Hay tecnologías heredadas del pasado que seguimos utilizando a pesar de que ya no son tan efectivas ni revolucionarias como resultaron en su momento. En un mundo de empresas totalmente conectadas, el correo electrónico se ha convertido en un problema para muchas organizaciones.

El principal problema es que se trata de una herramienta en la que muchos empleados destinan una gran cantidad de horas a su gestión. Y no es que sea precisamente productiva. La cantidad de mensajes que se reciben en una empresa pueden suponer una parte importante de la jornada laboral.

Y si se gestiona mal se puede convertir en un ladrón de tiempo brutal. Hay otras herramientas que ayudan a mejorar la comunicación, hacerla más ágil, como Microsoft Teams, o Slack, pero también WhatsApp, por ejemplo, y sin embargo, el correo sigue siendo indispensable a pesar de sus ineficacias. Pero ¿qué nos hace estar tan apegados a esta herramienta en el siglo XXI?

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Ocho clientes de correo que te harán olvidarte de Outlook

El correo electrónico es el notario en muchas empresas

Lo cierto es que el correo nos da algo que otras herramientas no tienen tan desarrollado, como la capacidad de almacenar mensajes y conversaciones, donde quede reflejada cuál fue la petición de un cliente hace cuatro años y ahora que ha cambiado de opinión y nos reclama algo tenemos algo por escrito que nos avala.

También es muy flexible en la organización, ya que en muchas empresas el correo se va archivando por años, por clientes, etc. de manera que es muy sencillo encontrar de forma rápida los mensajes, datos, etc. referidos a cualquier asunto, además de poder hacerlo por supuesto por fecha.

Además esta organización casi se puede automatizar para que los mensajes se archiven en función de determinadas reglas que tenemos creadas, se etiqueten, etc. Es decir, el mantenimiento y organización del nuestro correo se puede hacer de forma sencilla y rápida.

Por último, es la fórmula habitual de avisos de la administración electrónica. Si queremos tener una DEHú, donde recibir notificaciones electrónicas, tenemos que facilitar una dirección de correo para que nos avisen en caso de su puesta a disposición. Nos puede llegar también por SMS o por ambos, pero no por otras alternativas de comunicación.

Es una herramienta de comunicación universal

Lo cierto es que hoy en día podemos decir que el correo es  universal, es decir, todo el mundo tiene una cuenta de correo, aunque no sea más que para dar de alta su terminal móvil. Y es fácil de gestionar no solo el envío de mensajes, sino también de documentación que muchas veces necesitan en las empresas.

Además, podemos decir que garantiza cierta privacidad, o al menos esa sensación tiene el usuario. Otras herramientas como WhatsApp no ofrecen esa confianza para tratar determinados temas económicos, fiscales, etc. ¿le pasarías a tu gestor tu número de cuenta por este medio?

Por otro, todo el mundo en el ámbito laboral sabe como se envía un mensaje a través de este medio. ¿Vamos a enviar un alta de un nuevo contrato por Teams aunque nos comuniquemos con nuestros clientes por esta herramienta? ¿Y para comunicar un despido? Para estas cuestiones "oficiales" el correo sigue siendo insustituible.

Pero tiene muchos más inconvenientes

El principal problema que nos genera el correo electrónico es que en muchos casos se gestiona mal o muy mal. Y pasamos demasiado tiempo gestionando mensajes inútiles. O deshaciéndonos de correos no deseados, simplemente porque en alguna ocasión nos suscribimos a una lista y ahora nunca anulamos dicha suscripción.

También un abuso de hilos interminables donde es muy complicado hacer un seguimiento de las decisiones que se han ido tomando sobre un determinado asunto.

En muchos casos además estos correos nos afectan de forma tangencial, cuando estamos en copia para estar informados, pero que leer todo el hilo muchas supone un trabajo estéril. A pesar de llevar años con esta herramienta, no todo el mundo tiene claro cuando poner en copia o no a otro y muchas veces se añaden solo por un principio de más vale que le llegue.

Por último, a pesar de llevar años con este modelo o precisamente debido a ello, hay empresas que todavía no han resuelto de forma adecuada la transición del correo solo en el ordenador del despacho a multidispositivo.

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Gestionar el correo de forma eficaz desde varios dispositivos, otro reto para la pyme

Y a veces genera mucha pérdida de tiempo por el uso de protocolos más antiguos que hacen que recibamos el mismo mensaje que ya leímos desde el móvil en el ordenador del despacho o que la respuesta que enviamos no la tengamos guardada desde el portátil luego no aparezca en el archivo principal de nuestro equipo de sobremesa.

Es cierto que se puede cambiar la forma de gestionar el correo, pero muchas empresas todavía se resisten a ello. El apego al archivo de correo guardado en nuestro ordenador, donde no tengamos limitaciones de espacio muchas veces sale ganando por encima del resto.

Cada día es más habitual ver como las personas van hablando a su teléfono grabando una nota de voz para enviar por mensajería instantánea. Es una forma de comunicación que ayuda a no tener que escribir lo que vamos expresando verbalmente. Pero también existe la posibilidad de que se pase a texto estas frases y palabras que decimos al micrófono. Es una función que lleva mucho tiempo con nosotros y que ha mejorado de forma notable. Por eso llevo un mes utilizando el dictado por voz en mi trabajo, esto es todo lo que he aprendido y no puedo estar más contento.

Soy de una generación que utilizaba el teléfono para hablar y que si tengo que enviar más de cuatro o cinco mensajes por WhatsApp prefiero llamar directamente y abreviar el trámite. No me gusta especialmente enviar mensajes de voz, simplemente porque prefiero una comunicación directa con interlocución de la otra persona, para que la conversación sea fluida y sobre todo rápida.

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Quiero prohibir el uso del móvil en mi empresa, ¿qué me permite hacer la ley?

Empezamos con los mensajes por dictado de texto

​Todo empezó por este motivo por cambiar mensajes de voz por texto, pero ganar agilidad con dictado por voz, ya que muchas veces, estos mensajes los tienes que escribir mientras vas caminando el resulta más útil y más rápido dictar el mensaje y que se transcriba a texto.

Así fue como me di cuenta que podía ser una herramienta tremendamente útil, no solo para unos mensajes instantáneos sino también para correos electrónicos, para textos que tengo que redactar, para recopilar ideas, sobre todo y decidí ponerlo en práctica.

Empezamos por las notas las listas de tareas que muchas veces utilizo en mi trabajo como una fórmula para no olvidar trabajos pendientes. En lugar de hacer un grabar una nota de voz, utilizaba el dictado lo que luego me permitía recoger esa idea y pasarla rápidamente a un documento de texto, al programador de tareas o dónde correspondiera.

​Poco a poco fui aprendiendo a sacarle más partido, aprender a añadir las pausas. Pero también encontrando algunos inconvenientes, puesto que no es una herramienta perfecta. Lo cierto es que simplifica mucho el trabajo y ahorra muchísimo tiempo.

Algunos problemas con los que me encontrado con el dictado por voz

A la hora de utilizar la herramienta por la calle pueden existir diferentes problemas, especialmente si estás en la calle o muy ruidosa y transitada. Para que el dictado por voz funcione bien requiere de cierta tranquilidad y un entorno más bien silencioso. Aún así me es más ágil que teclear mensajes o correos mientras camino.

El coche es otro punto interesante. El micrófono integrado en el manos libres me permite dictar un texto que luego ya tengo solo que copiar y utilizar donde corresponda. Algo fácil de hacer mientras estamos en un atasco o parados en un semáforo y muy poco recomendable si el tráfico es denso y requiere de toda nuestra atención.

Otro inconveniente con los que me he encontrado tiene que ver con el bilingüismo a la hora de expresar determinadas palabras en diferentes idiomas. El dictado de voz solo reconocerá uno de ellos y si eres de una zona bilingüe, es habitual que muchas veces tus pensamientos no se expresen solo en uno de ellos, sino que puedes saltar de uno a otro de forma anárquica.  Y la cosa se complica.

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El smartphone se ha convertido en una fuente de conflictos en el trabajo y va a peor

El dictado por voz es más eficiente en entornos tranquilos

Si las notas de voz se graban en la oficina pueden suponer un problema si trabajamos en una sala abierta. El dictado por voz es mucho más eficiente y, sobre todo más privado, si tenemos un despacho cerrado.

No deja de ser algo parecido a una llamada telefónica solo que somos nosotros los únicos interlocutores. Si en tu empresa ya estás acostumbrado a escuchar las llamadas del resto de compañeros, o hay un ruido de fondo elevado será más complicado ejecutar está herramienta y utilizar el dictado por voz. También es posible que se añadan conversaciones que están por detrás de otros compañeros a tus textos.

Y muchas ventajas (si piensas lo que vas a decir)

La principal ventaja es la rapidez en la redacción. Por muy buena mecanografía que tengas la rapidez la agilidad que te da el dictado por voz hoy por hoy es muy superior a lo que consigues picando el texto.

No es perfecto, requiere una segunda lectura y una corrección, pero en líneas generales resultará mucho más efectivo que tener escribir palabra por palabra en tu teclado.

Si normalmente trabajas un ordenador de sobremesa es muy posible que no tuviera micrófono, pero esta cuestión se puede solucionar utilizando entonces micrófono del teléfono móvil o si tienes infraestructura de videoconferencia en micrófono de la cámara web.

A partir de aquí las posibilidades son ilimitadas. Y la curva de aprendizaje para utilizar y sacar partido al dictado por voz realmente muy baja. Cuándo aprendes hablar un poco más despacio el número de errores se reduce drásticamente. Sobre todo si añades una pequeña pausa y piensas antes lo que quieres decir.

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Cómo te ayuda una lista de tareas cuando tienes más trabajo del que puedes organizar

Para que lo utilizo a diario. Fundamentalmente para los correos electrónicos hoy por hoy el 100% los escribo con dictado de voz, después basta una pequeña corrección para poder enviarlo sin problemas.

También lo utilizo cada día para la lista de tareas pendientes, esta forma puede ir añadiendo nuevas a medida que van surgiendo, pero sobre todo me es extremadamente útil para no olvidar ideas o soluciones para mi trabajo que surgen muchas veces en los lugares más inesperados, como esa máquina de ideas llamada cafetera.

Es aquí donde más tiempo he ahorrado. Porque muchas veces esta idea que llega, esta solución que has encontrado no tienes donde anotarla. Y en mi caso, lo más probable es que 15 minutos después me cueste retomar el hilo y recodar esta idea, lo que no solo me hace perder tiempo, sino que acaba irritándome sobremanera y perdiendo mi concentración.

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El correo electrónico sigue siendo la vía preferida por los profesionales con presencia online para comunicarse. Sin embargo, en ocasiones nos encontramos con dudas al iniciar una relación laboral o hacer una consulta a un experto de nuestro sector y desconocemos la forma adecuada para que la comunicación sea eficaz y nos garantice la lectura y respuesta del profesional.

La startup española dirigida por expertos en ciberseguridad MyPublicInbox, nace para resolver este problema y el de los profesionales relevantes para que puedan publicar una forma de contacto sin exponerse a los riesgos en internet.

El correo electrónico como herramienta imprescindible de comunicación

A día de hoy, el mail es una herramienta imprescindible para los profesionales con presencia online, sin embargo, publicar una dirección de correo como forma de contacto supone estar expuestos a diferentes riesgos: Phishing, Malware, Spam o robo de identidad son solo algunos de ellos, sin contar con la pérdida de tiempo que supone enfrentarse a propuestas poco serias o consultas con escaso respeto con el tiempo y los conocimientos del profesional contactado.

Beatriz Cerrolaza, CEO de MyPublicInbox y Dra en Telecomunicaciones explica que esta nueva plataforma, basándose en los últimos estudios realizados sobre el uso profesional del correo electrónico, nace:

“Para evitar estos riesgos, los profesionales tienden a reducir su presencia en internet hasta el punto que resulta difícil acceder a ciertos perfiles de forma sencilla”.

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La ciberseguridad en la pyme es un bien productivo, apostar por la externalización es la salida

Por ello, la función de esta nueva empresa es la de crear una nueva forma de contacto directa con el profesional, que garantizará su respuesta, sin que este se exponga a los peligros antes mencionados.

Pero lo que llama mi atención es el poder contactar con ciertos perfiles. A veces, hay personas que parecen inaccesibles y ambas partes pierden: el que desea ponerse en contacto porque quiere compartir una idea, y el profesional que desearía una comunicación más fluida y sencilla.

Una startup española creada por expertos en ciberseguridad

“Cuando comencé mi emprendimiento, hubiera pagado lo que me pidieran por encontrar a todos los perfiles con los que quería contactar y por tener la certeza de que me iban a leer y responder.”, confiesa Beatriz Cerrolaza.

“Por cada respuesta obtenía más de 30 silencios. Tuve que ir hasta San Francisco una semana, para participar en un Congreso para conseguir que sólo algunos de esos “Decision Makers” me conocieran, conocieran mi tecnología y me escucharan durante 5 minutos.”

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Gestión y notificación de brechas de seguridad, así debemos actuar con el RGPD

De ahí la valía de esta nueva herramienta, la facilidad para conectar con profesionales que pueden ayudarnos a que nuestra empresa sea visible, a compartir experiencias, información útil y sobre todo, facilidad para llegar hasta una persona inaccesible.

Todo lo que repercuta en que no existan barreras para el intercambio de información profesional, es positivo, ya que todos en algún momento, hubiéramos deseado hablar con una personalidad relevante en nuestro sector pero nos parecía una odisea.

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Llevamos años con quejas en el entorno de empresa sobre lo que supone el correo electrónico, la cantidad de tiempo que se pierde en su gestión, o cómo ha dejado de ser una forma eficaz de comunicarse. En gran parte por culpa de las propias empresas ya que no lo utilizan bien, en parte, porque todo nos llega por correo. Muchas son las aplicaciones que nos han prometido que otra forma de comunicación es posible, pero ¿por qué no se acaba de matar al correo electrónico en la empresa?

Para la comunicación interna en la empresa hay muchas aplicaciones y muy buenas que funcionan muy bien. Desde WhatsApp que utilizan muchas pequeñas empresas a otras como Slack, Teams o incluso Skype, que es una de las más populares entre startups y compañías innovadoras. Pero la realidad es que en muchos casos pinchan cuando tienes que relacionarte con clientes u otras empresas.

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Ocho clientes de correo que te harán olvidarte de Outlook

Nadie tiene un protocolo universal como el correo

El correo electrónico sigue siendo el protocolo de referencia para la comunicación empresarial. No hace falta más que ver cuando nos damos de alta en un servicio, siempre nos piden una cuenta de correo para poder contactar con nosotros. Y así podríamos hablar de infinidad de cuestiones donde el correo es, de momento, insustituible.

Las redes sociales han supuesto una revolución para la comunicación, con clientes, con empresas o entre los propios trabajadores. Pero muchos lo consideran demasiado informal para olvidarse del correo. Incluso en su mensajería privada. Además que significa casarse con Facebook, Twitter o cualquier otra, y no sabemos que pasará en unos años con ellas.

Muchas veces se prefiere el correo electrónico a una llamada para que quede un registro de la cuestión tratada. De esta forma tenemos un registro de la conversación, de las respuestas o replicas que hayamos podido tener. En muchos casos el correo se convierte en una base de datos para poder recuperar conversaciones de tiempo atrás y esto no lo garantizan igual las alternativas que tenemos disponibles.

La copia de seguridad de las conversaciones o los adjuntos enviados es esencial para cualquier herramienta que quiera acabar con el correo. También que se integren con múltiples aplicaciones. Un ejemplo sencillo. Cualquier aplicación de nóminas nos da la opción de una vez generadas que se puedan enviar a los trabajadores por correo electrónico, y esta opción debe estar en cualquier alternativa que quiera sustituir a este protocolo.

Y mientras esto ocurre en las empresas tienen que tener muy claro como utilizar el correo para sacarle el mejor partido. Las directrices tienen que ser clara para que la comunicación sea lo más eficiente posible.

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El correo electrónico es una de las formas de comunicación imprescindible en cualquier empresa. Es rápido, útil y nos ahorra tiempo. ¿He dicho tiempo? Sí. Sobre todo, si sabemos utilizarlo como lo que es, una herramienta de trabajo. y cuidamos tanto la cantidad como la calidad del contenido.

Ya hemos hecho hincapié en lo importante que resulta invertir unos euros en un correo decente, que permita contestar y leer correos desde un dispositivo móvil y que este gesto quede reflejado en la oficina. Pero ahora, el asunto es esos correos eternos que nos hacen perder el tiempo porque entre compañeros, se piensa que es una red social de ocio más.

Nada es blanco y negro. En ocasiones, disponemos de tiempo y es normal y sano que entre compañeros se intercambien algunas frases que saquen una sonrisa. El problema viene cuando se convierte en costumbre el escribir un correo electrónico con más contenido personal que profesional.

Si ya de por sí, es un ladrón de tiempo. Acudir a la bandeja de entrada y comenzar a leer sobre asuntos que no tienen relación con el proyecto que llevamos entre manos, crispa al más calmado.

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Así se ha convertido el correo electrónico en un pozo negro para la productividad

Si necesitamos contar algo personal, mejor dejarlo para después del horario laboral, o al menos, no ser tan imprudente de robar tiempo del otro, al que sabemos que está ocupado y no podrá contestar.

Con el correo electrónico sucede lo mismo que en las reuniones, cuanto más breves mejor, al grano, y sobre todo que sean resolutivos. El orden, la precisión y la empatía van de la mano en estos gestos.

En la era donde contamos con más canales de comunicación que nunca, la baja productividad se debe, a esa línea que no queda bien fijada en las empresas respecto a lo que implica tratar temas profesionales respecto a temas personales en horas de trabajo.

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La mayoría de de nosotros utilizamos el email como medio para comunicarnos en nuestras comunicaciones profesionales.

Indudablemente, el correo electrónico es un medio muy bueno de comunicarse, siempre que se sea consciente que el** la capacidad de influencia es bastante limitada**.

De hecho, el poder de un envío de correo electrónico a dos cientas personas es tan efetivo como contactar personalmente con seis. Aún así, la mayoría de la gente tiende a pensar que el correo electrónico será más efectivo.

Este hecho se fundamenta en las claves no verbales cuando se está comunicando o pidiendo algo, durante una interacción cara a cara, hace que las personas vean con mayor legitimidad las solicitudes, pero los solicitantes no se daban cuenta de este hecho.

Si tu oficina funciona con correo electrónico y comunicación basada en texto, vale la pena considerar si se puede ser un comunicador más eficaz al tener conversaciones en persona. A menudo es más conveniente y cómodo utilizar la comunicación basada en texto que acercarse a alguien en persona, pero si sobreestima la efectividad de dichos medios, puedes elegir medios de influencia inferiores de forma regular y sin saberlo.

Imagen | rawpixel

En Pymes y Autónomos | Al redactar un email evita las emociones

El correo electrónico sigue siendo muy importante para la mayoría de las empresas. Muchas de ellas siguen teniendo cuentas con buzones muy limitados, lo que implica tener que descargar el correo electrónico en local para poder almacenar un histórico sin tener que borrar. Vamos a ver ocho clientes de correo que te harán olvidarte de Outlook en tu trabajo.

Vaya por delante que Outlook me parece una herramienta fantástica para la gestión de correo. Lo que ocurre es que, en ocasiones, la versión que tienen muchas empresas es muy antigua, 2003 o 2007 y ya no da respuesta a sus necesidades. Esto implica en muchos casos adquirir una nueva versión de Microsoft Office, cuando Word, Excel o PowerPoint sí están funcionando correctamente. Vamos a ver qué alternativas tenemos para sustituirlo.

Thunderbird, todo un clásico para sustituir a Outlook

Durante años Thunderbird ha sido la mejor alternativa para sustituir a Outlook. Además se trata de un programa de software libre que se puede descargar e instalar en la empresa sin problemas de licencias. La gran ventaja que tiene es que existe bastante documentación al respecto para llevarnos todo nuestro archivo de correo de un programa a otro. La migración a Thunderbird resulta bastante sencilla.

Por contra como principal inconveniente tiene la falta de integración con un calendario, aunque posteriormente se lo podamos añadir como una extensión, al igual que se hace con los navegadores. Este sigue siendo uno de los grandes atractivos de este cliente de correo, poder añadir funcionalidades extras, como mejorar la privacidad, la gestión de contactos o temas que le hagan más atractivo visualmente.

Tiene soporte para cuentas POP, IMAP y Exchange, o de Google Apps, todo bien documentado y fácil de configurar. Quizás lo peor de Thunderbird es la falta de desarrollo y mejoras en los últimos tiempos, donde no parece encontrar su sitio dentro de Mozilla, lo que ha paralizado un tanto su evolución.

eM Client, un cliente de correo moderno y funcional

eM Client es un programa para la gestión de correo, quizás no tan conocido, pero muy efectivo. Se puede descargar de forma gratuita para uso personal, pero para la empresa o uso profesional es necesario comprar la licencia que tiene un coste de 24,95 euros, IVA no incluido.

La versión PRO tiene soporte para múltiples cuentas, mientras que en la freemium sólo se pueden configurar dos cuentas diferentes. Incluye la gestión de correo, contactos, calendario y un gestor de tareas básico pero suficiente para muchos usuarios en la empresa. Tiene soporte para cuentas POP, IMAP, Exchange o Google Apps.

Entre algunas de las funciones más interesantes con las que cuenta destacan un desduplicador de correo, facilidad para programar una copia de correo de forma automática, algo muy importante para las empresas que tienen en el correo una herramienta indispensable. También se pueden crear plantillas, reglas o dispone de integración con un cliente de chat y búsqueda rápida de correos.

La importación desde Outlook es algo sencillamente muy rápido y sencillo. Además también tiene soporte para su uso de forma táctil. Tras utilizarlo durante varios meses en mi día a día lo cierto es que no puedo estar más contento del cambio, siendo bastante más efectivo que la versión de Outlook 2016 que tenía previamente instalada.

Mailbird, un cliente de correo que se integra con muchas más aplicaciones

Mailbird es otro de los clientes de correo electrónico que quieren un trozo del pastel de la gestión de nuestro buzón de entrada. Está especialmente pensado para ayudarnos a conseguir el Inbox cero, o dicho de otra forma, no tener ningún correo sin leer y presumen de ser la mejor alternativa a Thunderbird.

Dispone de una versión gratuita que admite hasta tres cuentas y tiene soporte para los principales protocolos de correo. Quizás tiene en el diseño y su forma de personalizarlo uno de sus puntos fuertes. El proceso de importación desde Outlook o Thunderbird es otro de los aspectos que tienen muy pulidos y resulta muy sencillo.

Pero, para mí, su gran valor es la integración con otros servicios básicos, como puede ser WhatsApp, Twitter, pero también Asana o ToDoist o Evernote. Podemos elegir con qué servicios queremos integrarlo y con cuales no en función de nuestras necesidades. Por contra, quizás es un poco más lento que otras opciones en las búsquedas o a la hora de cargar el correo, al menos en su versión freemium.

PostBox, una gran alternativa para el correo de uso profesional

PostBox es un cliente de correo especialmente pensado para profesionales. Tiene un coste por licencia de 40 dólares. Pretende acabar con el correo electrónico como uno de los ladrones de tiempo que tenemos en las empresas y para ello propone poner el foco en nuestros contactos y etiquetando correos.

Se integra con Dropbox, Box o OneDrive o casi cualquier otro servicio online, desde Wunderlist a MailChimp. Incluye funcionalidades avanzadas como las respuestas automáticas o un editor HTML para personalizar el correo electrónico tanto como se desee. Su potente buscador es otro de sus puntos destacados, para encontrar rápidamente lo que buscas en tu archivo de correo.

La importanción del correo, al menos desde Outlook, no es tan intuitiva y sencilla como desde otras alternativas. Le falta un calendario y una mayor facilidad para administrar los contactos. Es una buena alternativa para profesionales y autónomos, algo menos para empresas y pymes.

Nylas Mail, una estética muy cuidada para un correo que funciona realmente bien

Otro cliente de correo que dispone de versión gratuita que tiene soporte para cuentas POP, IMAP, Exchange o de Google Apps con aplicación para Windows, Mac o Linux. Tiene una estética muy cuidada con la posibilidad de trabajar con múltiples cuentas en una bandeja unificada.

Como funcionalidades interesantes permite deshacer el envío de un correo o programar su salida en un momento concreto, ver cómo los contactos interactúan con nuestros mensajes, respuestas rápidas y traducción instantánea o respuestas automáticas donde permite cierta personalización para los contactos.

Como punto a favor es la rapidez en la gestión del correo y las búsquedas o el uso de los atajos de teclado, donde tiene su punto fuerte. También lo bien que se integra con cuentas de Gmail. En contra, no tiene soporte para protocolo POP, no disponer de un calendario o la gestión de contactos, donde otros clientes disponen de opciones más intuitivas o una forma sencilla de importar un archivo pst de correo desde Outlook.

AltoMail, una alternativa web para no tener que instalar en tus equipos

AltoMail es una propuesta algo diferente, ya que no se trata de un cliente que se instala en nuestros ordenadores, sino más bien una alternativa online. Es una buena alternativa para aquellos que tienen cuentas de Exchange, o Gmail, pero no tanto para los que utilizan el cliente de correo para almacenar un histórico de sus mensajes.

No se puede migrar por tanto un archivo pst con todo el correo que tengamos almacenado en Outlook, sin embargo supone una buena alternativa a aquellos que utilizan opciones de correo online. Se pueden gestionar diferentes cuentas desde AltoMail y su gran ventaja es la organización que nos propone en Pilas, lo que ayuda encontrar más rápido los mensajes que buscamos.

Se pueden crear pilas personalizadas para un contacto o un grupo de distribución. La gran ventaja es que aunque nos movamos de ordenador siempre mantenemos la misma interfaz. También tiene disponible clientes para Android y iPhone.

Inky, añadiendo un plus de seguridad al correo electrónico

Inky es otra alternativa que pone el acento sobre todo en la seguridad. El cifrado del correo para que no exista posibilidad de falsear el destinatario de un mensaje que se recibe. El phising pasa a un segundo plano con este cliente de correo. Se puede configurar para firmar digitalmente los correos entre los empleados de una organización.

Dispone de soporte para protocolos IMAP y Exchange, se pueden configurar cuentas de Gmail o cualquier otro servicio de tipo general. Además una vez configurado nuestro cliente de correo se puede instalar en otro ordenador y nos guarda la configuración. Su coste es de 5$ por usuario y mes, un modelo de pago por uso algo diferente a los anteriores.

Mailpile, una alternativa de código libre muy interesante

Mailpile es otro cliente de correo de código libre, lo que para las empresas implica que no tienen que pagar por las licencias de uso. El correo se almacena en cada ordenador donde se configura, pero el acceso se realiza a través del navegador.

La importación del correo de un cliente como Outlook se puede realizar sin ningún problema. Soporta protocolos POP, IMAP y Exchange o cuentas de Gmail Apps, todo bien documenta y sencillo de implementar en las empresas. Quizás su mayor hándicap es que no es un software tan maduro como puede ser Thunderbird.

En Pymes y Autónomos | El correo como herramienta de atención al cliente

Imagen | philippechazal

Todos tenemos problemas con la forma de comunicar las emociones por correo electrónico.

Sin señales normales como el tono de la voz o las expresiones corporales, la falta de comunicación puede presentarse fácilmente.

La gente sobreestima su capacidad de transmitir emociones en el correo electrónico. La forma más sencilla de evitar confusiones es declarar explícitamente la emoción que desea transmitir.

Recomendaciones para redactar emails de forma efectiva

• Evita los malentendidos

La gente también lee e interpreta las emociones de manera diferente, por eso, conviene empatizar imaginando cómo su correo electrónico sonará al destinatario.

• Imitar estilo

Imitar el estilo de la persona que está enviando por correo electrónico, ya sea a través de emoticonos, puntos de exclamación o jerga, puede ayudarte a encontrar la forma en que se propone.

• Evitar el cinismo

Es fácil parecer falsos por correo electrónico. A veces, hacer un error tipográfico intencional puede ayudarte a parecer más cálido y más auténtico, especialmente cuando se está en una posición de poder.

Al redactar un email hay que ser muy cautos y, en la medida de lo posible, nunca dejarnos llevar por las emociones de tal manera que se genere un bucle de malentendidos dificil de resolver.

Imagen | geralt Pymes y Autónomos | La importancia de las palabras

Cuando hablamos de atención al cliente, nos centramos en las redes sociales, puesto que son más directas y ayudan a crear o mejorar una imagen de marca.

Sin embargo, al realizar un pedido e-commerce, **el trato 'que no se ve', como la comunicación vía correo electrónico también es valorada por el cliente.****** No es lo mismo recibir una contestación impersonal que mantener una conversación.

Este tipo de relación no es fruto de la casualidad. Cuando el comprador recibe un correo donde además de informarle de que su pedido está en marcha lee el nombre de las personas que han formado parte del proceso:

• Compuesto (la relación de productos) junto a un nombre: Verónica

• Control de calidad realizado por Carlos

• Empaquetado por Lucía

La sensación no es la misma que al leer un texto donde el logotipo destaque. La información habitual debe aparecer pero no como la protagonista en este tipo de formato.

El interés estriba en: la maquinaria está en marcha, voy conociendo los pasos, sé que en cuál se encuentra mi paquete y recibo información constante y precisa.

Una vez el producto está en manos del cliente, aún hay tiempo para que la experiencia de compra sea plena y satisfactoria. ¿Y si añadimos un pequeño detalle? Desde una bolsa de gominolas, unas pegatinas, unas muestras de otros artículos.

Entonces llegará el momento de recibir los halagos y las muestras de agradecimiento, una razón más para continuar con la conversación, esta vez por la red social elegida por el cliente.

En definitiva, hay que aprovechar el proceso de compra para reafirmar la buena relación con el comprador.

En Pymes y Autónomos|Gestionar el correo de forma eficaz desde varios dispositivos, otro reto para la pyme

Imagen|Jeshu John

A menudo, se advierte que empezar nuestra jornada laboral consultando el correo electrónico no es una buena idea ya que perjudica nuestra productividad.

Sin embargo, peor es esperar que vaya avanzando la jornada para hacer frente a nuestra bandeja de entrada del correo electrónico.

Y dentro de esto, peor aún es dejar para lo último los correos que resultan incómodos o difíciles de abordar.

Nuestra capacidad de toma de decisiones es finita y disminuye a lo largo del día. Así que cuanto más tiempo espere para responder a ese correo electrónico complicado, más difícil resultará.

Para contrarrestar la fatiga, conviene dedicar 20-25 minutos a esos temas escabrosos a primera hora. Si se hace, nos permitirá responder finalmente a los correos electrónicos que languidecen en la parte inferior de la bandeja de entrada.

Imagen | philippechazal En Pymes y Autónomos | Ser profesional y productivo