Las empresas están obligadas a tramitar de forma telemática con la administración. Esto les obliga a tener un certificado digital para poder identificarse y firmar electrónicamente determinados trámites. Y hasta aquí su uso en la mayoría de ellas. ¿Por qué las empresas no aprovechan más la firma electrónica? La mayoría no saben como hacerlo.

No se trata de que no firmen papeles y documentos en su día a día. Lo hacen constantemente a través de la firma manuscrita de toda la vida. Pero no utilizan la firma electrónica ni siquiera en el ámbito interno en la mayoría de ocasiones. Y llevamos años desaprovechando esta posibilidad, pero parece que seguiremos unos cuantos más haciéndolo.

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Qué necesito y cómo firmar documentos digitalmente gracias a la firma electrónica

Muchas ni siquiera saben cómo tienen que firmar un PDF, ya sea a través de la herramienta que incorpora el propio Acrobat Reader, el programa más extendido para manejar este tipo de archivos. Lo mismo podemos decir de firmar documentos con programas de Office, ya sea Word, Excel o PowerPoint, con LibreOffice o desde el propio programa de contabilidad, una opción que incorporan de forma estándar la mayoría de dichos programas.

Pero es que también tienen en muchos casos instalados programas como Autofirma, que la propia administración requiere y nos permite firmar de forma masiva varios documentos a la vez y de diferentes formatos, no solo tienen que ser PDF. ¿Tenemos que firmar las nóminas de nuestros empleados? Pues las generamos y firmamos todas de una vez.

¿Y los propios empleados? En muchos casos se imprime un documento solo para que se firme por ambas partes, empresa y empleado. ¿Es tan complicado solicitar que lo firme de forma digital? No hablamos de aplicaciones con posibilidad de reconocimiento biométrico, que hay bastantes alternativas, Cada empleado tiene en su DNIe un certificado de firma que podría utilizar, solo tiene que activarlo. Y la empresa facilitar un lector para utilizarlo y nunca ha sido tan sencillo como ahora.

Hablamos de digitalización como si fuera algo del futuro, pero es algo que tenemos en el presente, que está con nosotros desde hace años, pero en las empresas seguimos entregando una hoja de vacaciones, para pedir un día de permiso, etc. Imprimiendo en papel, firmando con un bolígrafo y archivando, solo porque no sabemos como utilizar la firma electrónica.

Lo mismo con documentos que enviamos a nuestros clientes, a otras empresas, etc. Poner en marcha de forma habitual la firma digital no es complicado, ni supone un coste elevado, en la mayoría de organizaciones. Se trata más bien de un cambio cultural, dejar de hacer algo que toda la vida hicimos, pero que ahora tenemos que acostumbrarnos a hacer de forma más eficiente.

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¿Cuántos documentos tenemos que firmar a lo largo del mes en la empresa? ¿Y nuestros empleados o clientes? Lo cierto es que se ha convertido en una de los principales motivos para que en muchas organizaciones el papel no desparezca. Porque la realidad es que no todo el mundo tiene un certificado digital para ir firmando por ahí cuando entra en un negocio. Pero la realidad es que la firma digital es una herramienta imprescindible para la digitalización de la pyme.

Pero si no es a través de certificado electrónico, ¿cómo podemos firmar digitalmente? Lo cierto es que existen soluciones adecuadas para ello. Es interesante antes que nada definir que entendemos por firma digital, que no es otra cosa que una la solución que permite capturar datos biométricos (presión, velocidad y aceleración) durante el proceso de firma en dispositivos electrónicos, ya sean estos smartphones, tablets, etc., permitiendo identificar a su autor y garantizando la integridad de los documentos firmados.

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Qué necesito y cómo firmar documentos digitalmente gracias a la firma electrónica

Además es imprescindible que la herramienta garantice como el no repudio o el sellado de tiempo, es decir, que el autor no pueda negar que ha realizado dicha firma y que se ha producido en un momento concreto desde el que el documento no ha sido alterado. Esto garantiza su validez legal y jurídica. En este sentido es más segura o vinculante de lo que puede ser la firma manuscrita.

Un ejemplo de una firma que no tiene validez legal es la que podemos incluir en un documento PDF, como una imagen de la firma manuscrita que hemos escaneado. Más allá de tener una copia de la firma en el documento, legalmente no tiene ninguna vinculación. Cuestión diferente es si ese mismo PDF además lo firmamos electrónicamente con un certificado electrónico, que ahora sí, añade las garantías necesarias para su validez legal.

¿Sirve cualquier smartphone o aplicación para hacerlo? Lo cierto es que no, al menos si lo que nos importa es la garantía jurídica. No es lo mismo firmar el resguardo de un paquete recibido que un documento legal, un contrato, una financiación, etc. Es imprescindible que la aplicación pueda almacenar los datos biométricos que nos identifiquen de forma inequívoca.

Por último, es importante que se integre con nuestras otras soluciones o programas. Lo ideal es tener un repositorio documental online donde se vayan almacenando estos documentos y que estén disponibles en cualquier momento. También que sea móvil, que si tenemos que salir de nuestras oficinas podamos "llevar con nosotros esta herramienta" para que sea el cliente el que firme y quede correctamente registrado.

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Eficiencia y ahorro de costes, el mantra de la pyme también es posible en la impresión

Una buena implantación ahorrará mucho tiempo en el archivado y ordenación de la documentación. También en papel y tinta, puesto que muchas de los documentos que se imprimen lo hacemos simplemente porque tenemos que firmarlos. Lo que más me llama la atención es que algo que debería estar masivamente implantado sigue siendo algo poco, o más bien nada, utilizado en muchas empresas.

Con el tema de las copias de seguridad ocurre como con esas tareas que vas dejando de lado porque no son urgentes. Pero que cuando hemos sufrido un incidente de seguridad y un hilo de sudor frío recorre tu espalda, estás tranquilo por haber hecho los deberes en su momento. Este es uno de los motivos por los que tendrías que hacer una copia de seguridad antes de acabar el año.

En muchas ocasiones hablando con autónomos y pequeñas empresas cuando sale el tema de la copia de seguridad ellos creen que hacen copia, pero es algo indefinido. No saben cuándo la hacen, en qué lugar o dispositivo se guarda. Y lo que es peor, ni siquiera saben de qué datos están haciendo copia de seguridad.

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Por eso en determinadas épocas del año no está de más tomarse la molestia de revisar nuestras políticas de copia. Revisar si el programa de copias está funcionando o no, dónde se copian los datos, si tenemos diferentes ubicaciones y copias y si lo que se copia es lo suficiente para sobrevivir a un incidente de seguridad o no.

A veces la solución es mucho más sencilla de lo que nos creemos, no es necesario estar pendiente todos los días de las copias, pero si tener un sistema eficaz, desatendido y que nos avise si existe algún problema con dichas copias. Y después que sea ágil a la hora de recuperar datos y documentos en caso de necesidad.

A partir de aquí de lo que se trata es de mantener el orden, especialmente en las empresas más pequeñas que ni siquiera tienen un servidor, sino dos o tres ordenadores que están en grupo de trabajo. Para estas organizaciones un pequeño NAS para centralizar el almacenamiento y realizar copias, instantáneas de volumen o un control de versiones muchas veces es todo lo que necesitan.

Es una pequeña inversión que nos ahorrará muchos disgustos, pero también mucho tiempo a la hora de encontrar documentos que en muchos casos están desperdigados por cualquiera de los ordenadores de la empresa.

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Una de las formas de evitar que los papeles sigan rondando por la empresa es utilizar la digitalización certificada. Se trata de una opción que no todo el mundo utiliza y que tras escanear un documento permiten prescindir del original. Esto supone un gran ahorro de tiempo y de costes de almacenamiento.

Para ello tiene que cumplir una serie de requisitos. No basta con introducir un factura en el escaner de la impresora multifunción y crear un PDF. Es necesario utilizar un software homologado por la AEAT, que garantice todo el proceso. Si se cumple dicho estándar, el documento resultante tendrá validez legal ante cualquier organismo oficial y podemos destruir el original.

Tal y como dice la propia ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, en su artículo 7 donde se establecen las bases que debe cumplir la Digitalización certificada:

Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base

Normalmente se piensa en una solución de este tipo para cuestiones fiscales y de facturación, pero lo cierto es que será de utilidad para cualquier tipo de intercambio documental con cualquier administración u organismo público. Se esta manera no solo ahorra papel, sino que se puede convertir en una forma de ahorrar tiempo.

Para escanear documentos tenemos diferentes opciones, en función del software de dititalización certificada elegido. Algunos nos permiten realizar simplemente una foto con el móvil del documento o utilizar un simple escáner de impresora multifunción. Esto resulta muy cómodo para tener más flexibilidad a la hora de guardar los comprobantes de gastos, por ejemplo.

La información quedará disponible e indexada en una base de datos para su búsqueda. Además los programas de digitalización certificada garantizan que no se haya manipulado dicha imagen. Para las empresas que manejan un alto volumen de facturas y documentos en papel que necesitan conservar por cuestiones legales es una opción muy interesante.

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Una de las ventajas que muchas empresas han encontrado a la hora de digitalizar sus archivos ha sido un ahorro importante de espacio, espacio físico, lo que en muchas ocasiones lleva a guardar y guardar documentos, copias, versiones, etc. Al final acabamos con un gran número de archivos duplicados en la empresa, un desorden que podemos acabar pagando muy caro.

Porque la falta de espacio se soluciona de forma muy sencilla. Basta con añadir un nuevo disco duro y rápidamente ampliamos espacio. Sin embargo esta no es la mejor solución en muchos casos. La duplicidad de archivos no se debe, en general, a la realización de copias de seguridad, sino a que se guardan en diferentes espacios o diferentes versiones.

Lo más habitual es guardar una versión del archivo en el ordenador local para realizar modificaciones que luego sustituiría a la versión que está alojada en el servidor. Lo malo es que en muchas ocasiones son dos usuarios los que acaban por realizar modificaciones a la vez y al final no se sabe que versión es la buena. Se convierte en una mala práctica que al final nos hacer perder tiempo y trabajo.

Si trabajamos con varias versiones en el servidor puede ocurrir lo mismo, sólo que en este caso nos costará saber qué versión es la buena. En otras ocasiones los archivos se duplican en diferentes espacios del servidor. Si esto se convierte en un práctica habitual y además se incluyen en la copia de seguridad, al final estamos destinando mucho más espacio del que nos gustaría para hacer copias, además de alargar el tiempo de ejecución innecesariamente.

Pero sobre todo supone un problema a la hora de encontrar documentos, ya que aparecerán diferentes versiones, ubicaciones, etc. Hasta que se identifica cuál es el documento con el que queremos trabajar hemos perdido en muchas ocasiones un tiempo precioso. A esto le tenemos que sumar en muchos casos los archivos guardados en portátiles, discos duros virtuales, etc. que hacen que en ocasiones pueda resultar inmanejable.

Al principio será una tarea dura, pero poco a poco habremos establecido un método de archivado digital que acaba por ayudarnos a mejorar la productividad en la empresa. Si además introducimos alguna herramienta que nos permita tener un mínimo control de cambios y versiones, mejor todavía, pero si no lo tenemos podemos crearlo de forma manual para que cada usuario registre que ha realizado cambios en el mismo.

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Estamos en plena era digital, donde la cantidad de papeles que se imprimen en una oficina cada día es menor. Sin embargo parece que en muchos aspectos la documentación que almacenamos se resiste a desaparecer. Por eso nos preguntamos, ¿es posible prescindir del papel en la oficina?

Por un lado tenemos la producción interna, los documentos que genera nuestra propia empresa, donde a no ser que tengamos que entregar a un cliente o a un proveedor hoy en día es más o menos sencillo prescindir del papel, generando documentos digitales. Una simple impresora PDF puede ser muy efectiva en esta reducción de documentos impresos.

Sin embargo es en la relación con los clientes y terceros donde el papel se resiste a desaparecer. Para muchos usuarios cuando realizan un trámite, utilizan un servicio o han realizado una compra en nuestro negocio quieren una factura en papel. La mayoría de ellos no desea que enviemos por correo electrónico cualquier documentación, sino que prefieren tenerlo en papel, aunque una vez que salgan de nuestras instalaciones no vuelvan a mirarlo de nuevo.

En este sentido es nuestra empresa la que deber incentivar el uso de medios digitales enfocados a los clientes. Para ello es una buena idea tener la documentación asociada en un repositorio para ellos siempre disponible, al que puedan acceder con su usuario y contraseña si por cualquier motivo perdieron o eliminaron el correo electrónico que se les envió en su momento.

Aunque es cierto que no todo el mundo, sobre todo aquellos clientes que son más mayores, tienen correo electrónico, cada vez es menos habitual que esto ocurra. De todas formas si no existe un impulso decidido por la digitalización de la empresa, como una forma de ahorrar en papel, costes de impresión y envíos, será complicado que la gestión cambie por si misma.

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Muchas empresas no dan ningún valor al usuario y contraseña de acceso. Con esto me refiero a que en ocasiones todos utilizan la misma o esta está apuntada en una nota adhesiva en la pantalla del ordenador, de manera que cualquiera podría utilizarla. Esto tiene un grave inconveniente si queremos asegurar la trazabilidad en la pyme, en la gestión, acceso y modificación de los documentos.

Si todos utilizamos el mismo usuario o todo el mundo conoce el de los demás a la hora de ver quién ha efectuado un cambio, una transacción que afecta a nuestro negocio no hay manera de saberlo a ciencia cierta. Esto tiene un inconveniente cuando se ha cometido algún error, es muy complicado encontrar al responsable del mismo.

Otras veces esta cuestión se aplica cuando se trabaja en la nube. Las aplicaciones en modo SaaS muchas veces cobran por usuario recurrente, por lo que el mismos usuario es utilizado por varios miembros de la empresa. Si alguien modifica una factura, por ejemplo, no tenemos manera de saber quién realizó dicho cambio.

Pero esto puede tener inconvenientes a la hora de volver atrás en la versión de un documento, donde no sabemos, a no ser que seamos nosotros mismos los que lo hicimos, hasta donde tenemos que regresar con las versiones del mismo para deshacer los cambios hasta el punto adecuado.

Un último inconveniente lo encontramos en la necesidad de establecer diferentes niveles de acceso, con permisos para que podamos leer, o leer y escribir determinados documentos. Cuando todo el mundo en la empresa conoce las contraseñas de los demás es complicado poder establecer estos niveles de acceso o si se hace, acaba sirviendo de muy poco.

En Pymes y Autónomos | Gestión documental, el agujero negro que lastra la productividad de la pyme

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¿Cuánto tardamos en encontrar un documento en la empresa? Es una pregunta muy sencilla de responder, pero que sin embargo, la respuesta no puede ser indeterminada. No nos sirve un depende. Lo cierto es que la organización de la gestión documental la empresa es una asignatura pendiente. Se acumula mucha información, pero no sabemos qué es realmente útil o cuál es la última versión buena de un documento.

Al final encontrar el archivo que necesitamos en cuestión de segundos no es tan sencillo. Y puede que perdamos mucho tiempo buscando documentos referentes a clientes, información básica que no siempre está donde nosotros pensábamos. Y esto acaba por afectar a la productividad, no sólo por el tiempo que perdemos, sino porque nos desconcentramos de la tarea que tenemos que hacer o acabamos de mal humor por el tiempo perdido en encontrar lo que buscábamos.

Y todo esto si tenemos un almacén de datos centralizado, ya sea un servidor o un disco duro de red, en el que guardamos toda la información. Porque si ya guardamos información en local, en cada ordenador y en la red, la cosa puede ser peor todavía. Lo mismo si tenemos varias versiones de un archivo, donde al final no sabemos qué versión es la buena, si la última que hay en el servidor, la que tenemos en nuestro equipo o una que nos copiamos en una memoria USB para llevara casa.

Y esto es algo que no se resuelve añadiendo más discos duros. Hoy el almacenamiento es económico y es relativamente fácil añadir un nuevo disco de mayor capacidad y solucionar problemas de espacio. De esta forma lo único que hacemos es fomentar el caos de archivos y el desorden creado.

El problema es que muchas veces no tenemos a nadie designado de poner orden en el archivo digital. Otras veces el problema es que no se define una estructura adecuada para ordenar los documentos, duplicando la información en muchos casos. Si con esta disciplina no nos basta siempre podemos acudir a soluciones específicas de gestión documental que nos ayuden a encontrar los documentos de forma mucho más rápida.

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Acabar con el papel es el anhelo de muchas empresas, pero son muy pocas las que logran conseguirlo. La gestión documental sigue siendo una asignatura pendiente en la pyme y ha evolucionado poco desde la llegada de la estructura de carpetas, ya sea analógica o digital, puesto que la tecnología no ha hecho sino reproducir un sistema ya existente en los archivos.

La mayoría de las empresas no disponen de trazabilidad de los documentos, un control de cambios en los mismos que nos avise de quién ha sido el último usuario que ha hecho una modificación o si es posible volver a una versión anterior. Hoy en día son claves para no tener que trabajar con diferentes versiones de documentos comunes.

Pero también tenemos la oportunidad para encontrar nuestros documentos de forma mucho más rápida, algo que en los documentos que no son de uso diario resulta complicado en muchas ocasiones. A la vez, nos permite tener toda la información sobre un cliente, proyecto, etc. reunido en un mismo lugar y evitar duplicidades.

Todo esto nos va a facilitar la realización de una copia de seguridad de forma más sencilla, sin necesidad de ocupar tanto espacio, al no existir documentos duplicados, pero también sin necesidad de tener que estar pendiente de si los documentos están o no en el lugar donde hacemos la copia.

Por último, tenemos la facilidad para ordenar toda la información y preservarla en número de años que necesitemos en función de las necesidades legales que tenemos a efectos fiscales, por ejemplo. Lo mismo con otras administraciones y contratos de los que obligatoriamente tenemos que guardar información.

En Pymes y Autónomos | Por qué es buena la gestión documental

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Una gran parte de las ventas y prestaciones de servicios se pactan de manera verbal. Legalmente un acuerdo verbal tiene la misma validez que uno por escrito, sin embargo es más prudente documentar las ventas y prestaciones de servicios para evitar problemas posteriores.

El único soporte documental que acredita la transacción suele ser la factura que se emite. Pero ¿qué pasa si después hay reclamaciones? ¿y si el cliente no está de acuerdo con el importe? ¿y si la factura no se paga y debemos acreditar la transacción a la hora de interponer una reclamación para el cobro?

En el caso de las ventas se puede justificar la operación en base a un albarán de entrega firmado por el cliente en el que se establece la mercancía puesta a disposición del cliente y el precio de la misma.

Sin embargo en el caso de los servicios esto no sirve, ya que no suele haber una entrega física de producto alguno. Por tanto debemos establecer la manera en la que quede reflejado el servicio solicitado, los términos en los que se va a prestar y el precio final del mismo.

Una manera de hacerlo es mediante un contrato entre las partes que recoja todos estos aspectos. Si entendemos que ésto es demasiado formal podemos optar por una hoja de solicitud en la que, por lo menos, se establezcan unos términos básicos.

La relación empresa-cliente se suele basar en la confianza, pero ésta dura hasta que se pierde y entonces es mejor que los papeles aclaren las circunstancias. Por eso es mejor documentarla y no dejar margen a los equívocos o a las interpretaciones.

En Pymes y Autónomos | Diferencia entre entrega de bienes y prestaciones de servicios Imagen | Gobierno Municipal de Piñas