El kit digital supone una oportunidad para muchas empresas. Sin embargo, uno de los inconvenientes para muchas empresas es que no subvenciona hardware y esto supone un problema. O también una oportunidad, porque me hubiera gustado aprovechar el Kit Digital para llevarnos el servidor como servicio a la nube y olvidarnos del modelo de servidores en nuestras instalaciones tal y como manteníamos hasta ahora.

Los costes de renovar nuestro servidor

Porque esta ayuda es una fórmula interesante para abaratar los costes del salto a la nube. Si lo miramos fríamente, y tras analizar el presupuesto que teníamos en nuestro poder para renovar el servidor, iba a suponer una inversión de unos 9.000 euros, y eso, sin pedir demasiado, pero tampoco irnos a lo más barato del mercado.

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Las ayudas del Kit Digital para empresas de entre 3 y 10 trabajadores se podrán solicitar desde el próximo 2 de septiembre

Y con esto la previsión es que tenga una vida útil de unos 10 años, pero que se puede estirar un poco más en función del rendimiento que necesitemos o el mantenimiento y mejoras que se puedan realizar llegado el momento. El coste del servidor sería de unos 900 euros al año, o unos 75 euros al mes.

Es cierto que hay que realizar una fuerte inversión inicial o que después se suman costes de mantenimiento y actualización, por no hablar de posibles problemas de hardware que haya que sustituir. Y que, con el paso de los años, inevitablemente el rendimiento va a mermar.

Los costes de contratar un servidor en la nube

Un servidor en la nube no nos supone un coste mucho más elevado, parece que son solo unos pocos euros, pero es casi un 50% más caro. Además, hay que añadir los costes asociados de acceso remoto de todos los usuarios y las copias de seguridad en la nube. Al final, el coste mensual es más del doble que con la propuesta de servidor comprado y puesto en marcha en nuestras instalaciones.

Sin embargo, tiene algunas ventajas importantes que no debemos pasar por alto. Facilita mucho el trabajo remoto, y desde cualquier lugar se puede acceder a nuestro entorno de trabajo, algo que hoy en día abre muchas posibilidades, no solo para que los empleados estén más satisfechos, sino también a la hora de encontrar personal en otras zonas más alejadas de nuestras oficinas.

También es mucho más flexible. Sabemos que no tenemos que dimensionar el servidor para que tenga los mismos recursos todo el año. Hay momentos donde nos basta con la mitad del procesador y la memoria, lo que nos puede ayudar a abaratar los costes.

Lo mismo podríamos decir en el caso de necesitar más recursos. Añadir más espacio en disco, más memoria o más capacidad de cálculo es inmediato y nos garantiza no tener cuellos de botella si tenemos más trabajo.

La apuesta del Kit Digital y los 12.000 euros de ayuda

Es aquí donde el Kit Digital supondría una diferencia fundamental. La ayuda cubriría la migración del servidor, el servicio de la nube durante los dos primeros años, algo que sin duda hace que tengamos la capacidad de calibrar si la solución se adapta o no a nuestras necesidades y explorar opciones para el futuro desarrollo del negocio.

Porque las propuestas de oficina virtual que hemos encontrado en la mayoría de los casos son decepcionantes. Y nosotros ya tenemos soluciones de facturación, de gestión de clientes, o de negocio, pero no queremos utilizar nuevas herramientas que ya han nacido en la nube. 

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Quiero montar mi oficina virtual y esto es lo que me ofrecen desde el Kit Digital para hacerlo

Este ahorro de costes también ayudaría a vencer las reticencias iniciales de dejar de tener el servidor en el cuarto de al lado, para llevarlo a un centro de datos que está ubicado fuera de nuestras instalaciones. Especialmente por la información sensible que manejamos de nuestros clientes.

Pasados estos dos años, siempre podríamos volver a tener el servidor en nuestras instalaciones. Aunque lo cierto es que es complicado volver atrás. En ese sentido, a pesar del coste algo mayor, se puede ajustar la propuesta a nuestras necesidades futuras y calibrar mucho mejor los gastos operativos del mismo. Solo el tiempo nos dirá si acertamos con la decisión o no.

Uno de los apartados a los que optan las empresas cuando solicitan las ayudas del Kit Digital son los servicios de oficina virtual. En un momento como el actual donde tenemos una red de telecomunicaciones muy potente a nivel de infraestructuras y muchas empresas han visto realmente las posibilidades del teletrabajo vamos a ver qué nos ofrecen desde el Kit Digital si quieres montar la oficina virtual.

Porque es un apartado de los que tienen una dotación más jugosa para las empresas, hasta 12.000 euros, aunque dependerá siempre del número de trabajadores. Si tu compañía ha solicitado esta ayuda y se la han concedido, es el momento de elegir un agente digitalizador para que ejecute el proyecto. ¿Pero que nos ofrecen realmente?

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12.000 euros del plan Kit Digital, todos los detalles para solicitar la ayuda para tu empresa

Los servicios de oficina virtual, olvídate de llevar tu oficina a la nube

Puede que muchas empresas vean en la virtualización de la oficina como una fórmula más flexible para trabajar sin depender de un hardware concreto. Se acaba con la fórmula de un servidor o varios en las oficinas de la empresa en red local.

Y si tenemos que acceder desde cualquier lugar para trabajar, lo habitual es facilitar una conexión remota con una VPN para que el empleado se pueda conectar desde su casa y trabajar sin tener que desplazarse a la oficina.

Otras empresas que ya nacieron digitales apostaron desde el primer minuto por la nube, y sus aplicaciones, sus recursos empresariales, información, etc. están en un servidor cloud accesible desde cualquier lugar siempre que tengamos acceso a internet.

Transformar una empresa con el modelo tradicional a un mundo digital no es tan sencillo. Porque la mayoría quiere seguir trabajando igual, con las mismas herramientas que muchas veces no están en la nube. El programa de facturación, de contabilidad, de almacén, etc.

La mayoría de agentes digitalizadores lo que están ofreciendo es una opción de colaboración para los trabajadores, con Microsoft 365 o Google Workspace o servicios similares. No es una oficina virtual, sino un entorno de colaboración más potente.

Cuando en realidad lo que quieren es llevar su oficina a la nube

Es un primer paso, necesario, pero para la mayoría insuficiente. Muchas ya tienen implementado algunos de estos servicios. Todas van a tener correo electrónico y no le ven realmente la necesidad de buscar un modelo más potente y versátil para colaborar y comunicarse mejor entre ellos.

Son pocas las soluciones que nos plantean llevar nuestro servidor, con sus aplicaciones y servicios fundamentales a la nube, servicios de escritorio virtual, accesos de escritorio remoto a los datos o similares, que si darían la flexibilidad que muchas empresas pueden necesitar.

Y es una oportunidad perdida, porque si no se quiere romper con todo y empezar con otras aplicaciones diferentes en la nube, que seguramente nos van a dar la misma funcionalidad, pero más flexibilidad, sería el camino más lógico.

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Me han dado la subvención del Kit Digital, qué pasos tengo que seguir y cómo puedo gastarla

El problema para las empresas de este segundo camino es la curva de aprendizaje que tienen que sufrir. Hay un periodo de adaptación que puede ser largo.  Por otro lado en muchos casos las empresas también han realizado inversiones en desarrollos a medida que les funcionan, pero les gustaría tener más flexibilidad.

Y mi sensación es que con las ayudas del Kit Digital o nos buscamos un buen consultor que nos indique cómo podemos sacarle partido a este dinero o solo se convertirá en un gasto inútil a medio plazo.

Reconozcámoslo nadie se lee los términos y condiciones de los servicios o aplicaciones de Internet en los que se registran y utilizan. Esto que a nivel personal puede ser algo trivial, en el caso de las empresas es un contrato vinculante que puede dar lugar o imposibilitar las reclamaciones posteriores. Por eso si estás pensando en dar el salto a la nube primero es necesario entender el contrato que se va a firmar.

Las empresas están acostumbradas a tener su propio servidor. A responsabilizarse de su mantenimiento y de que esté operativo. También a realizar las copias de seguridad de los datos. Pero con los servicios de la nube dependen de terceros. Todo está regulado por un contrato, que incluye los servicios que se prestan, en qué condiciones, o qué tiempos de asistencia tienen en caso de incidentes.

No se puede dar nada por supuesto. Si en tu contrato de servicio no están incluidas las copias de seguridad, simplemente no se realizarán. Si tenemos una limitación de descarga de datos y un extra cuando se supere dicho límite, nuestro recibo mensual aumentará cuando lo hayamos hecho. Si tenemos 8 horas laborales para restablecer el servicio, ese será el límite al que la prestadora de servicios puede atenerse.

Además es imprescincible que las ofertas que tienen las empresas sobre la mesa tengan parámetros semejantes para que se puedan comparar ofertas y elegir la más conveniente. Y esto no siempre ocurre así. En unos servicios nos cobran por usuario, en otros por espacio, por número de procesadores, memoria o ancho de banda que vamos a utilizar.

Por último es importante saber dónde se van a alojar los datos de nuestros clientes a efectos de cumplimiento de la LOPD. No es lo mismo que el centro de datos esté dentro de la Unión Europea, que fuera. Es fundamental cumplir con la protección de datos según la normativa europea.

El salto a la nube tiene que simplificar la adopción y mantenimiento de herramientas para la pyme. Si no se sabe que tipo de servicio se ha contratado, el uso y la adopción de las herramientas se simplifica, pero no así el mantenimiento, que no se tienen claros que conceptos entran en contrato y cuales no.

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Imagen | bsdrouin

Cuando las empresas hablan de pasarse a la nube uno de los principales problemas está en qué hacer con las infraestructuras heredadas. La inversión realizada en servidores para instalar en sus instalaciones, pero también los programas pensados para almacenarse y funcionar en dicha máquina. Pero si montaras una empresa hoy, ¿apostarías por un servidor local?

Muchas veces el principal motivo para pasarse a la nube es precisamente no tener que depender de una infraestructura local, cuyo fallo puede comprometer el funcionamiento de nuestra empresa durante varios días. Si nos falla un servidor en la nube automáticamente se replica a otro y nuestra empresa prácticamente ni lo nota.

Pero también la posibilidad de acceder desde diferentes lugares y dispositivos. Las aplicaciones pensadas para trabajar en la nube sólo requieren de una conexión a Internet, algo que facilita poder trabajar desde diferentes lugares, ya estemos en casa o de fin de semana y necesitemos acceder a los datos por cualquier urgencia.

También nos ahorra preocupaciones y tiempo en el mantenimiento de los sistemas, de los que se ocupa el proveedor. Otra cuestión es la necesidad de realizar una copia de seguridad de nuestros datos también en local, que nunca está de más. Y todo esto sin realizar una inversión fuerte en el inicio del negocio.

Puede que si echamos cuentas a más de cinco o seis años un servidor en local pueda ser más económico, pero si tenemos en cuenta el rendimiento y el tiempo que nos puede ahorrar, seguramente la nube sea la mejor opción. Más allá de cuestiones económicas, asegurarnos de quién custodia nuestros datos, cómo cumplimos con la LOPD o qué tiempos de SLA están pactados en el contrato para que nuestros datos estén siempre disponibles.

Por último, antes de dar el salto definitivo es necesario probar el entorno exhaustivamente. Luego no podemos lamentarnos porque la plataforma que hemos elegido no admite archivos mayores de X GB o la base de datos que utiliza la aplicación que nos queremos llevar a la nube o tiene soporte para la versión que nosotros necesitamos.

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Ayer se cayó un servicio como WhatsApp a nivel mundial justo en la víspera de año nuevo. Este tipo de noticias hacen que muchas empresas que pueden plantearse dar el salto a la nube duden de la fiabilidad de los servicios online. Lógicamente, hay una dependencia tecnológica de la nube en la pyme, pero no necesariamente tiene que ser un inconveniente para su adopción.

El valor que se debería tener en cuenta es el SLA o acuerdo de servicio que nos garantiza que lo que hemos contratado va a estar disponible el porcentaje de tiempo establecido, por ejemplo, el 98% del tiempo. Este valor tiene que estar reflejado en el contrato o las condiciones de servicio que aceptamos al contratar el mismo, pero que en la mayoría de los casos no se leen y simplemente se aceptan.

Luego este valor tenemos que compararlo con una estadística que tengamos de los últimos años en los que hemos estado trabajando con un programa equivalente instalado en nuestro ordenador o servidor en las oficinas. Ver qué incidentes hemos tenidos, cuántas horas o jornadas de trabajo hemos perdido por un fallo de hardware, por un virus o un fallo en el sistema operativo.

En ambos casos sólo tenemos que considerar las paradas se servicio imprevistas, no aquellas que nosotros hemos planificado para realizar una mejora, una actualización, etc. Luego con ambos valores ya podemos comparar cuál de los dos servicios tenemos una mayor disponibilidad para trabajar a lo largo del año.

En el caso de los programas instalados en nuestras instalaciones o equipos también habría que considerar los fallos de nuestro ordenador, si es el medio utilizado para acceder al programa o datos alojados en el servidor, sobre todo si no tenemos la opción de acceder desde otro puesto de trabajo. En la nube siempre tenemos la opción de acceder desde otros equipos que tengamos en casa, por lo que es más sencillo solventar un problema puntual desde nuestro ordenador habitual.

Además la dependencia tecnológica de terceros la tenemos igual. Dependemos de nuestro servicio informático, que en el caso de la pyme suele estar subcontratado, para que solucione el problema, de los proveedores para encontrar un pieza que necesitamos, realizar migraciones de datos, etc. Movernos a la nube sólo implica en muchos casos cambiar de interlocutores a la hora de solventar un incidente.

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Imagen | Wikilmages

Muchas pymes guardan datos personales de clientes en la nube. El problema es que muchas veces la nube parece algo ubicuo, que no se sabe muy bien donde está. Los servidores de datos pueden estar lo mismo en Irlanda, Alemania o Estados Unidos. Y esto supone un problema a la hora de cumplir con la LOPD, donde la AEPD ya ha advertido a las empresas del uso inadecuado de estas aplicaciones en la nube para la albergar datos personales.

Recientemente el Tribunal de Justicia Europeo (TJUE) invalidó el conocido como 'Safe Harbour', un acuerdo que autorizaba a compañías estadounidenses a transferir a sus servidores en EEUU datos personales de sus usuarios y clientes ubicados en Europa. Esto ha provocado que las empresas que utilizan Dropbox, Google Apps u otros servicios en la nube que tenían este acuerdo tengan un problema a la hora de cumplir con sus obligaciones legales, y la AEPD ya ha advertido del asunto.

Algunas de los servicios que utilizan las empresas y cuya información se guarda en servidores de Estados Unidos, que no garantiza el grado de protección requerido por la LOPD son Dropbox, Google Drive, Google Apps, Google Analytics, Google Adsense, MailChimp, Facebook, Flickr, Instagram o Twitter. Si en la página web de la empresa aparecen personas o datos personales de las mismas porque hemos puesto un Widget o un enlace se estarían traspasando datos personales fuera de Europa, por lo que la AEPD ya está advirtiendo a las empresas de esta circunstancia.

El límite que tienen las empresas para suspender esta transferencia de datos es hasta el próximo 29 de Enero, momento en el que la Agencia podría iniciar un procedimiento contra aquellas compañías que no se hayan adaptado a la nueva normativa. Las multas pueden ir desde los 300.001 euros a 600.000 euros por comisión de una infracción muy grave.

Lo cierto es que muchas veces se contratan servicios en la nube, pero no se tiene muy claro donde se ubican los servidores que no necesariamente están en nuestro país. Esto a veces también tiene importancia a efectos fiscales, porque tenemos que pagar un servicio que se encuentra ubicado en otro país y con un IVA diferente.

Vía | El Confidencial

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Imagen | LoboStudioHamburg

El uso que hacen del servidor muchas pequeñas empresas y autónomos se reduce a servidor de ficheros, un repositorio documental para trabajar todos con el mismo documento. Si acaso la base de datos de alguna aplicación común, alguna impresora y poco más. Para ello tienen que comprar hardware, sistema operativo, software, etc. Y mantener el sistema. ¿No sería mejor otro tipo de alternativas para trabajar hoy en día?

No sólo tenemos que tener en cuenta el gasto de adquisición y mantenimiento, sino también el consumo eléctrico del servidor. Para las pymes más pequeñas, las que no tienen aplicaciones instaladas y sólo comparten archivos bastaría con tener un NAS, un disco de red que nos sirva para almacenar los archivos locales, hacer copias de seguridad o incluso instalar las impresoras.

Además en muchos casos existe la posibilidad de tener una cloud híbrida, que permita el acceso a dichos archivos desde cualquier ubicación, de forma sencilla. De esta forma los documentos están accesibles desde cualquier ubicación sin mayor inconveniente. Esto puede ser muy útil si necesitamos trabajar desde fuera de la oficina.

Por otro lado las aplicaciones que algunas empresas tienen que instalar en el servidor hoy en día también se ofrecen en la nube, algo que cada día resulta más atractivo para las empresas, debido sobre todo a la mejora de rendimiento que supone en muchos casos sobre el funcionamiento en el servidor local. A medida que pasa el tiempo, se van acumulando actualizaciones el servidor no funciona tan fino como la principio.

Otra opción para empresas más grandes es pasar directamente a un servidor en la nube. Esta opción puede ser muy interesante a medida que la empresa necesita más movilidad, que sus empleados no tienen que ejecutar sus tareas desde su despacho, tienen que moverse por varias sedes o trabajan desde casa algunos días por semana.

Esto no significa que para muchas empresas el servidor tradicional con Windows Server o con Linux haya dejado de ser buena opción, simplemente hay que pensar que a la hora de elegir hoy en día existen otras opciones a considerar. Todo esto claro, siempre que tengamos una conexión a Internet de fibra, ya que en muchos casos este tipo de servicios con un ADSL simplemente no van a funcionar bien.

En Pymes y Autónomos | Cómo elegir un servidor para nuestra empresa (II): El sistema operativo

Imagen | Morgue File

Muchas veces hemos comentado las ventajas del almacenamiento y de tener los datos en la nube. Sin embargo, para muchos usuarios siempre queda una sombra de duda sobre el acceso a dichos datos por parte de terceros. Este es el aspecto en el que el banco Santander ha visto su oportunidad de negocio y a la vez que anunciaba sus resultados anuales ha sorprendido con su intención de ofrecer almacenamiento online. ¿Están más seguros tus datos en el banco que en un datacenter?

El Santander ha decidido jugar la baza de la confianza para sus clientes, pero igualmente los datos estarán en un datacenter. Habrá que ver las medidas de seguridad que ofrecen o cómo van a garantizar que nadie accederá a nuestros datos sin autorización. Lo que tengo claro es que un servicio de este tipo ofrecido por un banco será más caro que el que podemos encontrar en el mercado.

Las economías de escalas de grandes gigantes como Google, Amazon o Microsoft les permiten ofrecer un almacenamiento online muy económico. Un ejemplo podría ser Dropbox, con un servicio fantástico especializado en el almacenamiento online, pero que en coste no puee competir con Microsoft que como complemento a un servicio como Office 365 ofrece almacenamiento ilimitado.

El Santander tiene un presupuesto de 3.000 millones para invertir y competir con estos gigantes. Su estrategia no se quedará sólo en el almacenamiento online, sino que también va un poco más allá en la prestación de servicios, ofreciendo a sus clientes un servicio digital que les permita mantener su negocio principal que está en la banca.

Lo cierto es que la banca está en un proceso de cambio en todo lo que tiene que ver con los medios de pago, desde el smartphone, con cada vez más datos en la nube y cree que ofrecer estos servicios supondrá un servicio valorado por sus clientes. Veremos como se desarrolla y si dentro de unos años acabamos pidiendo un préstamo para la empresa y aceptando alojar nuestra tienda online en su servidores como condición.

Vía | El Economista

En Pymes y Autónomos | ¿Está segura nuestra información almacenada sólo en la nube?

Imagen | LoboStudioHamburg

A la hora de crear una nueva empresa hoy en día una de las decisiones que tenemos que tomar es por nuestro modelo de trabajo. Si lo que necesitamos es trabajar con movilidad, desde cualquier lugar y nuestro despacho es nuestro portátil o nuestro tablet quizás la mejor idea es la nube. Porque lo cierto es que trabajar sólo con aplicaciones online es una alternativa para la empresa cada día más real.

Estamos hablando de aplicaciones de gestión de proyectos, aplicaciones de facturación, un ERP o un CRM y todas ellas online. Tenemos prácticamente aplicaciones que podemos utilizar online casi para cubrir cualquier necesidad que nos pueda surgir, incluso para la ofimática con Office 365 o Google Apps.

Tenemos tanto para elegir, que lo complicado quizás es hacerlo de forma correcta. La mayoría de estas aplicaciones disponen de un modelo freemium, que nos permiten utilizarlas de forma gratuita si no tenemos grandes necesidades, algo que hace que para las micropymes sean soluciones muy solventes.

Las grandes ventajas de este modelo es que nos permite centrarnos en el núcleo de nuestro negocio. No tenemos que preocuparnos por mantenimiento o actualizaciones de versiones. Siempre que tengamos una conexión a internet podemos trabajar, indepedientemente del dispositivo del que lo hagamos o dónde nos encontremos. Esto resulta muy cómodo para aprovechar todo nuestro tiempo de trabajo.

También es interesante si tenemos una previsión de crecimiento a corto plazo, donde podemos contratar más recursos a medida que nuestro negocio lo va necesitando y estas herramientas nos se van a convertir en un cuello de botella para su expansión, como ocurre muchas veces con el software tradicional instalado en nuestros equipo o nuestros propios servidores.

Este modelo también se puede utilizar en las empresas que ya llevan tiempo en el mercado, pero la transición resulta más complicada, puesto que deben amortizar inversiones que han realizado a lo largo de los años, tanto en hardware como en software que tienen instalado. Se puede implantar poco a poco, pero lo cierto es que de esta forma se suele tardar más en percibir sus beneficios. Ambos modelos no son opuestos, cada uno tiene sus ventajas y sus inconvenientes, sólo tenemos que saber cual va a ser más rentable para nuestra empresa.

En Pymes y Autónomos | La empresa se sube a la nube: ventajas y retos del cloud

Imagen | Pixabay

De manera constante se recibe un flujo de información incesante en el que se alaba las bondades del cloud computing para las empresas. Sin embargo, más allá de esta marea mediática está la realidad empresarial y, en este caso, a pesar de las las luces existen algunas sombras que hay que contemplar.

Eso por lo menos es lo que muestra el estudio realizado por Dynamics Markets en colaboración con Oracle, "La nube para los responsables empresariales: el bueno, el feo y el malo", en el que han participado 1.355 directivos de diferentes unidades como I+D, ventas, comercio electrónico, marketing, CRM, finanzas y RRHH, de empresas con facturación superior a 65 millones de dólares.

El principal obstáculo que afrontan las empresas son las paradas que afectaban al personal provocadas por problemas de integración en la nube. De hecho, los departamentos que ni siquiera utilizan las aplicaciones cloud se han visto también afectados por otros que sí lo hacen.

Una de las cuestiones que más preocupan es la incapacidad para integrar la aplicación cloud con otro software propiedad de la compañía (36%) fue destacado como un problema importante, seguido por la incapacidad para personalizar la aplicación cloud para cubrir necesidades específicas de la empresa (33%).

En definitiva, si bien, para las pequeñas empresas el cloud computing es una herramienta de gran valor,por su flexibilidad y economía, es evidente que estos motivos aunque importantes no son suficientes para decidirse por la nube. Por eso, es necesario reflexionar sobre cuales son las necesidades que la solución software debe cubrir y en caso de no hacerlo si se puede personalizar para lograrlo. Y, por otro lado, plantearse si surgirán incompatibilidades con las aplicaciones que en la actualidad se utilizan pero que no se desean reemplazar.

Imagen | Christopher Carfi En Pymes y Autónomos | Cloud Computing