La reforma impulsada por el Ministerio de Trabajo prevé un sistema obligatorio, exclusivamente digital y accesible en remoto para las inspecciones. El objetivo del Ejecutivo es que entre en vigor a lo largo de 2026 y afectará a todos los negocios con empleados.
Para ello, el Ministerio de Trabajo y Economía Social ha activado la tramitación urgente del nuevo Real Decreto de registro horario digital, con el objetivo de que entre en vigor antes de que termine 2025 y se aplique de forma generalizada durante 2026.
Control en tiempo real
La medida busca sustituir los registros en papel o mixtos por un sistema exclusivamente digital, accesible en tiempo real para la Inspección de Trabajo, los sindicatos y los propios empleados.
Según explicó la ministra, la reforma introduce algunos cambios clave que marcarán un nuevo estándar de control laboral en pymes y autónomos con plantillas.
En primer lugar, el registro será exclusivamente digital, por lo que se elimina la validez de fichajes en papel o en plantillas Excel. El nuevo sistema deberá ser verificable y trazable.
Además, la aplicación es universal para todo tipo de contratos y jornadas, sean estas ordinarias, parciales, flexibles o complementarias; no será posible modificar sin consentimiento del trabajador para cualquier cambio, deberá permitir el acceso inmediato para el empleado, así como para los representantes sindicales y el Ministerio de Trabajo.
Asimismo, como objetivo fundamental, se permitirá la vigilancia en remoto por parte de la Inspección de Trabajo, que podrá acceder en tiempo real a los sistemas de registro de jornada, sin previo aviso.
Aumentar la transparencia
En las últimas semanas, el sistema de registro horario digital ha vuelto a estar en todos los medios debido a la urgencia del Ejecutivo. En este sentido, el Gobierno justifica la rapidez de la medida para reforzar la transparencia y reducir las horas extra no pagadas.
El texto, no obstante, no se ha publicado en el BOE todavía, pero el Ejecutivo ya adelantó que el nuevo modelo no implicará un aumento de sanciones, al no modificarse el Estatuto de los Trabajadores, pero sí un mayor control automatizado.
Para las pymes, el reto será tecnológico y económico. El nuevo sistema exigirá disponer de software de registro homologado, con almacenamiento seguro, copias de respaldo y cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Además, deberán definir políticas internas de fichaje y desconexión digital, designar responsables y formar al personal.
Por lo tanto, los trabajadores y autónomos con empleados a su cargo deberán:
- Revisar contratos y políticas de jornada laboral
- Implantar un sistema de fichaje digital (aplicaciones móviles, intranet o terminal físico conectado a Internet)
- Garantizar el acceso individual de cada trabajador.
- Conservar los registros durante 4 años.
- Asegurar el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) y el Reglamento General de Protección de Dato (RGPD).
La CEOE ha mostrado su preocupación por el impacto en costes y la posible “duplicidad de controles”, mientras los sindicatos ven la medida como un paso hacia la “igualdad y el control real de las horas trabajadas”.
En cualquier caso, las modificaciones son ya una realidad y las pymes tienen todavía unos meses para prepararse para los cambios.
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