Si hay un colectivo que sabe lo que implica la burocracia, es el de los autónomos. Por esta razón que desde el 12 de julio puedan firmar documentos y realizar trámites sin el certificado digital sea una excelente noticia.

Un código de verificación a través del teléfono móvil o del correo electrónico será suficiente para llevar a cabo muchas gestiones con la Tesorería de una manera rápida y sencilla.

Todos los trámites con la Seguridad Social considerados de categoría básica y media podrán gestionarse mediante un método de identificación diferente a la firma electrónica.

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Un código de verificación para los autónomos servirá para firmar documentos

El certificado digital debe utilizarse en muchas ocasiones, por ejemplo, cuando un autónomo solicita una prestación. Sin embargo, a partir de ahora, los autónomos podrán emplear este nuevo sistema de identificación y firma en estos casos:

• Cuando el sistema de información, aplicación o servicio electrónico haya sido categorizado, según el Esquema Nacional de Seguridad, de categoría básica.
• En los procedimientos de categoría media en los que no sea necesario el uso de la firma electrónica.

En estas situaciones, se comprobará que el número de teléfono móvil introducido por el autónomo corresponde con el que la Seguridad Social posee. Será entonces cuando nos pidan la introducción del código de un solo uso. Sin olvidar que este trámite podrá realizarse también a través del correo electrónico que hayamos enviado.

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Un número de teléfono y un correo electrónico para que los autónomos firmen sin el certificado digital

Como ya os comentamos, la Seguridad Social ha empezado a pedir datos a algunos autónomos para informar sobre el resultado de la regularización de sus cuotas. A la vez, esa información como el número de teléfono o el correo electrónico también servirá para realizar trámites sin el certificado digital, así lo recoge Autónomos y Emprendedores

Por este motivo, para poder firmar un documento de la Seguridad Social sin el uso de un sistema de de firma electrónica criptográfico, los autónomos sí deben identificarse previamente y aportar esa información sellada con el certificado electrónico con los siguientes datos:

• Nombre y apellidos.
• DNI NIF NIE.
• Sistema de identificación previa empleado en el acceso al servicio.
• Número de teléfono para enviar el SMS, o el correo electrónico y código de seguridad de autenticación.
• Fecha y hora de la autenticación mediante código de seguridad.
• Fecha y hora de la firma.
• Resumen criptográfico de los datos firmados.
• Referencia al justificante de firma mediante el código electrónico asociado al justificante.

Cada vez que se firme un documento o trámite de la Seguridad Social, nuestros datos deberán coincidir con los que tiene la Tesorería porque de no ser así nos será imposible realizar la operación.

La firma digital de escrituras, obtener copias simples o la constitución de sociedades, ya está disponible mediante el notario digital.

Esto es así desde el pasado 9 de noviembre, día que entrara en vigor la Ley 11/2023 de digitalización de actuaciones notariales y registrales, que viene a transponer una serie de directivas europeas que obligan a poder realizar una importante número de trámites de notarios de forma online.

Entre otras cosas, los ciudadanos y las empresas podrán acceder obtener y disponer de copias electrónicas de sus documentos notariales, como escrituras o poderes, o constituir sociedades de capital íntegramente online, incluyendo el otorgamiento de la escritura de constitución, cosa que hasta ahora se podía hacer todo excepto el notario.

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Crear una sociedad limitada de forma íntegramente online y por videollamada será posible en 2024

El portal notarial del ciudadano: tu notaría digital

Todo esto ha tomado forma en el Portal notarial del ciudadano, donde puedes localizar y pedir cita telemática con tu notario habitual, y solicitarle el servicio a través de esta de la Sede Electrónica Notarial que alberga el portal, de forma que podrás hacer el trámite por videoconferencia y almacenar todos los documentos digitales con los que vayas trabajando en una carpeta ciudadana.

La opción más sencilla para comenzar a usar los servicios es acceder con certificado digital y rellenar el formulario con tus datos personales. 

Una vez enviado el formulario, recibirás un código de verificación por SMS que deberás introducir en el portal para validar tu número de teléfono. Igualmente, recibirás un mensaje de correo electrónico para verificar tu dirección de correo.

¿Qué cosas se pueden hacer en la notaría digital?

En el portal notarial del ciudadano, los autónomos, las pequeñas empresas o los ciudadanos a título particular podrán hacer multitud de trámites de forma online. Los trámites que se podrán hacer en la sede electrónica notarial son los siguientes:

• Constitución de sociedades
• Nombramiento y ceses de cargos en sociedades
• Apoderamientos mercantiles
• Modificaciones de estatutos y cambios de domicilio de sociedades
• Ampliaciones y reducciones de capital
• Liquidaciones de sociedades
• Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
• Las pólizas mercantiles
• Los poderes de representación procesal para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales y los poderes para actos concretos
• La revocación de poderes, excepto los preventivos.
• Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
• Los requerimientos iniciales de las actas y aquellas diligencias que fueren susceptibles de practicarse por videoconferencia.
• Los testimonios de legitimación de firmas.
• Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
• Los testamentos, pero solo en caso de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
• La conciliación en los casos que el notario lo considere conveniente.

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Autónomo, se acabó ir al notario para realizar estos trámites

¿Cómo se hacen los trámites ante el notario digital?

Para hacer cualquiera de estos trámites, solicitarás cita online a través del Portal Notarial del Ciudadano, posteriormente te llegará una correo electrónico con los detalles de la cita, la documentación requerida y los pasos a seguir para conectarte a la videoconferencia. 

Después, en la cita, ya conectados, se procede a realizar las firmas con certificado digital una vez el notario te identifique y verifique el documento que se va a firmar.

Nueva era para emprendedores y empresarios

Aparte de los beneficios para el ciudadano de a pie, tanto para emprendedores como empresarios, todo lo que sea la mejora de los trámites, reducción de la burocracia y evitar desplazamientos innecesarios siempre será bienvenido.

Como vemos los empresarios podrán resolver una gran variedad de gestiones societarias y mercantiles, y los emprendedores podrán directamente constituir sus empresas 100% online, siempre que el desembolso sea dinerario.

Como ciudadanos, cualquiera de nosotros también puede informarse de los documentos notariales que ha realizado durante los últimos 17 años, y de qué notario los custodia, de esta formas podrás solicitar una copia simple electrónica de los mismos y guardarlos en el portal, en un espacio privado y seguro.

La declaración trimestral del IVA es una de las muchas obligaciones que tienen empresas y autónomos. Las empresas estaban ya desde hace tiempo ha cumplir con este trámite telemáticamente. Pero a los autónomos todavía se les permitía hacerlo a la vieja usanza, con un formulario y pasando por ventanilla para entregarlo. Pero las cosas han cambiado y los autónomos pueden decir adiós a la presentación del IVA en papel y tendrán que hacer a través de Internet para el año 2023.

Afecta al modelo 303 y también al modelo 390, según la orden publicada en el BOE. Las presentaciones se tienen que realizar trimestralmente en abril, julio, octubre y enero. Las que se realicen en enero de 2023, la última trimestral y el modelo 390 corresponden al ejercicio 2022 y se podrían presentar todavía en papel.

Y eso inevitablemente abre dos vías. La primera es delegar la presentación en nuestro asesor fiscal. Esta es la opción mayoritaria para muchas pequeñas empresas y autónomos, que les sale mucho más rentable pagar a un profesional especializado para que lo haga por ellos.

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Cómo se rellena el modelo 303 del IVA con todo detalle e imágenes

El camino inevitable de la tramitación vía internet

La segunda opción será la que elijan aquellos que presentaban todavía en papel el modelo 303. En este caso deberán utilizar el certificado digital de la FNMT de persona física. También pueden utilizar el certificado de firma que viene incluido en el DNIe o darse de alta en el sistema Cl@ve, ya sea para tener Cl@ve permanente o Cl@ve PIN. Podemos llegar a lograrlo incluso sin movernos de casa.

El trámite en sí no es demasiado complicado. Si el autónomo ya lo ha realizado en papel, básicamente no se diferencia mucho. El principal escollo es la identificación digital, pero una vez salvada lo único que hay que tener claro es completar todos los datos identificativos para pasar posteriormente a los económicos.

Habrá que informar sobre el IVA devengado y el IVA deducible, desglosando por el tipo de IVA que aplica a cada categoría (general, reducido y superreducido).

Una vez completado nos aparece el resumen de la liquidación que podemos presentar y formalizar el ingreso o devolución. Para ello el modelo cuenta con la posibilidad de pago por transferencia desde una cuenta de una Entidad Bancaria no colaboradora.

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Del 303 al 349: Los cinco modelos que debes tener en cuenta cuando tengas que liquidar el IVA

Por último, habrá que estar atentos a las nuevas casillas que se introducen  para dar respaldo en la declaración de los nuevos tipos impositivos del 0% y del 5% introducidos en la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Una de las quejas más habituales entre los emprendedores que quieren montar un negocio radica en la dificultad para su constitución, especialmente por culpa de todas las trabas administrativas que existen en España. La burocracia llega a ser, en muchos casos, desesperante, y la cantidad de papeles y trámites a complementar puede retrasar mucho la puesta en marcha de una empresa que, incluso, puede abocarla al cierre prematuro.

Para salvar todos estos problemas, nació hace unos años el Documento Único Electrónico (DUE), regulado en virtud del Real Decreto 14/2013 de 27 de septiembre. con el fin de convertirse en un documento a través del cual se realizasen todos los trámites administrativos para la constitución de una empresa de forma centralizada y electrónica, con el objetivo de acelerar el proceso de puesta en marcha de empresas.

El DUE es, por tanto, un documento de naturaleza electrónica que se utiliza para la realización de los trámites de constitución y puesta en marcha de sociedades de responsabilidad limitada mediante un sistema telemático.

A través del DUE, se centraliza toda la información necesaria para el envío de datos a los diferentes organismos y Administraciones para cumplir con todas las obligaciones legales relacionadas con la creación de empresas mediante Internet. Tiene la misma validez que su presentación física, y sustituye los siguientes documentos:

• Declaración censal de la Agencia Tributaria (Modelos 036 y 037).
• Impuesto sobre Actividades Económicas (Modelos 845 y 846).
• Declaración censal de comienzo, modificación o cese de actividad de la Comunidad Autónoma Canaria (Modelo 400).
• Solicitud de afiliación a la Seguridad Social, asignación de número de Seguridad Social y variación de datos (Modelo TA.1)
• Inscripción del empresario en la Seguridad Social y apertura de cuenta de cotización principal (Modelo TA. 7).
• Solicitud de registro de Marca (Modelo 4101i).
• Declaración individual del trabajador autónomo en el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar (Modelo TA. 49).
• Inscripción de embarcaciones y artefactos flotantes en el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar (Modelo TA. 47).
• Solicitud de registro de Nombre Comercial.
• Declaración del titular de la explotación marítimo-pesquera y familiar trabajador a su servicio en el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar (Modelo TA. 50).
• Solicitud de formalización de la cobertura de Riesgos Profesionales con Entidad Gestora de la Seguridad Social (Modelo TA. 16).
• Solicitud de alta, baja o variación de datos en el Régimen Especial de Autónomos (Modelo TA. 0521/1) y solicitud de alta, baja o variación de datos en el RETA de familiar colaborador del titular de la explotación (Modelo TA. 0521/2).
• Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (Modelo 600).
• Solicitud de alta en el Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos para trabajadores societarios (Modelo TA. 0521/B).
• Solicitud de alta del trabajador por cuenta ajena o asimilado (Modelo TA. 2/S).
• Solicitud de inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos.
• Alta en el Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar (Modelo TA. 0825/1) y alta del familiar colaborador del titular de la explotación en este régimen (Modelo TA. 0825/2).

En definitiva, el DUE es un instrumento que reúne en un solo documento la mayoría de trámites necesarios para constituir una sociedad, incluyendo casuísticas específicas que cotizan en regímenes especiales como el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar. Con este servicio, se ha avanzado de forma notable en la simplificación de trámites y en la agilidad en le tratamiento de la información.

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Redtrabaja es la última iniciativa del INEM para dar un servicio web completo tanto a trabajadores, demandantes de empleo y empresas dentro del mercado laboral. Esta web, tiene muchas deficiencias y ha sido duramente criticada por muchos blogs. No dudo que es una web pesada de manejar por la reiteración en clicks, pero también me pongo en el papel de los 4 millones de parados y las 3 millones de empresas. No todo el mundo maneja la red por igual, con lo cual, debe ser más intuitiva que otras, pero ni que decir sobre el cambio de nombre del INEM y la confluencia liosa de webs.

Dicho esto, la web ofrece dos áreas específicas diferenciadas, tanto para empresas como emprendedores. La principal pega que tiene toda la web es la seguridad en el acceso a datos, por lo que hay que darse de alta como usuario de manera física en una oficina del INEM o contar con firma electrónica reconocida para poder acceder a la mayoría de los servicios. ¿Qué puede encontrar una empresa en la web del INEM? Pues veamos que algunas cosas son interesantes:

Buscar profesionales. Area específica para la búsqueda de personal que se encuentre inscrito en la base de datos de la web. Obligatorio el acceso como empresa para poder consultar los distintos CV inscritos en la base de datos. Se echa en falta una interconexión con las bases de datos de demandantes de empleo inscritos en las oficinas del INEM para tener una cobertura completa de oficios en la web.

Agenda. Herramienta para gestionar nuestras ofertas de trabajo, los candidatos inscritos, el control de entrevistas. Dispone de un sistema de avisos por mail para evitar errores o despiestes.

Ofertas. Herramienta que nos permite activar ofertas de trabajo, realizar la descripción del puesto y todas aquellas tareas que se pueden realizar a partir de una web de empleo pura y dura.

Qué contrato me conviene. Apartado informativo que nos muestra todas las posibilidades de contratación a un trabajador en función de las circunstancias en las que se encuentre nuestra empresa.

Trámites. Apartado para gestionar los siguientes trámites administrativos de manera telemática: * Acceso a Contrat@: Comunicación de la contratación laboral telemática, sin necesidad de enviar los contratos físicos de trabajo al INEM * Acceso aCertific@2: Comunicación de períodos de actividad para jornadas reals o contratos fijos discontinuos. * Registro contratos Autónomos dependientes; TRADE * Comunicación de certificados de empresa de cese En definitiva, se realiza una integración de trámites administrativos en una plataforma, que aunque nos redirija a las plataformas de destino, como son los servicios de empleo autónomicos, ahorra la búsqueda de muchas situaciones que podemos necesitar.

El punto que no termino de ver claro es la gestión del portal de empleo, dado que el propio INEM no ha introducido las ofertas disponibles que se tramitan a partir de los Servicios de Empleo y tampoco ha interconectado con las bases de demandantes de empleo. Se realiza una competencia importante con el sector privado desde luego, pero tampoco se han materializado todos los recursos disponibles al alcance de los servicios de empleo. Pero este asunto, es materia de otro post.

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