Tal y como se aprecia en la gráfica superior realizada por Iberinform, más de 550.000 empresas han incumplido en este ejercicio con el depósito de sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. Recordemos, que el plazo normal de presentación es de 30 días después de la aprobación de dichas cuentas por la Junta General, por lo que en la mayoría de las empresas este plazo finaliza el 30 de julio como fecha límite.

El número de empresas que cumplen con sus obligaciones de información periódica al registro mercantil cae en picado con la crisis, basta con mirar la comparativa superior, por lo que las empresas que cesan su actividad, que cierran sus líneas de negocio, se quedan normalmente inactivas, antes que liquidar y disolver formalmente la empresa.

Cuando una empresa no cumple con sus obligaciones de información, incumple la ley de sociedades por lo que los administradores y el consejo de administración pasan a ser responsables solidarios de las deudas que tenga la empresa. Este extremo es el que provoca en la mayoría de las ocasiones que la responsabilidad limitada de la sociedad se traslade al administrador de la misma.

Una empresa seria y que trabaje correctamente debe tener sus cuentas depositadas en el registro mercantil, así como toda la información a ceses, nombramientos, cambios de domicilio social o estatutarios que requieran inscripción. Trabajar con empresas que incumplen estas normas aumenta exponencialmente el riesgo de impago, dado que la impresión de empresa fantasma planea sobre ellas. Y vosotros ¿depositáis vuestras cuentas anuales en tiempo y forma?

Más Información | Iberiform En Pymes y Autónomos | La obligación de presentar las cuentas anuales,

En plena campaña de presentación del depósito de cuentas, cada día más usuarios recurren a los servicios telemáticos del depósito de cuentas de manera digital. La gran duda que asalta a muchas empresas radica en el procesamiento de la certificación de la junta general de aprobación de cuentas y su obligatoriedad de legitimación de firma mediante notario.

Pues bien, la solución a este problema es bien sencilla, dado que si realizamos el depósito de cuentas de manera digital no es necesario aportar la certificación de la junta general con la firma legitimada por el notario. ¿Cómo tenemos que proceder para realizar el depósito de cuentas digital?

En primer lugar, debemos descargarnos el software que proporciona el Registro Mercantil D2. Una vez instalado el software, debemos confeccionar los balances del depósito digital, y el resto de apartados que debemos incluir, como son la memoria y otra información.

Una vez confeccionados todos los apartados, el administrador de la sociedad procederá a firmar electrönicamente el fichero ZIP con la firma electrónica de la sociedad en la que él aparece como representante y el fichero de texto de la certificación de la junta también.

Una vez firmados electrónicamente estos ficheros, se procederá a realizar el envío de los mismos de manera telemática al Registro Mercantil a través de la plataforma web que tiene el registro al efecto.

En Pymes y Autónomos | Depósito de cuentas anuales
Imagen | Remo

Estamos a 10 días de la finalización del mes de junio y todas las sociedades mercantiles tienen que convocar la junta general ordinaria de socios. Este tipo de juntas ordinarias se pueden convocar de manera arbitraria, por las condiciones que se fijen en los estatutos o porque existan temas a tratar en los aspectos de gestión y dirección de la empresa. No obstante, como mínimo, una vez al año, los socios deben reunirse para aprobar las cuentas de la sociedad del año anterior y aprobar la distribución de los resultados.

La junta general de la sociedad tiene el control efectivo de la empresa y le corresponde a esta figura llevar a cabo las siguientes funciones y tomar los siguientes acuerdos cuando se convoca:

• La censura de la gestión social, la aprobación de cuentas y la aplicación del resultado.

• El nombramiento y separación de los miembros del órgano de administración y de liquidación, así como, en su caso, de los auditores.

• La modificación de los estatutos sociales, con la única excepción del cambio de domicilio social dentro del mismo término municipal que, salvo disposición estatutaria en contra, puede acordarla el órgano de administración.

• La autorización a los administradores para realizar el mismo, análogo o complementario género de actividad al que constituya el objeto social

• El aumento y reducción de capital, así como la supresión total o parcial del derecho de preferencia de los socios en el aumento.

• La transformación, fusión, escisión y disolución, salvo en los casos de cumplimiento del término fijado en estatutos

• La autorización para la transmisión de participaciones sociales con prestación accesoria, salvo que los estatutos prevean otra cosa.

• La autorización para la transmisión de participaciones inter vivos, salvo disposición estatutaria en otro sentido.

• La exclusión de socios.

• La cesión global del activo y pasivo

• La renuncia al ejercicio de la acción social de responsabilidad.

De todos estos supuestos, la aprobación de las cuentas tiene que llevarse a cabo dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio social, con lo cual, todas las empresas que cierren el ejercicio a 31 de diciembre tienen hasta el día 30 de junio para convocar la junta general de socios y aprobar las cuentas anuales.

Dentro de los distintos tipos de convocatorias, si la asistencia del capital social es completa y está representado el 100% del capital, la junta tiene el carácter de universal y los requisitos de convocatoria de esta junta se relajan ampliamente. La obligatoriedad de la aprobación de los resultados viene impuesta por la Ley de Sociedades y por el Reglamento del Registro Mercantil dado que no se pueden inscribir en el registro cuentas anuales que no estén aprobadas previamente por la junta general de socios.

Más Información | Creación de empresas
En Pymes y Autónomos | Responsabilidad civil de los administradores en las sociedades mercantiles
Imagen | Mauricio Macri

Continuando con la presentación telemática de las cuentas anuales, el siguiente paso, una vez generado el fichero digital del depósito de cuentas será la presentación telemática de las cuentas anuales al Registro Mercantil como opción más cómoda y rápida

Para llevar a cabo este paso es imprescindible que contemos con una firma electrónica reconocida por el Registro Mercantil Central. Además, se da una particularidad importante, dado que además de la propia firma electrónica de la sociedad mercantil que deposita las cuentas anuales, todos los firmantes de las cuentas, los administradores, tienen que contar también con su firma digital,.

El primer paso que tenemos que llevar a cabo es darnos de alta como usuarios abonados en la plataforma de Registro Electrónico del Registro Mercantil Central. Para llevar a cabo este paso, es necesario contar con un certificado autorizado y recomiendo dar de alta estos servicios a nombre de la sociedad titular que presenta las cuentas por el envío de las facturas del coste del servicio.

Dentro de las firmas autorizadas, he comprobado que la firma de la FNMT funciona para realizar los trámites. Además pueden utilizarse las firmas electrónicas de SCR, ACA, CATCERT, GVA, ANCERT, DNIe y Firma Profesional.

Con el acceso creado accedemos al Registro electrónico como usuarios abonados, seleccionamos la opción de Presentación Telemática de Documentos, y procedemos a escoger "Presentación de cuentas anuales".

Naegar por los menús, proceder a la carga de los ficheros, tanto el depósito digital como el resto de ficheros que tengamos que enviar es relativamente sencillo dado que es una plataforma muy intuitiva.

La particularidad viene en un apartado web que es una "Sala de Firmas" como lugar para gestionar la firma múltiple de ficheros con distintos certificados. Imaginemos una sociedad con varios administradores solidarios.

Por último, la presentación de la Certificación de la Aprobación de las cuentas anuales, no tiene que ser legitimada por ningún notario, dado que al firmar los documentos con una firma electrónica reconocida, este punto no es necesario.

Más Informacíón y trámites | Registro Electrónico En Pymes y Autónomos | Depósito de cuentas 2008

Continuando con la presentación telemática de las cuentas anuales, el siguiente paso, una vez confeccionados los estados contables y la memoría sería la generación del fichero con el depósito digital.

Para realizar este paso, con el software proporcionado, nos dirigimos a “Formulario -> Generar Depósito Digital”. Siguiendo los pasos de esta generación, vamos a crear un fichero ZIP homologado por la orden de Justicia que marca el tipo de fichero y vamos a imprimir cuatro páginas en donde tenemos la instancia de presentación al Registro Mercantil y la certificación de la huella digital

Para finalizar todos los trámites relativos al depósito de cuentas sólo nos faltaría la adhesión de la Certificación de la Aprobación de las Cuentas Anuales y añadir algunos documentos adicionales si nuestra empresa lo requiere, como puede ser el informe de gestión o informe de auditoria. En este punto, tenemos dos posibilidades para llevarla a cabo:

• Presentación física al registro mercantil.

• Presentación telemática mediante la web del registro.

Para proceder a la presentación física de las cuentas anuales, tenemos que copiar el fichero que hemos generado en el directorio raiz de un CD o DVD, adjuntar el resto de ficheros que tengamos que adjuntar al depósito digital en los siguientes formatos.

Mediante esta presentación, la certificación de aprobación de cuentas se presenta en papel con la firma notarial legitimada, junto con la instancia de presentación que hemos impreso antes y el CD que he mos grabado con todos estos ficheros en el Registro Mercantil que nos corresponda.

Aún así, recomiendo realizar la presentación telemática dado que es más rápido, simple y no necesitamos legitimar notarialmente la firma en la certificación de la aprobación de las cuentas.

En Pymes y Autónomos | Depósito de cuentas 2008

Continuando con la presentación telemática de las cuentas anuales, el siguiente paso sería la confección de la memoria. El software de este ejercicio, tiene la memoria incorporada dentro del programa y genera los apartados estándar para cada tipo de memoria.

Para la memoria abreviada, más usual en las pymes, se presentan 14 apartados que coinciden con los definidos por el nuevo plan general de contabilidad.

Dentro de cada apartado, encontramos una página para texto libre y otra en donde encontramos los cuadros normalizados para la introducción numérica de los datos de cada uno de ellos. Véase la imagen que ilustra el post para hacernos una idea.

Estos cuadros facilitan enormemente la confección de la memoria desde luego, aunque echo en falta el traslado de datos desde balance a estos cuadros en todos los casos que se puede llevar a cabo esta operación.

Por último nos encontramos con los apartados para la autocartera en donde colocaremos que no hemos realizado operaciones con ella o cumplimentaríamos los movimientos realizados, cumplimentamos la instancia de presentación y los datos de la certificación de la huella digital.

El software realiza una comprobación previa de los balances, la cuenta de pérdidas y ganancias, el ECPN y memoria. Esta comprobación se hace como paso previo a la generación del depósito telemático y codificación del fichero de presentación.

En el siguiente post veremos cómo se genera el fichero de presentación del depósito de cuentas y se adjunta la certificación del administrador de las cuentas anuales

En Pymes y Autónomos | Depósito de cuentas 2008

Este año vamos con retraso por todos los frentes posibles. Si tenemos poco tiempo para sociedades, el depósito de cuentas no se queda atrás. El Registro Mercantil Central ha proporcionado el software para la confección del depósito de cuentas digital hace un par de días.

Después de la respectiva pataleta, vamos a meternos en materia con las obligaciones que tenemos que llevar a cabo con el Registro Mercantil. El mecanismo ideal a seguir es la presentación telemática de las cuentas anuales, punto que no es tan complejo como puede parecer a priori. Vamos paso a paso con el procedimiento.

El primer punto tenemos que llevar a cabo es la descarga del programa Depósito Digital de Cuentas v2.13. Este software corre sólo bajo Windows y es imprecindible que tengamos instalado previamente Microsoft.net Framework 2.0. Os recomiendo que instaléis previamente este software si no lo teneis ya.

Una vez instalado, procedemos a dar de alta el depósito que vayamos a crear, lo nombramos con ocho letras máximo, seleccionamos el tipo de cuentas a depostar, bien normales, abreviadas o pymes y entramos a los distintos formularios de cada página.

La estructura del balance, cuenta de pérdidas y ganancias y estado de cambios en el patrimonio neto viene comparada con el ejercicio anterior. Recordemos que para las cuentas del ejercicio 2008, no es obligatoria la comparación de las cuentas con el ejercicio 2007, por lo que esos datos los cumplimentaremos si queremos. Si no vamos a llevar a cabo su comparación, dejaremos en blanco los datos de fechas referidos al ejercicio anterior en la primera página del depósito.

Una diferencia importante con otros ejercicios la tenemos en la inclusión de la columna "Notas de la memoria". Esta columna se utiliza para referenciar las explicaciones detalladas de cada partida dentro de la memoria que hemos llevado a cabo.

La confección de la memoria, instancia y certificación de cuentas la dejamos para el siguiente post.

Descarga software | a href="https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do">Registro Mercantil - Depósito Digital de Cuentas v2.13 En Pymes y Autónomos | Depósito de cuentas 2008

La publicidad de la contabilidad de los empresarios que viene impuesta por el código de comercio, se lleva a cabo mediante la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil correspondiente.

El avance de las nuevas tecnologías y las aplicaciones de transmisión de datos de manera telemática, generan un ahorro de tiempo y costes que son extensibles a este extremo formal de obligado cumplimiento en todas las empresas.

El procedimiento de presentación, sea telemático o en papel puede parecer un poco complejo, por diversos motivos:

• Se realiza con una periodicidad anual.

• Necesitamos contar con un federatario público que realice la transmisión de los correspondientes ficheros de manera telemática o que ratifique la firma de la certificación de la Junta de Accionistas.

Recordando brevemente el procedimiento a seguir, para el caso de sociedades mercantiles, su ejercicio social finaliza el el 31 de diciembre en la inmensa mayoría de los casos. Una vez cerrado el ejercicio, el Consejo de Administración tiene un plazo de noventa días para formular las cuentas anuales y convocar la Junta General que de debe aprobar o rechazar estas cuentas anuales.

Una vez llevado a cabo este trámite de aprobación por parte de la asamblea general de socios, tenemos un plazo de 30 días para depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil correspondiente, En definitiva, si actuamos en plazo este trámite, se realiza en los cuatro meses transcurridos desde el cierre de ejercicio, con lo cual el plazo finaliza el 30 de abril.

Vía | Noticias Jurídicas
Más Información | Web Registro Mercantil Central
En Pymes y Autónomos | Depósito de cuentas: información mínima a incluir
En Pymes y Autónomos | La obligación de presentar las cuentas anuales

El primer trimestre se caracteriza por ser el trimestre de los cierres de ejercicios sociales, juntas generales de accionistas y aprobación de las cuentas anuales del año anterior.

Recordemos que todas las personas jurídicas inscritas en el Registro Mercantil tienen la obligación legal de dar publicidad a su contabilidad y este extremo se lleva a cabo mediante el depósito de las cuentas anuales en el registro mercantil. ¿Qué información hay que incluir como mínimo?

Instancia de presentación de las cuentas y hoja de datos generales de identificación. Modelo normalizado que nos lo proporciona cada uno de los registros mercantiles que existen.

Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados. Extracto de la Junta General de accionistas en la que se aprobaron las cuentas anuales, así como reparto de dicho beneficio. Este modelo está sujeto a unas formalidades importantes a nivel legal y la firma de dicho documento por el administrador de la sociedad o secretario del Consejo de Administración tiene que ser ratificada por un federatario público. Las cuentas anuales propiamente dichas, que tienen que incluir: * Balance, * Cuenta de pérdidas y ganancias, * Estado de cambios en el patrimonio neto, * Estado de flujos de efectivo * Memoria. Tengamos presente que la configuración exacta de los balances, dígase normal o abreviado, así como la obligatoriedad de incluir los estados de cambio en el patrimonio neto y estados de flujo de efectivo viene impuesta por las dimensiones de la empresa. Además, si la dimensión de la empresa es importante y excede los límites impuestos por el Plan General de Contabilidad tendrá que depositar además: * Informe de gestión. * Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si la minoría lo solicitase. * Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.

La responsabilidad de llevar a cabo el depósito de cuentas es una de las labores propias del administrador o consejo de administración. Si esta obligación no se lleva a cabo, se produce el cierre de hojas registrales impidiendo la inscripción en el registro de cualquier documento suceptible de inscripción, con algunas excepciones.

Por otra parte, la sociedad puede recibir una sanción económica que puede oscilar desde un mínimo de 1.200 a 300.000 euros para grandes empresas. No conozco ninguna sociedad que haya sido sancionada por este motivo, pero la ley de sociedades anónimas posibilita este régimen sancionador.

Por último, el depósito de cuentas se puede realizar mediante la presentación de los documentos físicos en los modelos normalizados o mediante presentación telemática, cuestiones que desarrollaremos en siguientes posts.

Más Información | RDL 1564/1989 sobre Sociedades Anónimas Imagen | e-minerales En Pymes y Autónomos | Nuevos estados contables en las cuentas anuales

Con la entrada del nuevo plan general de contabilidad el pasado año, se han producido cambios importantes en la documentación y formato que deben presentar las cuentas anuales a partir de este momento.

Los cambios más significativos vienen por la introducción de dos muevos estados contables, dígase los estados de flujos de efectivo y los estados de cambio en el patrimonio neto.

No obstante,no se exigirá la presentación de los estados de flujo de efectivo, a aquellas empresas que puedan formular el balance, memoria y estados de cambio del patrimonio neto de forma abreviada.

Las opciones para poder presentar los distintos estados contables de forma abreviada o de forma normal, se tienen que ajustar los requisitos de la empresa a las siguientes condiciones descritas en la tabla adjunta:

Como podemos, siempre y cuando cumplamos dos de las tres condiciones impuestas por línea, podremos optar por presentar los estados correspondientes de manera abreviada o normal.

La postura más lógica es presentar todos los estados contables de manera abreviada siempre y cuando sea posible. Tengamos en cuenta también, que se tienen que incumplir las condiciones durante dos ejercicios consecutivos para pasar de una opción a otra.

En Pymes y Autónomos | La obligación de presentar las cuentas anuales Imagen | gesmon.com