Siempre se dice que el lado más débil de la seguridad informática está detrás del teclado. Lo cierto es que muchos usuarios todavía hoy carecen de los conocimientos básicos para al menos sospechar de un correo malicioso, una de las técnicas más utilizadas para la introducción del virus o troyanos en los ordenadores. Y es que para muchos es difícil estar alerta cuando el malware viene por un mensaje del Ministerio de Trabajo o la AEAT.

Es un clásico, se busca en determinados momento que la notificación llegue a aquellos que tienen algo pendiente con la Agencia Tributaria, como la devolución de la renta que muchos pueden estar esperando desde hace tiempo o del Ministerio de Trabajo si estamos dentro de un ERTE o pendientes de recibir la prestación. Este es el caso de la última campaña masiva de envío de correos electrónicos fraudulentos que tratan de suplantar al Ministerio de Trabajo y Economía Social.

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Los casos de 'phishing' se ceban con los nuevos teletrabajadores

El mecanismo es el habitual, una notificación que normalmente aparece como urgente, que parece venir de una dirección del Ministerio de Trabajo y que contiene un adjunto en PDF, pero que en realidad es un archivo comprimido. Descargar y abrir este archivo es abrir la puerta al control de nuestro equipo por parte de terceros. Hoy en día PDF es conocido para todo el mundo y no conozco ningún ordenador que hoy en día necesite instalar un lector para poder abrirlos. Incluso los que acabamos de adquirir nada más conectarlos tienen capacidad para abrir estos archivos sin necesidad de instalar nada nuevo.

Sin embargo juegan con la falta de comunicación del organismo oficial de turno y las ganas de resolver una situación incierta de muchos de los receptores de los mensajes, ya sea en este caso un ERTE y la resolución de la prestación o la AEAT y la devolución de la renta o cualquier otro gancho que engañe a los usuarios.

Y lo cierto es que por mucho que se avise estas campañas de envíos masivos de correos en ámbitos laborales suelen ser bastante efectivas. Más allá de la formación del propio usuario, disponer de un antivirus que analice estos mensajes de correos y los detecte como maliciosos es un gran paso adelante para garantizar la seguridad de sistemas y lo que es más importante de la información que contienen.

Ofrecer lo que no está en las grandes plataformas de comercio online. Producto local, de proximidad que se produce sobre todo en el entorno rural. Esto es lo que promete para el consumidor la plataforma de Correos Market, que con su campaña #yomequedo busca ayudar a productores locales a comercializar sus productos por Internet.

Tiene la ventaja de que para el productor es la visibilidad que ganan en otras zonas. La inversión en publicidad en un momento como el actual previo a la Navidad puede dar a conocer los productos de muchos pequeños productores que de otra forma no saldrían de su entorno más cercano. Además se integra con la plataforma logística de Correos, lo que supone una garantía para la mayoría.

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La venta online no es un enemigo, es un aliado que muchos no saben aprovechar

Pero no todo el mundo puede utilizar la plataforma, para aparecer como productor es necesario conseguir el sello de calidad de Correos Market, que avala la producción local y artesanal. Para ello los productos tienen que ser creados o elaborados en España, con materias primas de calidad. Los productores tienen que estar adscritos a su actividad económica y cumplir con todas las exigencia sanitarias y laborales en su producción.

Para el productor es una forma de vender sin tener que ser un experto en redes sociales, en páginas web, pasarelas de pago o marketing online. La logística también entra en el pack, por lo que es sencillo ponerlo en marcha. Estar dentro de la plataforma implica más visibilidad, pero también más competencia con otros productores que venden productos similares al nuestro.

La cuestión es qué beneficio nos reporta y cómo se consolida la plataforma. Porque páginas especializadas en este sector hay ya algunas y otras han tenido que cerrar. La ventaja que tiene Correos es su tamaño y el músculo económico que puede aportar para aguantar hasta que la plataforma acabe por consolidarse.

La idea me parece buena, una forma de dar una oportunidad a productores locales y artesanos que de otra manera tendrían muy difícil vender por Internet. La cuestión será cómo impacta en las ventas de muchos de estos autónomos y si el beneficio se reparte de forma justa con la plataforma o no.

Imagen | analogicus

No pasa un año sin que piense que este año acabo con el correo electrónico en la empresa. No puedo pasar tanto tiempo revisando la bandeja de entrada, preocupado por el spam o por saber si los correos enviados se han recibido o no. Pero la realidad es que acabar con el correo electrónico no es la solución, es un síntoma del problema.

Porque el problema es que tenemos una herramienta necesaria en muchas empresas que utilizamos muy mal. Empezando por contratar la cuenta más barata y más cutre de las que ofrece nuestro proveedor de servicios. En las pymes más pequeñas se piensa que el correo es un gasto, un mal menor que nos permite comunicarnos y que cualquiera vale.

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Así se ha convertido el correo electrónico en un pozo negro para la productividad

El correo no deja de ser otra herramienta más. Si apostamos por la gama baja, tendremos prestaciones de baja calidad. No importa que tu smartphone sea de última generación, si tu protocolo de correo está obsoleto, compartir calendario será un problema, tus correos leídos o contestados en el móvil no estarán así en el ordenador de tu oficina, etc.

Y todo por no contratar un correo más eficiente, ya sea con Google App, con Microsoft Exchange o incluso montarnos nuestro propio servicio de almacenamiento si la empresa lo requiere. Nos ahorramos unos 4 o 5 euros por cuenta al mes. Y sin embargo con ahorrar media hora de trabajo al mes facturable, hemos amortizado con creces dicha inversión.

Y podéis creerme que pasar de una cuenta de las "gratuitas" que vienen en el pack del dominio de la página web, a otra que independientemente de desde dónde leamos el correo o enviemos los mensajes quede reflejado, va a suponer un cambio drástico para la organización. Solo aquellas empresas que mantienen a sus empleados trabajando en un único ordenador de oficina, sin correo en el móvil les puede ser útil este modelo.

Por eso ya no quiero matar el correo, solo aspiro a utilizarlo bien y de forma eficiente. A recibir correos con un asunto descriptivo, a no utilizar el correo como base de datos almacenando mensajes desde el origen de los tiempos por si un día lo tenemos que utilizar como prueba. Y sobre todo a no tener que llamar por teléfono para saber si alguien ha recibido un mensaje, ni tampoco que me llamen a mi.

Imagen | Rupert Ganzer

No es nada nuevo y seguro que en alguna ocasión te ha ocurrido que al escribir un email has generado una controversia sobre una cuestión que no deberia de haberlo ocasionado.

Si esto pasa es porque rara vez pensamos en la impronta que estamos transmitiendo en los correos electrónicos que escribimos y enviamos tanto a nuestros colaboradores, compañeros, clientes o proveedores.

Cada email que envías afecta su reputación profesional

Por eso para proporcionar la impresión correcta, asegúrese de que tus correos electrónicos atienden a estos puntos.

• Audiencia

Ir solo a la audiencia esencial. Recuerda que cada mensaje que envíes ocupa espacio en las bandejas de entrada de los destinatarios. Así que use Reply All y Cc con moderación, por eso debes de enviar tus emails solo a la audiencia esencial.

• Concrección

Si bien el contexto es fundamental, recuerda que lo que su lector realmente necesita saber es un subconjunto de todo lo que podría decirles. Dado que la capacidad de atención de los adultos es de solo ocho segundos, haz que cada momento cuente.

• Claridad

Aunque con mesura no lo lleves, por tanto demasiado lejos, disparando líneas que sean concisas y causen confusión. Hay que ser cnciso, pero no a riesgo de omitir información o contexto crítico.

Nunca hay que olvidar las limitaciones que tiene la comunicación escrita ya que carece del lenguaje corporal y de la entonación del lenguaje verbal, por eso, hay que ser muy prudente a la hora de enviar comunicados escritos ya que los malentendidos siempre son fáciles de producir.

Imagen | geralt En Pymes y Autónomos | Perfecciona tu escritura para mejorar tu credibilidad

¿Por qué? ¿Por qué? Si me había hecho con un gran número de seguidores y escribía pensando en ellos. ¿Por qué me han abandonado? A veces las razones son sencillas: por pesado. En estos momentos me acabo de dar de baja de una lista.

Se trata de una persona muy respetada en su gremio pero llegó a resultar agobiante tener un correo suyo cada semana. ¿Cada semana era capaz de ofrecer consejos brillantes? Además su tono pesimista y crítico respecto a su sector no me gustaba. El ego es mal compañero.

1.Yo, yo, yo.

En el término medio está la virtud. Una lista de contacto tiene un fin y es el de crear una comunidad. Ya tienes mucho al lograr que una persona decida suscribirse y LEA tus correos. No les des motivos para que decida no sólo no leerte sino darse de baja.

Háblale de temas que le interesan.Tus batallitas y algún toque personal puede resultar ameno e incluso necesario para convertir esa relación en algo más cercano, pero sin pretender que a tus clientes les apetezca conocer cada vivencia negativa que has tenido en tu sector.

2.El Quijote es una obra maestra pero tú no eres Cervantes.

Lo sé, a todos nos gusta tener un público y a veces, ese hecho puede hacernos creer que éste dispone de todo el tiempo del mundo para leer nuestras ocurrencias. Y ya no hablo de descuentos, promociones o información de interés, sino de un texto complejo de leer y largo.

Abrevia, lo bueno si breve dos veces bueno.

3.No estás solo.

Todos los días nos suscribimos a alguna lista. Hacemos una compra y como un acto reflejo nos apuntamos.Pensamos que nos puede servir en el medio plazo.

Esta es la pista: no estás solo. Por lo tanto, cuando escribas a tus clientes no olvides personalizar tus textos: Querido Pablo, Hola Miguel Ángel, ¿Cómo estás, Maribel?

4.Hay otros lugares con encanto.

De acuerdo, te expresas bien pero ya lo haces en otras redes sociales e incluso en tu página web o blog. Para el cliente es suficiente. No se ha dado de baja pero no te lee porque no necesita tanta información. Piensa en ellos. Siguen contigo.

5.¿Aportan algún beneficio tus correos?

Las prisas. La falta de tiempo. Sí, pasamos muchas horas enganchados al móvil, y eso puede volverse en nuestra contra. En tu contra en este caso. Ya cuentas con un cliente saturado de Internet y sus estímulos.

Ofrece información relevante, práctica, atractiva con gancho y que le haga quedarse.

6.Promociones las justas.

No te voy a comprar más porque me escribas todos los días.¡Qué obsesión tienen algunas empresas en ofrecer promociones todas las semanas! Pero no sólo a través de un correo. Envían dos a la semana por si acaso lo has olvidado.

¿Conocen la empatía? ¿Alguna vez se han parado a pensar en qué les llevó a sus clientes a darse de alta en su lista? Porque estoy convencida de que para recibir promociones para que compren semanalmente,no.

7.Estoy aquí no me olvides.

Como en las relaciones de pareja. Da tiempo a te echen de menos. ¿No valoramos más cuando nuestro amor nos deja espacio para respirar y nos da días para que pensemos en él mientras vivimos?

Con tus clientes igual. No te van a querer más. Ni a comprar a diario porque casi a diario o semanalmente les envíes dos correos diciéndoles lo mucho que les quieres de manera poco sutil y queriendo vender y vender.

Toma aire, y tranquilo. Deja que te echen de menos y así tendrás tiempo de ofrecer contenido más interesante y elaborado.

En Pymes y Autónomos|No existe la newsletter perfecta para la pyme

Imagen|Selene2303

Recuerdo una rueda de prensa de Luis Aragonés, donde le indicaba a la traductora que le acompañaba cómo debía traducir sus mensajes, "Cortito y al pie", para no perder el hilo. Un grande Aragonés. Lo mismo se podría aplicar en el caso de los correos electrónicos en la empresa. Se reciben muchos, pero se leen completos pocos y se guardan casi todos. Por eso los correos electrónicos tienen que ser cortitos y al pie, fáciles de digerir.

Lo primero que sobra son alambicadas fórmulas de cortesía. Hay que ser educados, incluso cálidos en el mensaje, pero hasta un punto. En el caso de que ya hayamos cruzado varios correos con nuestro interlocutor a lo largo del día, vamos directamente a la respuesta.

El correo tiene que ser breve. Si tenemos mucho que contar, mejor anexar un documento, pero el cuerpo del mensaje es necesario que quede bien estructurado visualmente, con listas o diferentes párrafos donde se tocan los principales puntos que se quieren tratar. Evita así que etiqueten tu correo con un "leer más tarde" que muchas veces no se llega a leer completo nunca.

Mejor frases cortas y sencillas. Que sean fáciles de entender. Además una frase corta refuerza nuestro mensaje. De esta manera nuestro mensaje es más sencillo de recordar. Si nosotros lo tenemos claro, también lo tendrá nuestro remitente. Por cierto, mejor releer siempre antes de enviar y corregir faltas de ortografía.

Nuestro asunto tiene que ser lo suficientemente descriptivo. Esto ayuda a priorizar la lectura de los mensajes para el remitente. Si recibo un correo con el asunto factura no me dice nada. Si recibo un correo con el asunto "factura impagada límite xxx", ya estamos anunciando una urgencia, aunque no lo hayamos puesto en el propio asunto.

Para terminar, las confirmaciones de lectura o de entrega solo tenemos que solicitarlas en aquellos casos que sean necesarias. Si lo hacemos por defecto en todos los correos que enviamos, molestamos a los interlocutores y quitamos importancia al mensaje que realmente lo necesita.

En Pymes y Autónomos | ¿Por qué ya no llamamos en las empresas y se prefiere el envío de correo electrónico?

Imagen | antonynjoro

El día en el que muchos se vuelven a incorporar a su trabajo se sigue la rutina habitual. Se enciende el ordenador, se abre el programa de correo y aquí nos podemos quedar atrapados todo el día. Porque a la vuelta al trabajo el correo electrónico no es una prioridad.

Si tuviéramos algo urgente en nuestra bandeja de entrada seguramente el cliente nos habría llamado por teléfono. En caso de tener una respuesta automática avisando que estamos fuera por vacaciones, lo más probable es que hayamos indicado la dirección de algún compañero para que se traten dichos asuntos urgentes.

Así que por muchos que tengamos infinidad de correos electrónicos sin leer, lo cierto es que no tenemos que perder la mañana para conseguir que todos estén leídos. Lo ideal es ponernos al día en un breve encuentro con nuestros compañeros para que nos indiquen que temas tenemos pendientes.

Porque muchos de los correos que tenemos en la bandeja seguro que simplemente son informativos, ni siquiera están dirigidos a nosotros. Estamos en copia para estar al tanto de un asunto importante. Leer y responder los correos que han llegado durante las vacaciones no es por lo tanto el objetivo de este primer día.

Lo ideal es fijar una agenda de trabajo para los próximos días. Avisar a los clientes con los que tenemos asuntos pendientes que hemos vuelto y estamos trabajando para dar curso a sus peticiones, resolver sus problemas, etc. De esta forma el primer día de vuelta de vacaciones no será un día perdido.

En Pymes y Autónomos | Ocho clientes de correo que te harán olvidarte de Outlook

En contra de lo que pueda parecer, el marketing directo basado en datos, puede ser una oportunidad de negocio para los operadores postales.

Durante la Conferencia Anual de 2015, International Post Corporation los operadores postales líderes de América, Asia-Pacífico y Europa, se han centrado en el comercio electrónico y en las oportunidades que les ofrece este servicio.

«En la era digital actual, el correo publicitario sigue siendo una herramienta poderosa y de confianza y no deja de presentarles oportunidades a los operadores postales. Si lo comparamos con otras herramientas para la publicidad directa, este tipo de correo presenta la mayor rentabilidad de inversión», analizó Herbert-Michael Zapf, Presidente y Director General de IPC

Los expertos manifiestan que las encuestas ponen en relieve que incluso aquellos nacidos en plena era digital confían en este correo más que en otras herramientas. Rentabilizar la inversión es el objetivo de cualquier empresa.

Los datos y, en concreto, el correo publicitario contribuyen a las ventas por internet. Con los catálogos y cupones, el correo publicitario se convierte en uno de los canales más impactante para impulsar las ventas. Un ejemplo está en Estados Unidos, donde un 65% de los consumidores de todas las edades realizan compras como resultado del correo publicitario.

Los operadores postales pueden participar en parte o mediante la cadena de valor del correo publicitario y ofrecer servicios completos a las empresas como, por ejemplo, el diseño e impresión de los envíos de correo publicitario, las plataformas para la gestión de los datos, el franqueo de este tipo de envíos, el seguimiento de las campañas y la medición de su retorno, así como, por supuesto, la distribución de la paquetería procedente de las ventas del comercio electrónico.

El correo publicitario ofrece ventajas que los medios digitales no pueden brindar. Se trata del único medio que puede apelar a los sentidos del olor y del tacto de los clientes. Además, los actores del comercio electrónico no dejan de usarlo para fomentar las ventas en línea. Incluso los grandes, como Google, lo utilizan.

En Pymes y Autónomos|El comercio electrónico, un sector al alza en los próximos años en España,Cinco aspectos en los que el comercio electrónico no puede competir con el tradicional

Imagen| Álvaro Ibáñez

Desconectar de nuestro trabajo es complicado hoy en día. Podríamos decir en muchos casos tenemos una intoxicación informativa. Y no ayuda a ello la entrega de teléfonos de empresa con acceso al correo, fundamentalmente. Y es que según una reciente encuesta de Citrix, dos de cada tres empleados con smartphone corporativo lo consultan antes de acostarse.

En concreto lo hacen un 64% de los más de 1.000 encuestados lo hacen antes de acostarse, mientras que un 85% nada más levantarse. De esta manera comienzan a preparar la rutina de la mañana antes de salir hacia el trabajo en función de si ha surgido algo urgente o no.

Esto puede ser un problema. No pasa nada por echar un vistazo a la bandeja de entrada, algo que no nos lleva más de un minuto para ver si tenemos algún mensaje importante. Una cuestión diferente es que empecemos a trabajar mientras estamos desayunando en casa, contestando ya correos.

Tenemos que dejar de dar esta importancia a un medio de comunicación como el correo, donde como medio asíncrono, el emisor no espera que estemos al otro lado para responder a nuestro correo inmediatamente. Y sin embargo interrumpimos constantemente otras tareas para responder correos.

No es raro que muchos empleados no quieran tener este tipo de dispositivos y renieguen de la movilidad si la entendemos de esta manera. Un smartphone tiene que servirnos para trabajar si lo necesitamos fuera de la oficina, pero no para trabajar a todas horas.

Vía | RRHH Press

En Pymes y Autónomos | La peligrosa trampa del correo electrónico que mata la productividad

Imagen | gail

El otro día me comentaba un conocido cómo había perdido más de una hora para enviar un burofax desde una oficina de Correos. Entre desplazamientos, impresión previa del documento, emisión de factura… el coste en tiempo y dinero es excesivo para cualquier persona.

El caso es que Correos lleva ya bastante tiempo ofreciendo una serie de servicios telemáticos bastante interesantes para el envío de burofax desde el ordenador y el envío de cartas sin necesidad de preocuparnos de la impresión, ensobrado y depósito en cualquier buzón de correos. Estos servicios telemáticos de Correos funcionan muy bien y son un ahorro considerable de costes dentro de la empresa.

Para realizar cualquier envío desde la propia web de Correos es necesario el registro previo como usuarios en la web o el acceso con firma electrónica. Una vez que nos hemos registrado, tenemos acceso al envío de burofax subiendo un fichero PDF a la web y tenemos las mismas opciones de acuse de recibo, control de seguimiento y certificación de contenido que si realizamos este envío de manera presencial.

Su coste es un poco más barato que en el envío presencial desde cualquier oficina, pero nos evitamos el desplazamiento y las consiguientes molestias, con lo cual ahorramos tiempo y dinero para realizar esta gestión.

Otro servicio bastante interesante que ofrece Correos es el envío de correspondencia de manera directa a través de la web. Subimos los ficheros de texto con el contenido de las cartas (formatos PDF o DOC), configuramos el sobre y enviamos un fichero con la lista de nombres y direcciones y Correos se encarga de la impresión, ensobrado, colocación del sello y reparto.

Cada día se mandan menos cartas físicas paro aún existen determinadas comunicaciones que requieren los servicios postales físicos. Para que nos hagamos una idea de precios, enviar 50 cartas con dos hojas en B/N tiene un coste de 0,65 euros por carta. Si tenemos en cuenta el coste del sello, papel y sobre, coste de impresión y coste de manipulación, estos valores se encuentran en un segmento muy competitivo también.

Como conclusión, la implantación de procesos habituales de manera telemática realizan un ahorro considerable en tiempo y costes en la empresa y todas estas alternativas se deben evaluar para tener una empresa lo más ágil y competitiva posible.

Más Información | Correos
En Pymes y Autónomos | Correos suministra cuentas de correo electrónico gratuitas y seguras