superado el anterior récord, alcanzado en 2007.

Aunque, eso sí, existen diferencias bastante significativas entre sectores. La construcción es el sector con menor tasa de absentismo, con el 3,4%, por un 5,1% en el sector servicios y un 5,1% en el sector industrial. La mayoría de ausencias del puesto de trabajo son justificadas, y las no justificadas que presentan algo de relevancia, con una frecuencia entre media y alta, siguen siendo aquellos relacionados con el ámbito familiar del trabajador.

En Pymes y Autónomos | Cómo reducir el absentismo laboral: un beneficio para empresa y empleado

Imagen | Free-Photos

Hace ya años que están disponibles los ordenadores de tipo All in One, o todo en uno, que carecen de la típica torre o caja de ordenador de sobremesa incorporando todos los componentes necesarios para su funcionamiento en la propia estructura de la pantalla. Si embargo, de un tiempo a esta parte cada vez se ven más este tipo de ordenadores todo en uno, pero ¿qué les hace ser cada vez más populares en las empresas?

El iMac podríamos decir que fue el precursor, el equipo de referencia y el modelo a seguir. Aunque no tardaron en salir modelos similares con sistema Windows, el más utilizado en las empresas. Estos equipos disponen de un hardware similar al de un equipo portátil, lo que hace que su precio sea algo superior a un sobremesa. También en la empresa hoy en día se apuesta por pantallas panorámicas de 22" o más, donde tener abiertos dos documentos a tamaño completo.

La gran ventaja de estos equipos es la limpieza de instalación y cableado, además de ocupar un menor espacio. Si se utiliza un teclado y ratón inalámbricos sólo tendremos dos cables, el de red y el de la conexión eléctrica. Esto simplifica mucho las instalaciones mantener una buena imagen, algo que se valora mucho en los puestos de trabajo que son de cara al público.

A esto también se suma que disponen de un diseño bastante atractivo en su mayoría, donde los fabricantes saben que es un sector emergente y buscan atraer al consumidor con un diseño cada vez más pulido, marcos más finos o facilitando el acceso de forma sencilla a los puertos USB para conectar periféricos de forma cómoda.

A la vez se ha popularizado las pantallas de grandes dimensiones, y como efecto colateral también se ha abaratado el precio de estos equipos, que ahora puede ser sólo un poco más alto o incluso similar a lo que nos costaría comprar todo lo necesario para un puesto de trabajo convencional. Eso si, la facilidad de reparación y el coste de mantenimiento siempre será mayor que en un equipo de sobremesa, tal y como ocurre con los portátiles.

Por último, al ser cada vez más populares frente a la opción del Pc, los fabricantes ya disponen de equipos de este tipo de diferentes gamas, baja, media y alta, facilitando a las empresas la posibilidad de adquirir un equipo que se ajuste a sus necesidades sin tener que ir necesariamente a la gama más alta.

En Pymes y Autónomos | El tamaño importa y mejor si tenemos dos pantallas para trabajar

En alguna ocasión me he encontrado con alguna empresa que se lamentaba de los precios de Micrososft Office, unos 280€ la licencia con Outlook para cada equipo. Lo cierto es que es una inversión importante, pero a la cual las empresas suelen sacarle bastante rendimiento. Más que nada porque el Office en las empresas lo utilizan a diario.

Se trata de un programa donde el principal motivo para la adquisición de una licencia es el uso de Outlook, el programa de gestión de correo que les va a permitir descargar el correo en local. De esta forma muchas empresas utilizan correos POP o IMAP con un tamaño de buzón realmente pequeño, ya que lo descargan en local.

Esto sobre todo lo utilizan aquellas empresas que no necesitan movilidad o tener sincronizado el correo con el smartphone. A medida que nos tenemos que mover entre varias ubicaciones o equipos, que es más importante el correo en el teléfono, es menos práctica la descarga del correo en local y las opciones de Google Apps o cuentas de Office 365 con Exchange son más interesantes.

Cuanto nos cuesta al día el uso de Office

Pongamos el caso de una licencia de Office que compramos en un único pago, con Outlook por esos 280 euros. Teniendo en cuenta lo que las empresas suelen estirar el uso de estos programas no sería descabellado utilizarlo a lo largo de 10 años. De esta forma al año, costaría unos 28 euros, si lo dividimos por 12 meses, restando el mes de vacaciones nos sale a un total de 2,33 euros, que entre los días del mes sería un total de unos 0,07 euros diarios por el uso de Office en la empresa en cada puesto de trabajo.

Si utilizamos la suscripción para empresas, la más económica es de 4,20 por usuario y mes, utilizando Outlook y el resto de la suite a través del navegador, lo que implica que siempre vamos a necesitar estar conectados a Internet. La gran ventaja es nuestro correo Exchange con 50GB de capacidad, posibilidad de compartir calendarios y libretas de direcciones, así como 1 TB de almacenamiento en la nube por cada usuario.

Esta sería la opción más interesante para todos aquellos usuarios que no hacen un uso intensivo de Office, pero los que necesitan exprimir al máximo la suite, es necesario que vayan a la versión superior, que instala los programas de la suite en local, pero tiene un coste de 8,80 por usuario y mes. En todo caso entendemos que los usuarios que le van a sacar el rendimiento a esta inversión.

Una tercera vía sería utilizar cuentas de Microsoft Exchange online, con las licencias instaladas en el equipo. Esto tendría un coste de 3,40 por cuenta de correo para cada usuario y mes, al que tendríamos que sumar los 2,33 euros de la licencia del Office instalado en el equipo, algo superior a la opción básica pero inferior a la instalada.

En este caso el coste mensual es menor y tenemos Office instalado en local. La inversión inicial es mayor, y no tendremos almacenamiento en la nube de 1 TB o las herramientas de colaboración como el Skype para empresas o Yammer, que pueden ser muy útiles en el día a día de la organización. Además poco a poco el software instalado se irá quedando obsoleto.

Siempre tenemos la opción software libre

En todo caso siempre tenemos la opción de trabajar con software libre, utilzando Thunderbird y Libre Office, cuyo coste de licencias es cero, pero que en muchos casos puede dar lugar a algún que otro problema de compatibilidad de formatos, lo que llevará asociado quizás un mayor coste de mantenimiento de los sistemas informáticos.

Lo cierto es que no podemos decir que el coste del programa sea desorbitado, si sobre todo tenemos en cuenta que es algo que se utiliza cada día en la empresa de forma intensiva, a veces más de lo que sería recomendable. Otra cuestión a parte es que sea un granito de arena más que se suma al coste del puesto informático en la empresa, que luego no siempre está amortizado tal y como nos gustaría.

En Pymes y Autónomos | Office 365 o Google Apps, ¿con cuál somos más productivos en las empresas?

Imagen | Efes

Tenemos una tarde por delante para trabajar en casa. Son buenas noticias, no tenemos que estar en la oficina, nos hemos librado del atasco de vuelta a casa y con un poco de suerte acabamos pronto. Este es el plan inicial, pero si las cosas se tuercen acabamos trabajando después de la cena hasta la hora de irnos a dormir. ¿Cómo podemos trabajar en casa y ser productivos a la vez? ¿Alguien lo ha conseguido? Vamos a ver algunos consejos que te harán ser productivo trabajando en casa.

Porque lo que queremos es tener más tiempo libre, no caer en la dilatación de las tareas que tenemos pendientes para que acaben ocupándonos todo el tiempo libre que tenemos. El objetivo es hacer nuestro trabajo bien y lo antes posible. Y a veces no es tan fácil en casa. Estamos hablando de un trabajador ocasional, no del que trabaja de forma continuada en su casa.

Cómo ser productivo trabajando desde casa

Por eso lo más habitual no es que tenga un despacho en casa, tal vez ni siquiera un lugar donde trabajar con el ordenador de forma habitual. Teneos que buscar uno, y aunque no lo creas, el sofá delante del televisor no es el mejor lugar para trabajar si queremos acabar pronto. Busca un sitio recogido donde puedas aislarte para concentrarte en tu tarea lo mejor posible.

Si dedicas el tiempo a hacer recados, no estás trabajando. Parece de perogrullo, pero es así, aprovechamos que tenemos tarde de trabajo en casa para otras cosas, ir a la compra, al gimnasio, etc. huyendo de la masificación, pero luego te tocará trabajar hasta más tarde y posiblemente estarás más cansado. Asume que lo mejor es acabar con tus tareas lo antes posible y luego ya tendrás tiempo para otras cosas. Si cambias el orden, ponte nada más llegar a casa.

Otro aspecto fundamental es evitar las interrupciones, si te pones, te pones. Si vives con más gente mejor trabaja en una habitación que puedas cerrar. Si tu mujer que quiere comentar algo, que te envíe un WhatsApp, pero nadie entra a interrumpir. No te levantas a coger algo de comer a la nevera o tienes el smartphone a mano.

Evitamos la multitarea. Mejor centrarnos en una sola cosa y si ni siquiera así podemos, tenemos que buscar ayuda en alguna técnica como puede ser el Pomodoro. 25 minutos sin levantar la cabeza haciendo una sola tarea y luego tenemos cinco de descanso.

Ponte cómodo pero no demasiado, es decir, te puedes quitar los zapatos y estar en zapatillas, pero mejor no trabajes en pijama, de aquí a trabajar en la cama hay un paso y lo siguiente sabes que será una siesta. El resultado, acabas trabajando hasta tarde, durmiendo poco y al día siguiente estás muerto en la oficina. Lo más probable es que acabes acumulando más trabajo para traerte a casa. No es una buena dinámica.

Por último, tienes que ser realista y acordar un horario. Esto no significa que no podamos ser flexibles, todo lo contrario, pero si que si tenemos que cuantificar y ordenar el trabajo que tenemos por delante y no pensar que lo vamos a resolver antes. Lo que en la oficina te lleva cuatro horas no lo vas a hacer más rápido en casa de la noche a la mañana, más bien al contrario.

Es importante saber cuando parar, cuando hemos entrado en una fase de horas improductivas y por mucho que lo intentemos no vamos a sacar trabajo adelante. En mi caso, mejor levantarse una hora antes para acabar lo que nos queda al día siguiente, que estar tres por la noche para hacer lo mismo. El cansancio mental hace que todo vaya mucho más despacio.

Lo malo de trabajar de forma esporádica en casa es que bajamos la guardia y nos relajamos. No somos capaces de mantener una disciplina de trabajo adecuada y entramos en un círculo de procrastinación e improductividad, dedicando muchas más horas para hacer lo mismo de lo que podríamos si mantenemos la concentración adecuada.

En Pymes y Autónomos | Trabajar desde casa, ¿invita a jornadas interminables?

Imágenes | SnapwireSnaps

Uno de los aspectos que ayuda mucho a mejorar la productividad de los trabajadores es utilizar una pantalla más grande de la que tienen actualmente o dos si es posible. Esto tiene una inversión muchas veces mínima que vamos a amortizar rápidamente. Y no sólo a través de una mejora de la productividad.

Para introducir una segunda pantalla en un puesto de trabajo lo único que necesitamos es que la tarjeta gráfica admita otra conexión. Basta con mirar si además de la conexión que está ocupada tenemos otra libre justo al lado, que puede ser de tecnología diferente. Las más habituales son VGA, DVI y HDMI. Si tenemos un portátil seguramente tendremos otra en un lateral donde conectar la segunda pantalla.

Si la tarjeta gráfica no lo admite siempre podemos sustituir la que tenemos en el equipo por una superior. Las tenemos desde 30€ en adelante, siempre mejor asesorarnos para que la que hemos adquirido sea la adecuada para poder conectarla en el ordenador. La segunda pantalla muchas veces tenemos puestos de trabajo que ya no se utilizan, equipos que han quedado en desuso, etc.

Lo ideal es utilizar el modo escritorio extendido, es decir, que tenemos ventanas que podemos ver tanto en una pantalla como en la otra, a nuestra elección como si sólo tuviéramos una. También podemos situar las pantallas en vertical, siempre que la tarjeta gráfica admita este modo, una opción muy interesante si lo que nos interesa es mantener un documento o archivo visible en la mayor extensión posible.

También podemos optar por adquirir una pantalla nueva, pero de mayor tamaño. De esta forma, la vieja queda para montar otro puesto informático con dos pantallas y mejoramos dos puestos con una única inversión. El tamaño recomendable es el de 24", fundamentalmente porque nos permite trabajar con dos documentos de texto en paralelo. Aquí nos será muy útil el atajo de teclado de Windows WIN + flecha derecha / izquierda, que nos coloca la ventana de la aplicación activa ocupando exactamente la mitad derecha o izquierda de la pantalla.

De esta forma los trabajadores que tienen que pasar información de un documento a otro, de una aplicación a otra, mejoran mucho su productividad. A la vez va a suponer un ahorro de impresión, porque lo que muchas veces imprimíamos para leer y pasar datos, ahora nos lo tenemos en pantalla. Pero también es una ventaja si trabajamos de forma habitual con varias ventanas abiertas a la vez.

Por último, si lo que nos preocupa es el consumo eléctrico, posiblemente la pantalla de 24" que hemos adquirido consuma menos que la antigua TFT a la que sustituye, así que por este lado podemos estar más o menos tranquilos. Si tenéis la oportunidad de probarlo, desde luego no os arrepentiréis, lo malo es que puede que luego no queráis volver atrás.

En Pymes y Autónomos | Cómo conseguir renovar y mejorar el parque informático de la empresa a coste cero, o casi

Imagen | Michael Kroepfl

El alza de las temperaturas que estamos experimentando desde hacer algunos días denota que en la próxima semana entraremos en la época estival, abriendo el período de vacaciones estivales en la empresa.

Cuando nos disponemos a pensar en nuestras vacaciones, todos tendemos a pensar de manera individual cuáles son las mejores fechas en base a nuestras preferencias, la de nuestra pareja, amigos o las de la unidad familiar. Dando lugar a ciertos conflictos que pueden originarse por la coincidencia con otros compañeros, y que pueden suponer una restricción al no poder dejar 'desierto' nuestro puesto de trabajo.

Para limitar los problemas asociados a esta situación una herramienta que suele ser eficaz es el cuadro de vacaciones, es decir, un registro compartido en el que los miembros de un equipo se ponen de acuerdo para el disfrute de sus vacaciones, contando siempre con el beneplácito del responsable y/o la organización.

Y para conseguir que su resultado sea óptimo tenemos que tener en cuenta algunas pautas, como por ejemplo, unas reglas claras, equitativas, y que preserve las necesidades del servicio en la organización. Que busque equilibrios en lugar de crispaciones, y que sirva como herramienta de gestión de personas y no como motivo para la discusión.

En Pymes y Autónomos | Los nuevos empleados llegan a aceptar sueldos hasta un 30% más baratos Imagen | mybuffo

Aunque los informes que se publican insisten en la reticencia de la mayoría a cambiar de trabajo dada la situación de incertidumbre del mercado laboral, no es menos cierto, que momentos como el actual generan nuevas oportunidades, que cuanto menos, hay que contemplar y sopesar.

En estos casos, en el que uno, por unas causas u otras se plantea realizar un cambio, de puesto de trabajo, de empresa o de sector, una de las cuestiones más difíciles es saber si ese cambio realmente nos va satisfacer y si realmente será una decisión acertada asumir el riesgo implícito .

Para despejar dudas lo más conveniente es averigüar más acerca del cambio que nos estamos planteando, por lo que es conveniente contactar con tres o cinco personas que estén realizando un desempeño similar al que nosotros nos planteamos realizar. La mejor manera es plantear entrevistas informales .

Si no se conoce a nadie, lo mejor es utilizar a amigos, compañeros o las redes sociales de tal modo que podamos establecer esos contactos. El principal obstáculo a superar es vencer la timidez de contactar con desconocidos pero hay que tener presente que la mayoría de la gente se siente halagada cuando alguien se interesa por sus opiniones y a casi todos nos gusta hablar de lo que hacemos.

Como en casi todas las entrevistas es conveniente preparársela previamente y establecer aquellas cuestiones que nos interesa saber y que influirán en nuestra decisión, tal es el caso, de qué es lo mejor de es trabajo, en qué consiste un día cualquiera, o por ejmeplo, qué es lo que hay que hacer para triunfar en esa posición. No consiste en obtener respuestas definitivas, si no en conseguir vislumbrar un poco el camino del cambio.

Imagen | thienzieyung En Pymes y Autonomos | Cambio

Así es como se ven cuatro de cada diez españoles conforme al informe Randstad Workmonitor, estudio internacional basado en 14.780 entrevistas realizadas en 30 países sobre las expectativas laborales de los trabajadores. Según losdatos recogidos en este informe el 41% de los trabajadores españoles creen que pueden perder su actual puesto de trabajo en los próximos meses, lo que manifiesta una notable incertidumbre respecto a su futuro labora y que supone una subida de doce puntos porcentuales respecto al verano de 2011, el dato más alto recogido por el informe.

Algunos de los datos que determinan una percepción tan negativa por parte de los trabajadores son, por un lado, la elevada cifra actual de paro, que se sitúan en el 24,44%, según la Encuesta de Población Activa (EPA), y el hecho de que la ocupación haya descendido durante el primer trimestre del año en todos los sectores, son varios de los factores que determinan esta percepción laboral. A esto hay que añadir el pesimismo generalizado que muestra la última encuesta del CIS en la que nueve de cada diez españoles ven la situación económica de España “mal o muy mal”.

Una vez más España tiene el extraño privilegio de liderar un índice en el contexto internacional, en este caso, según Randstat Workmonitor el miedo a perder el empleo en Europa. Esta cifra sólo es superada por Grecia, donde la mitad de los trabajadores admite esta premisa. En el lado opuesto, sólo un 25% de los holandeses y un 24% de los alemanes se muestran preocupados por su futuro laboral. Si la comparación se extrapola fuera de las fronteras comunitarias la situación de España permanece igual. Un 27% de los estadounidenses se declara pesimista, cifra que baja aún más en el caso de China, donde sólo responde de esta manera un 21% de los encuestados.

Un dato que merece ser destacado del informe es que se detecta que a más incertidumbre laboral, los trabajadores optan por la seguridad profesional y apuestan por desarrollar su carrera en su actual empresa. Un 81% de los españoles no se encuentra buscando en estos momentos otro trabajo, dato que aumenta en ocho puntos porcentuales en sólo tres meses.

La combinación del miedo a perder el empleo, las expectativas de promoción internas, el porcentaje de personas que han cambiado de trabajo en los últimos meses y la satisfacción laboral dan como resultado un índice que sirve para comparar los posibles cambios en el mercado de trabajo en los próximos meses: el Índice de Movilidad Laboral. España cuenta con un Índice de 98, lo que representa una baja movilidad laboral un punto por encima de la media europea y en línea de países como Gran Bretaña (103), Suecia (99) o Suiza (98).

Vía | Randstat Imagen | SandiDeFresa En Pymes y Autónomos | Mercado Laboral