A veces cuesta hacer entender esta realidad a nuestros usuarios. Ocurre tanto con la red interna como con la externa, cuando a alguien se le ocurre enviar un correo electrónico para un grupo de personas, pongamos de una sucursal, saturando la red puesto que todos a la vez están tratando de recibir un correo electrónico con un archivo que ocupa bastante. Todo esto con el efecto multiplicador de enviarlo a un número elevado de usuarios.
Para este tipo de cosas lo primero que debemos hacer es saber gestionar los recursos. Lo malo es que el correo electrónico resulta una herramienta muy cómoda y hace que los usuarios opten por enviar el correo electrónico a todas las personas con el archivo adjunto y asunto arreglado.
Un repositorio documental o una intranet nos pueden ayudar a resolver todos estos temas internos, de manera que para trabajar en documentos, con versiones, etc. no ayude a tener claro cómo podemos trabajar y hacer que a nivel interno la red vaya mucho más fluida, el espacio que necesitamos para el almacenamiento se racionalice y en definitiva hagamos un uso optimizado de los recursos de la empresa.
En Tecnología Pyme | Evitar adjuntos en el correo interno Imagen | Flickr