Que los ciberdelincuentes están al día de la actualidad no es ninguna novedad. Normalmente el tema de búsqueda más demandado es habitualmente utilizado como gancho en el envío de mensajes de correo. Puede ser la devolución de IRPF, una multa de tráfico o en este caso el coronavirus. Comunicaciones urgentes COVID-19 es el mensaje que engaña al usuario para robar sus datos.

Con la cantidad de problemas, los cambios de criterios sobre las restricciones, etc. es muy probable que muchos usuarios lleguen a pensar que el mensaje de correo es legítimo. Se trata de una comunicación que informa de los cierres perimetrales en las diferentes provincias. En este caso el mensaje viene con hojas de cálculo como adjunto donde se introduce el malware que abre la puerta al ciberdelincuente.

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Cuando el malware viene por un mensaje del Ministerio de Trabajo o la AEAT

Es aquí donde el usuario tiene que ser más prudente. Descargar archivos de orígenes desconocidos puede resultar fatal, peor aún si estamos en un entorno corporativo, ya que no solo comprometemos la seguridad de nuestro ordenador, sino toda la red. ¿Qué es lo que buscan? Datos bancarios y credenciales de acceso a la banca online.

Lo malo de este tipo de archivos es que no tenemos un mal funcionamiento de nuestro ordenador ni nada que nos haga sospechar que un malware se ha instalado en nuestro equipo. Su objetivo es pasar desapercibido hasta lograr los datos que busca para poder duplicar tarjetas o vaciar la cuenta corriente.

Y esto en unas Navidades donde muchos usuarios van a hacer uso de Internet para sus compras puede ser un grave problema. Si hablamos empresas que pueden tener y manejar datos financieros de clientes, la cosa es más complicada todavía. Este es uno de los motivos por los que tener un buen antivirus es primordial, ya que ayuda a detectar este tipo de correos sospechosos o incluso evitan que directamente lleguen a la bandeja de entrada del usuario.

Si queremos abrir el archivo y tenemos cualquier duda una buena práctica siempre es intentar hacerlo desde el móvil. Este tipo de malware normalmente está preparado para instalarse en un sistema Windows, por lo que abrirlo desde Android o iOS resulta seguro. Al no ver las hojas de cálculo ya nos llevaría a sospechar y eliminar dicho archivo en el ordenador. Aunque también es cierto que conozco algún caso que ha hecho el proceso contrario con consecuencias fatales para la empresa en la que se abrió dicho archivo.

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WhatsApp se ha convertido de hecho en una de las herramientas más utilizadas en los negocios. Pero en muchas ocasiones al cliente no le interesa añadir el número de teléfono de una compañía a su agenda para hablar con ellos. Y ahora no es necesario puesto que WhatsApp Business mejora funcionalidades y permitirá chatear con empresas con un código QR.

Con esta nueva funcionalidad la empresa genera su código QR y lo puede colocar en sus páginas web, tiendas, paquetes de productos, etiquetas o recibos de compra. Al escanear el código se abre un mensaje de WhatsApp con la empresa con un mensaje predeterminado para iniciar la conversación.

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Esto es lo que necesitas saber si quieres utilizar el nuevo WhatsApp para empresas

El código QR es accesible desde el teléfono móvil que tiene configurado WhatsApp Business, en el apartado de Opciones, Ajustes de la empresa, Enlace directo donde basta con seleccionar, ver código QR. A partir de aquí basta con compartirlo y facilitarlo a nuestros clientes para potenciar este canal de comunicaciones con los clientes.

Otra pequeña mejora que añade nuevas funcionalidades llega al apartado de los catálogos, una forma de mostrar los productos de nuestra empresa a los clientes. A partir de ahora también será posible compartir mediante un enlace catálogos y artículos individuales. Esto será de gran ayuda para el pequeño comercio a la hora de sacar más partido todavía el canal de comunicación con sus clientes.

Lo cierto es que el uso profesional de WhatsApp es un gran desconocido para muchos pequeños negocios y empresas. Y sin embargo tiene características muy interesantes respecto a la versión de usuario que ayuda a gestionar mejor la comunicación. No solo para negocios, también autónomos y profesionales tienen muchas alternativas para sacarle mucho más partido en el día a día.

Puede parecer una contradicción leer comunicación no verbal y escritura en la misma frase, pero cuando escribimos también estamos comunicando emociones y esto se da en el ámbito laboral cuando dejamos una nota para un compañero o un trabajador.

Hace años, como recepcionista, anotaba los mensajes que me llegaban para cada empleado. Los típicos 'recados' eran redactados de manera personal para cada uno. Su nombre aparecía arriba, luego el mensaje y después un saludo, dependiendo de la confianza. Aunque parezca algo trivial, si no redactamos bien un texto o un par de frases, puede dar lugar a equívocos y también a malestar.

Descuido en el lenguaje, sinónimo de falta de respeto

Si bien es cierto que un error lo comete cualquiera, en el ámbito profesional, una escritura dejada, con errores ortográficos exagerados, trasmite una falta de rigor y de profesionalidad hacia quien lo lee y también hacia la imagen de la empresa.

Si un trabajador encuentra un mensaje con una orden por parte de su superior, cargada de faltas de ortografía, en principio la imagen que se llevará es de una persona con una falta de preparación básica. En ocasiones, no vale eso tan manido de: "Si se me entiende, qué más da".

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La culpa es del becario, ejemplo de mala gestión en el negocio

Aprender a matizar el tono con el que estamos escribiendo

El vehículo más utilizado para la nueva comunicación es el Whatsapp y su utilización adecuada puede ayudarnos a que un mensaje plano, adquiera un tono amable, simpático si agregamos un emoticono.

Si un trabajador recibe un mensaje de su jefe, no es necesario que emplee ningún añadido si la información es correcta y se entiende a la primera.

Pero si tras ese mensaje se esconde un pequeño favor, una petición que no esperaba el empleado, no vendrá mal añadir uno emoji, que enfatice que es consciente de estar demandando algo extra y mostrar un lado más cercano hacia quien lo recibe.

Textos en redes sociales o en la comunicación interna, cuidados

Bastante información recibimos al día, como para que nos toque leer un texto en forma de 'ladrillo'. Y en este caso, hablamos de esos comunicados que la empresa comparte bien por redes sociales, bien por vía interna.

Cuando no se cuida la estructura del texto, ni nos apoyamos en técnicas sencillas para que haya 'aire' entre un párrafo y otro, no sólo estamos perdiendo lectores, también clientes y además que nuestros trabajadores pasen por algo información relevante.

Escribir bien, compartir un texto, una nota, un correo bien redactado,demuestra nuestra versatilidad para comunicar nuestras ideas sin importar el contexto ni el vehículo.

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Uno de los problemas que tienen muchos usuarios profesionales a la hora de gestionar su trabajo es la comunicación con clientes u otras empresas. El correo electrónico es uno de los medios más utilizados, pero la realidad es que es poco efectivo en muchos casos. El principal problema es que los mensajes de correo se ignoran por parte del destinatario.

Es habitual que cuando alguien envía un mensaje no sabe si la persona que tiene que recibirlo lo tiene o no. Asumimos que es así cuando no tenemos ninguna notificación de error o el mensaje no es devuelto, como ocurriría si lo para un lista antispam, si hemos introducido mal la dirección, etc. Pero no sabemos si se ha recibido o leído.

En Outlook existen las opciones de confirmación de entrega o de lectura. Pero no es del todo fiable. El destinatario puede haber recibido el mensaje, abrirlo y leerlo, pero rehusar enviar la notificación de lectura. Incluso puede tener configurado su correo para que nunca le pida enviar dichas confirmaciones.

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Así se ha convertido el correo electrónico en un pozo negro para la productividad

Esto por no hablar de cuando el mensaje llega pero se va a la carpeta de spam, se ha introducido algún filtro que automáticamente lo clasifica o lo marca como leído, etc. Por lo tanto de poco sirve y en muchos casos se acaba por llamar para saber si han leído o no dicho mensaje. Al final se recurre a un medio de comunicación directa, lo que resulta una pérdida de tiempo.

La otra opción es el envío de la confirmación de recepción del mensaje a través de WhatsApp, que viene a ser más de lo mismo, pero algo menos intrusivo para el receptor, pero al menos resuelve la duda, sobre todo si se ha enviado documentación para revisar. Al menos el cliente está avisado, para que si no llega vuelva a solicitar el envío de la misma.

En webmails, como Gmail o similares existen extensiones que nos facilitan conocer si alguien ha leído o no nuestros mensajes a modo del doble check de WhastApp. Un check, significa que ha llegado y el doble check que lo han abierto, pero no que lo hayan leído. Lo mismo ocurre con otros clientes de correo, como Mailspring, que nos permiten cierta trazabilidad sobre nuestros mensajes para saber quién los ha abierto y quién no.

Lo peor de estos métodos es que la recepción de este correo no implica que el destinatario lo haya leído, ni entendido, solo su apertura. Por lo tanto, al final casi es mejor comunicarnos con un cliente por mensajería instantánea y enviar después la documentación a través de correo o como archivo adjunto del cliente de mensajería.

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El uso de la tecnología y esto de vivir en un mundo siempre conectado está provocando que se tengan que realizar algunos ajustes. Hasta hace no mucho el correo electrónico se envíaba en cualquier momento del día. Si ya habíamos salido de la oficina se contestaba al día siguiente. Esto ha cambiado al tener el correo en el móvil. Pero también otros canales de comunicación que hacen que la atención al cliente fuera de horas sea casi un deber. ¿Quién pone el límite en este caso, la empresa, el empleado o ambos?

Nos encontramos con empresas que regulan el uso que hacen sus empleados de estas herramientas. Que no quieren que se envíen ni contesten correos fuera de horas. Incluso las empresas más radicales han optado por devolver los correos que lleguen fuera de horas. Lo cierto es que serían más efectivas medidas de formación y reciclaje en el uso de estas herramientas.

Si llega un correo, un mensaje instantáneo de un cliente fuera de las horas de atención, que son conocidas por todo el mundo basta con no contestar. Un mensaje de este tipo nunca puede ser urgente. Además hablamos de medios de comunicación donde no se espera que el destinatario esté al otro lado. Pero el hecho de estar siempre conectados para muchos empleados supone que no se atenderá al momento.

En muchos casos no se apaga el teléfono al salir de la oficina por las urgencias, que en todo caso llegarán en forma de llamada. El problema es que muchos no aguantan tener un notificación de nuevo correo, de mensaje de WhatsApp que ha llegado y no hemos mirado su contenido. Por eso es necesario reciclar a los empleados en el uso de estas herramientas de trabajo.

Además en muchos casos esta respuesta ni siquiera va a suponer un avance de trabajo, simplemente dar un poco de tranquilidad al remitente, que sabe que al día siguiente daremos respuesta a su demanda. Lo mismo ocurre si el correo llega de nuestro jefe. No seremos mejores profesionales porque contestemos a las 11 de la noche un correo. Si no se hace así lo que se está fomentando es pasar en muchos casos de un presentismo de oficina a uno móvil.

La cuestión para los empleados es saberse respaldados por la empresa cuando no han contestado. Para muchos no serán más de dos minutos responder a un correo o un mensaje. Pero se trata sobre todo de desconectar mentalmente del trabajo. Si se leen mensajes, se contestan no se llega a desconectar del todo y esto a largo plazo afecta a nuestro rendimiento.

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Si quieres convencer a alguien para que apoye tu proyecto, explicar a un empleado cómo podría mejorar o inspira a un equipo de trabajo, la mejor forma de hacerlo es contando una historia persuasiva y convincente.

Para lograr hacerlo conviene seguir unos sencillos pasos que nos permitirán lograr con éxito en nuestro propósito de convencer con nuestras historias.

Comienza preguntándote ¿quién es tu público y cuál es el mensaje que deseas compartir?. A continuación, busca en tu propia experiencia de vida cualquier anécdota que resalte la lucha, el fracaso o el éxito que pueda resonar en tu auditorio.

El enfoque final debe estar soportado en las personas que conoces, las lecciones que has aprendido, o los eventos que has presenciado.

Si, además, consigues implicar a tu audiencia para que desempeñene un papel en la historia que estás contando, como lo hacen los magos en sus actuaciones, conseguirás un mayor compromiso y predisposición a aceptar tu mensaje.

Por último, ten siempre presente que tu mensaje debe ser simple, directo y que solo con unos pocos detalles clave serán suficientes para triunfar.

Imagen |StockSnap Pymes y Autónomos | Conseguir nuestros objetivos con la persuasión

Si necesitas mantener una conversación difícil con alguien, es poco probable que llegues a una resolución si no escuchas a la otra persona.

Después de haber escuchado, puedes crear una mejor comprensión de tu mensaje siguiendo unas sencillas pautas.

Pautas para transmitir tu mensaje

• Perspectiva

Trata tu opinión como lo que es, una opinión. Comienza las frases como "yo", en lugar de "tú" o "usted". Explica qué es lo que no te convence o la razón de tu discrepancia y sigue identificando lo que esperas que suceda.

• Palabras

Evita llamar y apuntar con el dedo. Tu lenguaje debe ser simple, claro, directo y neutral.

• Lenguaje corporal

Es importante analizar qué es lo que estamos transmitiendo con nuestros gestos para evitar impresiones erróneas y disocicaciones entre lo que decimos y lo que mostramos.

• Cambiar el tono de la conversación

Si la negociación se tensa, no caigas en el pánico. Respira profundamente y plantea una aproximación diferente al problema, intentando convenir alternativas.

En las negociaciones difíciles siempre tenemos que prestar tanta atención a lo que pasa a nuestro alrededor como a nosotros mismos porque, en caso contrario, cometeremos un grave error que nos acabará perjudicando.

Imagen | Unsplash En Pymes y Autónomos | Cómo controlar una negociación tensa

Cuando se convoca una reunión para proceder a discutir diferentes temas, los responsables lo hacen con la pretensión de que la gente participe y muestren su opinen libremente.

Sin embargo, a menudo no sucede, especialmente en entornos públicos o en aquellas situaciones que pueden calificarse como de alto riesgo.

Para obligar a la gente a abrirse y a participar conviene establecer una regla básica fundamental, "quien calla otorga".

Explique que el silencio no significa me abstengo de este tema o me reservo el derecho a sopesarlo para decidir más tarde, si no que se esá transmitiendo el mensaje estoy completamente de acuerdo con lo que se está discutiendo.

Para que la regla sea válida no se pueden realizar excepciones con nadie ni con ningún tema, por eso, los comentarios ex-post una vez concluida la reunión en petit comité expresando reservas sobre lo acordado no deben aceptarse.

El mensaje siempre debe ser el mismo, todos estamos a bordo y el barco está navegando. Para la próxima vez, interviene durante la reunión.

Imagen | 089Photoshooting En Pymes y Autónomos | Cómo reconducir reuniones ineficaces

Recibir un mensaje en la bandeja de entrada con el aviso de la recepción de una carta certificada y acabar con todos los archivos de nuestra empresa cifrados y sin poder acceder. Este puede ser el resultado en muchas empresas si no tienen el cuidado necesario, puesto que parece que a la vuelta de vacaciones tenemos una nueva oleada de ransomware utilizando un falso mensaje de Correos.

Su funcionamiento es sencillo. Nos avisa de que tenemos una carta certificada para recoger que no se ha podido entregar. Nos ofrece un enlace para obtener información adicional sobre el envío que tenemos pendiente de recogida. Este es el cebo para acabar infectados. Llegados a este punto si tenemos alguna duda en lugar de confiar en un mensaje de correo electrónico, mejor mirar en nuestro buzón, el del portal, que es donde los carteros que intentan realizar la entrega de una carta certificada dejan los resguardos, o incluso preguntar a nuestra oficina de correos.

El enlace nos llevará a una página que suplanta a la de Correos para completar el engaño donde realizar la descarga de la información. Se trata de un archivo comprimido en formato Zip, dentro del cual se encuentra otro que será el encargado de descargar el fichero que se encargará de cifrar nuestros archivos.

Si a pesar de todos esos avisos hemos descargado y ejecutado el archivo y nos damos cuenta es importante desconectar el cable de red para aislar el equipo y apagarlo lo antes posible. Una vez hecho esto tenemos que comprobar los daños en las carpetas compartidas a las que podría acceder este equipo, normalmente ubicadas en el servidor o en otros equipos de la oficina.

Si hemos sido muy rápidos puede que los daños hayan sido mínimos y se queden sólo en nuestro equipo. Si no lo más probable es que tengamos que recuperar desde las copias de seguridad. Respecto al equipo que ha provocado la infección lo mejor es formatearlo para estar absolutamente seguro de que hemos eliminado el archivo que nos ha infectado.

De otra manera no podemos estar tranquilos ya que dentro de unos meses podrían crear otra variante que activara de nuevo el virus en nuestros sistemas. De todas formas no es la mecánica habitual, ya que lo que buscan los atacantes es que las empresas paguen una cantidad por recuperar los archivos cifrados, y si no lo hicieron la primera vez, nada indica que vuelvan a hacerlo la segunda.

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Como impulsor de su negocio, tu día a día gira alrededor de contar lo que haces, estar permanentemente tratando de convencer de que tu propuesta de valor es buena y haciendo que tu mensaje llegue a más y nuevos potenciales clientes.

Seguramente dedique varias horas cada día tratando de comunicar las ideas clave de su negocio y seguramente que descuidamos la manera en la que lo hacemos. Por eso es importante que cuando nos toque definir en algún foro o en una ocasión ante inversores lo que hacemos tengamos estructurado nuestro discurso y relato de una manera sucinta, fácil de entender y que sintetice todos los aspectos del negocio. Aquí están algunas cosas a tener en cuenta al crear su argumento de venta:

Que sea corto. No hay nada peor que ser interrumpido porque se alarga especialmente cuando usted está tratando de trasladar un mensaje importante. Mantenga su argumento de venta a sólo un par de frases cuidadosamente elaboradas. Si después dispone de tiempo de sobra le dará al público la oportunidad de hacer preguntas, que le permitirán ajustar con precisión discursos futuros.

Debe ser sencillo. Es importante recordar que no todo el mundo habla el lenguaje de su industria. Elabore su relato huyendo de grandilocuentes términos que empañarán su mensaje y harán que sus oyentes tengan un hueso difícil de digerir.

Evite las palabras de moda. Palabras tales como "innovador" y "emprendedor" son usados ​​en exceso y con frecuencia producen un desinterés y desvían la atención del público. En lugar de utilizar palabras de moda para describir su negocio, tómese el tiempo para elaborar una frase sobre lo que hace su negocio realmente "innovador" y deje que el oyente se encandile con lo que diga.

Práctica, práctica, práctica. Su discurso de ascensor es sólo tan bueno como su capacidad para ponerlo delante de una audiencia. Usted y su equipo deben ensayar permanentemente y estar dispuestos a comunicarse con confianza en un momento dado.

Un buen discurso de ascensor puede ser eficaz en muchas de las funciones de un negocio, pero es particularmente útil en marketing, ventas y relaciones públicas. ¿Tiene un discurso de ascensor?.

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