Las cuentas para autónomos no son obligatorias por ley. Pero evitan muchos dolores de cabeza con Hacienda

Una de las muchas dudas que plantea hacerse autónomo en España es la obligatoriedad de tener una cuenta bancaria específica para esa actividad. Las empresas, por ley, deben llevar una contabilidad separada de la de sus socios o administradores, conforme al Plan General Contable. En la práctica, esto hace imprescindible tener una cuenta dedicada exclusivamente al negocio. Para los profesionales independientes, en cambio, la normativa no establece nada en este particular porque se los considera personas físicas, al contrario que a las compañías, que son personas jurídicas. Por lo tanto, no es obligatorio tener una cuenta para autónomos.

Sin embargo, aunque no sea obligatorio, sí que es muy recomendable tener una cuenta para autónomos, porque va a facilitarle mucho la vida al trabajador por cuenta propia, tanto en lo que se refiere a su contabilidad interna como de cara a Hacienda. Y es que, al mantener los ingresos y gastos profesionales separados de los personales, va a ser mucho más fácil hacer números, conseguir informes de la rentabilidad de la actividad, calcular y presentar impuestos y afrontar una posible inspección de Hacienda.

Además, hay que tener presente que no sólo se trata de una mera separación del dinero. Muchas entidades han creado cuentas específicas para autónomos en las que incluyen una serie de herramientas de gran utilidad para el profesional que le facilitarán los pagos, los cobros y las tareas de contabilidad. Tales como digitalización de facturas mediante fotos con el móvil, informes automatizados de ingresos y gastos, contabilidad simplificada, control de presupuestos, emisión de múltiples tarjetas, financiación para negocios, etc.

Cuentas para autónomos destacadas

Cuentas para autónomos: menos dolores de cabeza con Hacienda

Tener una contabilidad profesional limpia e independiente de la personal es importante para que el autónomo haga sus cuentas, pero sobre todo para mantener una buena relación con Hacienda, poder aplicar sin fallo todas las deducciones posibles y estar preparado para una posible inspección.

Los autónomos tienen que estar continuamente comunicando su contabilidad a la Agencia Tributaria. Cada tres meses deben hacer declaraciones de IVA y, en muchos casos, de IRPF, una vez al año deben presentar la declaración anual de IVA e IRPF y, por supuesto, su declaración de la renta todas las primaveras. Para rellenar todos esos documentos es necesario tener claras cuáles son las cuentas, por dos motivos: para cumplir debidamente con las obligaciones tributarias y para beneficiarse de cualquier deducción posible.

El primer motivo es, posiblemente, el más importante. Porque si el autónomo no cumple debidamente con esas obligaciones fiscales y Hacienda lo detecta (y es frecuente que lo haga), el profesional se arriesga a recibir una sanción. Al tener una cuenta para autónomos únicamente dedicada a esa actividad, hacer números es mucho más fácil y el riesgo de cometer un error al declarar los ingresos es mucho menor. Además, hay cuentas que hacen el cálculo de los impuestos de forma automática o semiautomática, cruzando los datos, por lo que, además de mayor seguridad, es mucho más eficiente: el usuario puede tener en minutos lo que, a mano, le llevaría horas.

En lo que se refiere a las deducciones, la lógica es la misma, pero no para cumplir debidamente con Hacienda, sino para que el profesional se pueda beneficiar de pagar menos. Los autónomos pueden declarar muchos de sus gastos profesionales para pagar menos IVA e IRPF, puesto que esos gastos se consideran derivados de su actividad y tienen derecho a descontarlos. Si se lleva la contabilidad de estos aparte y de una forma limpia, con sus facturas correspondientes, es mucho más fácil aplicar esas deducciones, lo que se puede traducir en un ahorro de cientos de euros al cabo del año.

Por último, las cuentas para autónomos harán mucho más llevadero un trámite al que cualquier profesional independiente está expuesto: una inspección de Hacienda. La Agencia Tributaria valora que le pongan las cosas fáciles, y un extracto de una cuenta en la que sólo aparezcan los ingresos y gastos profesionales simplifica mucho su labor. Esto hace, a su vez, que los inspectores tengan que ser menos exhaustivos y reduce el riesgo de que encuentren algo que se le haya pasado al profesional y que pueda conllevar una sanción.

Cuentas para autónomos: las ventajas operativas

Más allá de los impuestos y las deducciones, las cuentas para autónomos actuales disponen de una gama de herramientas profesionales que permiten a su usuario simplificar muchas tareas financieras y, por lo tanto, ahorrar bastante tiempo.

La más interesante es la integración de herramientas contables que simplifican los registros y los cálculos. Estas cuentas para autónomos pueden incluir la digitalización de facturas a través de fotografías en el móvil, que se pueden adjuntar a cada registro en el extracto bancario para tenerlo todo en un solo lugar, gestión de facturas y pagos a proveedores, recibos y transacciones automatizadas, informes de ingresos y gastos, control de presupuestos, etc. Una serie de funciones que, en definitiva, liberan al profesional de tareas arduas para que dedique ese tiempo a su negocio.

Para aquellos que trabajen con clientes particulares, algunas cuentas para autónomos también incluyen soluciones de cobro digital, tanto físico (TPV) como online (pasarelas de pago) integradas, con lo que permiten tener todo en el mismo lugar sin tener que contratar nada adicional.

Si el autónomo tiene empleados, estas cuentas facilitan la gestión de sus presupuestos con la asignación de subcuentas separadas, tarjetas específicas para ellos, límites de gasto, fijación de presupuestos o la autorización previa de cualquier pago que se vaya a hacer, que el profesional puede revisar y aprobar o rechazar a través de su teléfono móvil.

En lo que se refiere a la seguridad, incluyen autenticación en dos pasos, congelación o cancelación de tarjetas desde la app, avisos por intento de cobros sospechosos o emisión de nuevas tarjetas digitales en cuestión de segundos.

Por último, algunas cuentas para autónomos ofrecen remuneración a sus titulares por el dinero que mantengan en ella. Se trata de una forma de conseguir unos ingresos extra por los fondos que se utilizan para el negocio mientras llega el momento de pagar a proveedores o empleados, ya que los intereses se calculan a diario sobre el saldo medio de cada jornada.

Cuentas para autónomos: gratuitas o de pago

Como hemos visto, aunque no sean obligatorias por ley, las cuentas para autónomos son altamente recomendables para cualquier profesional independiente por sus múltiples ventajas. Quienes se decidan a contratar una deben tener presente que las hay tanto gratuitas como de pago, y que en función de la actividad y el volumen del usuario puede resultar útil pagar o no.

Las cuentas para autónomos gratuitas incluyen servicios básicos que sirven perfectamente para profesionales independientes que trabajen solos, con una actividad sencilla sin muchos clientes, o sin clientes particulares. Casos en los que no se necesitarán herramientas de contabilidad avanzada, soluciones de cobro electrónicas, gestión de presupuestos o tarjetas para empleados. Eso sí, en estos planes también habrá menos ventajas, como por ejemplo, remuneraciones menores en aquellos bancos que las ofrecen.

Si la actividad del autónomo es mayor, o trabaja con clientes particulares, es probable que pagar una pequeña cuota al mes le resulte útil, porque los planes avanzados incluyen herramientas que le van a simplificar mucho el trabajo, desde métodos de cobro electrónicos integrados hasta softwares contables o emisión de múltiples tarjetas de débito.