Los dos principales caballos de batalla que tenemos en la empresa frente los gastos de caja y la entrega de dinero a los trabajadores son gastos de gasolina, dietas y alojamientos. Algunas alternativas para controlar mejor estos gastos son: Tarjetas de combustible. Tenemos multitud de posibilidades, tanto emitidas a nombre de la persona física como emitidas a favor de la matrícula del vehículo. Los emisores de estas tarjetas son tanto las entidades financieras como las propias empresas petrolíferas.
A nivel financiero pueden ser de débito o crédito, con límites de disposición ajustados al consumo mensual estimado. No es un gran crédito el que se necesita y no suelen tener mayores problemas en su concesión. Las formas de pago, a mes facturado. Además, a nivel administrativo y de control es una herramienta muy interesante.
Ticket Restaurante, vales de comida o similares. Cuando nuestros trabajadores tienen que comer fuera, y la empresa es la responsable de hacerse cargo de los pagos, la mejor opción es contratar tickets de restaurante. Estos son cheques nominativos que sirven para pagar en los restaurantes y bares asociados a este sistema.
Si el trabajador presenta mucha movilidad y no se encuentran restaurantes adheridos a este sistema por nuestras zonas de trabajo, la mejor fórmula es pactar una cantidad fija por dieta, de manera independiente al gasto real que haga el trabajador
Gestión de hoteles y alojamientos. Aquí tenemos diversas posibilidades, dado que pueden ser alojamientos puntuales o alojamientos más o menos frecuentes en la misma zona. El consejo siempre es gestionar el hotel, pensión o lugar seleccionado desde la propia empresa. Las posibilidades de reserva y pago por internet son múltiples en la mayoría de establecimientos.
Cuando esta opción no sea posible, realizar un par de llamadas telefónicas a los establecimientos que seleccionemos y realizar el pago por transferencia o autorización de cargo en tarjeta, son otras posibilidades que tenemos a nuestra disposición.
También podemos establecer algún acuerdo con algún establecimiento de la zona en la que vayamos a estar un periodo más o menos largo, en donde vamos a conseguir mejores precios y vamos a poder pactar formas de pago semanales o mensuales.
En definitiva, todo lo que sea evitar la circulación de dinero en efectivo entre la empresa y los trabajadores son sistemas que agilizan y facilitan el trabajo a todos, y a la vez nos permite mejor controlar todos nuestros gastos.
Imagen | rahego En Pymes y Autónomos | Qué hacer cuando un trabajador te toma por tonto